С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот факт кардинально меняет подход к оформлению кадровых документов. Давайте разберемся подробно: можно ли заводить новую электронную книжку, как это сделать и какие нюансы необходимо учесть.
Краткий ответ: Да, можно и нужно
Начиная с 2026 года, при приеме на работу гражданина, у которого ранее не было трудового стажа, работодатель обязан оформить именно электронную трудовую книжку. Бумажный вариант для таких случаев больше не предусмотрен. Однако для работников, уже имеющих бумажную книжку, действуют особые правила.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Это официальный документ в цифровом формате, который ведется в информационной системе Социального фонда России (СФР). Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, повышение, отпуска) вносятся работодателем в электронный вид и сразу передаются в СФР. Это исключает риск потери, подделки или порчи документа.
Основные правила оформления с 2026 года
Для новичков на рынке труда (первое трудоустройство)
- Обязательно оформление ЭТК. Если у человека никогда не было трудовой книжки (бумажной или электронной), при первом приеме на работу работодатель создает для него запись в электронном формате.
- Заявление от работника не требуется. Оформление происходит автоматически на основании приказа о приеме на работу.
Для тех, у кого уже есть бумажная трудовая книжка
- Параллельное ведение возможно. Работник имеет право на сохранение своей бумажной книжки. В этом случае работодатель обязан вносить сведения и в бумажный, и в электронный документ одновременно.
- Отказ от бумажного носителя. Если работник подает письменное заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, то все записи вносятся только в электронную версию. Бумажная книжка при этом возвращается работнику (если она была) или не выдается вообще.
- Перевод записей из бумажной в электронную. При увольнении или по заявлению работника записи из существующей бумажной книжки могут быть перенесены в электронную. Это делает работодатель на основании предоставленных документов.
Как работодатель заполняет электронную трудовую книжку?
Процесс, особенно для бухгалтерии, цифровой и требует работы с официальными справочниками. Вот ключевые шаги:
- Настройка в 1С:ЗУП. Для корректного заполнения ЭТК в программе 1С необходимо настроить трудовые функции и коды ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). Система любит структурированные данные из справочников и классификаторов, поэтому эта настройка критически важна.
- Внесение записей. При издание приказов о приеме, увольнении, переводе, отпуске работодатель (чаще всего кадровик или бухгалтер) вносит соответствующие записи в ЭТК через личный кабинет на портале СФР или через интегрированные программы (как 1С).
- Сроки внесения. Сведения о приеме на работу и увольнении должны быть переданы в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего локального акта (приказа).
Как оформить увольнение в электронную трудовую книжку?
Процедура аналогична бумажной, но без физического штемпеля и подписи в журнале:
- Издается приказ об увольнении (на основании заявления работника или по инициативе работодателя).
- В личном кабинете работодателя на портале СФР (или в 1С) создается запись об увольнении с указанием:
- Даты увольнения.
- Основания (статья Трудового кодекса).
- Должности, подразделения.
- Запись автоматически привязывается к электронной книжке конкретного работника.
- Работнику не выдается никакого документа на руки. Он может в любой момент проверить корректность записи через личный кабинет на портале Госуслуг или в мобильном приложении «Работа в России».
Частые вопросы и ответы
В: Как подтвердить, что у меня есть электронная трудовая книжка?
Ответ: Через личный кабинет на портале Госуслуг. После регистрации и авторизации в разделе «Трудовая деятельность» будет доступна вся информация о ваших записях. Это и есть ваша официальная ЭТК.
В: С какого года оформляется электронная книжка при первом трудоустройстве?
Ответ: С 1 января 2021 года началось обязательное ведение ЭТК для всех вновь принимаемых на работу. Но с 2026 года это правило становится абсолютным для всех «новичков».
В: Что делать, если работодатель не передает сведения в СФР?
Ответ: Это нарушение. Работник может:
- Направить работодателю письменное требование.
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Социальный фонд России (СФР).
- В столице, например, действует горячая линия по вопросам ЭТК, где проконсультируют по таким ситуациям.
Непередача сведений ставит под угрозу ваш будущий пенсионный расчет.
В: Сохранится ли стаж, записанный в старой бумажной книжке?
Ответ: Да, абсолютно. Все записи из бумажных книжек, выданных до 2026 года, имеют такую же юридическую силу. При необходимости они переносятся в электронный формат. Ваш общий трудовой стаж формируется на основании всех имеющихся записей, независимо от носителя.
- Заводить новую электронную трудовую книжку не только можно, но и нужно (и с 2026 года — обязательно) при первом трудоустройстве.
- Для владельцев старых бумажных книжек сохраняется право на параллельное ведение до момента добровольного отказа от бумаги.
- Контролируйте свои данные. Регулярно проверяйте записи в личном кабинете на Госуслугах.
- Работодатель обязан передавать информацию в СФР в установленные законом сроки. Если этого не происходит, действуйте через надзорные органы.
- Цифровой формат — это защита от потери и подделки ваших трудовых данных на всю жизнь.
Важно: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов всегда обращайтесь к официальным источникам (СФР, Госуслуги) или квалифицированному юристу по трудовому праву.