В России с 2020 года ведётся поэтапный переход от бумажных трудовых книжек к электронному формату․ Вопрос о том, когда бумажные трудовые книжки будут полностью отменены, волнует как работодателей, так и работников․ Ниже приведён подробный обзор текущего состояния реформы, ключевых дат, процедур и нюансов, которые важно знать каждому․

История перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК)

• 1 января 2020 года – старт официального перехода․ С этого дня все новые трудовые книжки ведутся в электронном виде․
• 31 декабря 2020 года – последний день, когда можно подать заявление о продолжении бумажной трудовой книжки․
• С 2021 года все новые трудовые книжки ведутся только в электронном формате, без исключений․
• С 2025 года бумажная трудовая книжка остаётся только у тех, кто уже завёл её до 2021 года и не подал заявление о переходе․
• С 2026 года переход считается завершённым: новые сотрудники получают только электронные трудовые книжки, а бумажные документы сохраняются только по желанию и в рамках существующих записей․

Кто может продолжать использовать бумажную трудовую книжку?

Согласно действующим нормативам, бумажная трудовая книжка может быть сохранена только в следующих случаях:

1. Работник завёл бумажную трудовую книжку до 31 декабря 2020 года и не подал заявление о переходе на электронный формат․
2. Работник подал заявление о переходе, но в рамках перехода сохранил бумажный документ как «резерв» (это возможно, но не является обязательным)․
3. В некоторых случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, работодатели могут запросить бумажную копию для внутреннего учёта (например, при переименовании организации)․

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Переход осуществляется в несколько этапов․ Ниже приведён пошаговый гид:

1. Подача заявления
   Работник подаёт письменное заявление в кадровую службу работодателя․ В заявлении указывается:
   • ФИО, дата рождения, ИНН․
   • Выбор: «Продолжить ведение бумажной трудовой книжки» или «Перейти на электронную трудовую книжку»․
   • Дата перехода (обычно 1 января следующего года)․
2. Уведомление работодателя
   Работодатель в течение трёх рабочих дней после получения заявления вносит запись о переходе в электронный реестр․
3. Подача данных в СФР
   Кадровая служба отправляет сведения о переходе в Социальный фонд России (СФР)․ Это необходимо для корректного учёта трудовой деятельности в системе пенсионного обеспечения․
4. Получение электронного сертификата
   После подтверждения перехода работник получает электронный сертификат, подтверждающий наличие ЭТК․

Ключевые даты и сроки

Что делать, если вы хотите отменить бумажную трудовую книжку?

Если вы хотите полностью перейти на электронный формат и отказаться от бумажной трудовой книжки, выполните следующие шаги:

1. Подайте заявление о переходе на ЭТК в кадровую службу․
2. Убедитесь, что в заявлении указан ваш выбор «Перейти на электронную трудовую книжку»․
3. После утверждения работодателем получите подтверждение перехода от СФР․
4. Сохраните электронный сертификат и убедитесь, что все записи о трудовой деятельности перенесены в электронный реестр․
5. Если у вас остались бумажные копии, храните их в архиве, но они больше не будут использоваться для официальных целей․

Как работодателю вести учёт трудовой деятельности после перехода?

Работодатели обязаны:

• Вносить все записи о трудовой деятельности в электронный реестр в течение трёх рабочих дней после события (приём на работу, увольнение, изменение условий труда)․
• Обеспечивать корректность и своевременность передачи данных в СФР․
• Обучать персонал работе с системой электронных трудовых книжек․
• Соблюдать требования конфиденциальности и защиты персональных данных․

Что происходит с бумажными трудовыми книжками после 2026 года?

После 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки перестают быть обязательными․ Они могут использоваться только как вспомогательный документ, если работник сам пожелает их сохранить․ Однако:

• Для официальных целей (проверка стажа, получение пенсии, оформление трудовых договоров) будет использоваться только электронный формат․
• Бумажные копии могут быть востребованы в случае технических сбоев в системе, но это будет исключением, а не правилом․
• Организации могут хранить бумажные копии в архиве, но они не будут иметь юридической силы;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить бумажную копию ЭТК?
   Да, работник может запросить печатную копию своего электронного сертификата, но она не будет иметь юридической силы как трудовая книжка․
2. Что если я не подал заявление о переходе?
   Если вы не подали заявление до 31 декабря 2020 года, ваша бумажная трудовая книжка будет автоматически считаться завершённой․ В дальнейшем вы будете использовать только ЭТК․
3. Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода?
   Нет, после 1 января 2026 года бумажная трудовая книжка не будет приниматься в качестве официального документа․
4. Как проверить, что моя ЭТК активна?
   Войдите в личный кабинет сотрудника на портале СФР и проверьте статус «Электронная трудовая книжка»․

Переход на электронную трудовую книжку в России завершится 1 января 2026 года․ После этой даты бумажные трудовые книжки перестанут иметь юридическую силу и будут использоваться только как вспомогательный документ․ Работники, которые уже имели бумажную трудовую книжку до 2021 года, могут сохранить её, но при этом им будет предложено перейти на электронный формат․ Работодатели обязаны вести учёт в электронном реестре и своевременно передавать данные в СФР․

Если вы хотите полностью отказаться от бумажной трудовой книжки, подайте заявление о переходе на ЭТК в ближайшее время и следуйте инструкциям, приведённым выше․ Это обеспечит вам доступ к современному, удобному и безопасному формату учёта трудовой деятельности․