С 2022 года в России многие работодатели переходят на электронную форму трудовой книжки. При увольнении сотрудник сталкивается с рядом вопросов: как правильно оформить документ, какие сроки у работодателя, какие права сохраняются. В этой статье разберём все детали.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционного документа, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она хранится в информационных системах Министерства труда и социальной защиты, а также в личном кабинете работника.

Основные характеристики

• Безопасность хранения – доступ только уполномоченным лицам.
• Удобный доступ – можно просматривать в любое время через личный кабинет.
• Подтверждение подлинности – электронная подпись и уникальный идентификатор.

Как происходит увольнение в электронной форме?

Процесс увольнения по электронной трудовой книжке почти не отличается от обычного, но имеет свои нюансы.

1. Подготовка увольнительного приказа. Работодатель оформляет приказ об увольнении и передаёт его в электронный вид.
2. Обновление данных в системе. В системе вносятся сведения об окончании трудовых отношений, в т.ч; дата увольнения.
3. Отправка уведомления работнику. Уведомление отправляется на корпоративный email или в личный кабинет.
4. Подтверждение получения. Сотрудник подтверждает получение документа, что фиксируется в системе.

Важно! Если работник не получает уведомление, он может запросить его в письменной форме или обратиться в отдел кадров.

Какие документы нужно собрать?

При увольнении через электронную трудовую книжку работник получает следующие документы:

• Трудовая книжка (электронный вариант) – подтверждает весь трудовой стаж.
• Справка о доходах (форма 2‑НДФЛ) – необходима для расчёта компенсаций и налоговых вычетов.
• Платежные ведомости – подтверждают выплату заработной платы и иных выплат.
• Справка о среднем заработке – используется при расчёте отпускных и пособий.
• Свидетельство о переходе в другую организацию (по желанию) – если работник устраивается в новую компанию;

Как оформить трудовую книжку при увольнении?

В электронном виде оформление выглядит так:

1. В личном кабинете сотрудника открывается раздел «Моя трудовая деятельность».
2. Выбирается пункт «Завершить трудовые отношения».
3. Система автоматически генерирует запись о завершении, которая отображается в истории трудовой деятельности.
4. После подтверждения запись становится неизменяемой и доступна для проверки другими организациям.

Если требуется выписка из трудовой книжки, её можно запросить в любой момент через тот же кабинет.

Частые вопросы и ответы

Что делать, если работодатель не оформил электронную запись об увольнении?

В этом случае:

• Попросите у работодателя письменное подтверждение увольнения.
• Обратитесь в отдел кадров с официальным запросом.
• Если ответ не пришёл, подайте жалобу в Государственную инспекцию труда.

Как узнать свой стаж по электронной книжке?

Стаж отображается в личном кабинете в виде суммарного количества отработанных месяцев/лет. При необходимости можно запросить официальную выписку.

Можно ли получить копию электронной трудовой книжки в бумажном виде?

Да. По запросу работодатель обязан предоставить печатный вариант документа, подписав его печатью организации.

Как правильно оформить увольнение по собственному желанию?

При добровольном увольнении процесс аналогичен, но в приказе указывается «по собственному желанию». После этого в системе фиксируеться окончание отношений, а сотрудник получает все необходимые документы.

Что важно помнить при увольнении

• Сроки выплаты. Все заработные платежи, компенсации и отпускные должны быть выплачены в установленный законом срок (не позднее 30 дней с даты увольнения).
• Справка о доходах. Сохраняйте копию 2‑НДФЛ – она понадобится для подачи в налоговую и для получения вычетов.
• Права на пособия. При увольнении могут возникнуть права на пособие по безработице, если вы удовлетворяете требованиям закона.
• Сохранность документов. Храните электронные копии всех выплат и справок минимум 5 лет.

Электронная трудовая книжка упрощает процесс оформления увольнения, делает его более прозрачным и защищённым. Однако важно помнить о своих правах и сроках, а также внимательно проверять все полученные документы. При возникновении вопросов не стоит откладывать их решение – лучше сразу обсудить с отделом кадров или обратиться в профсоюз.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по теме «Электронная трудовая книжка при увольнении», оставляйте их в комментариях – мы постараемся дать максимально полезный ответ.