Трудовая книжка – это основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина. С 2021 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ однако бумажный вариант всё ещё может использоваться в некоторых случаях. В этой статье мы подробно расскажем‚ как оформить трудовую книжку впервые‚ какие шаги необходимо выполнить работодателю и сотруднику‚ а также как работать с ЭТК в популярных программах (1С‚ Госуслуги и др.).

Содержание

1. Что такое электронная трудовая книжка
2. Кто должен вести ЭТК
3. Как оформить трудовую книжку на первой работе
4. Как начать вести ЭТК в 1С:Зарплата и управление персоналом
5. Как получить и посмотреть ЭТК через Госуслуги
6. Бумажная vs электронная трудовая книжка: плюсы и минусы
7. Частые ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки‚ хранящийся в единой государственной информационной системе СФР (Социальный фонд России). В ЭТК содержатся все сведения о приёме‚ переводах‚ увольнениях‚ периодах работы‚ а также о наградах и взысканиях.

Какие данные хранятся в ЭТК

• ФИО сотрудника‚ дата рождения‚ СНИЛС;
• Дата и основание приёма на работу;
• Должность‚ структурное подразделение‚ условия труда;
• Информация о переводах‚ совместительстве‚ вахтовом методе;
• Дата и основание увольнения;
• Сведения о наградах‚ взысканиях‚ повышении квалификации;
• Периоды нетрудоспособности (больничные‚ отпуска по уходу за ребёнком и др.).

Преимущества ЭТК

• Снижение риска потери или повреждения документа;
• Быстрый доступ к сведениям через личный кабинет на Госуслугах или в личном кабинете работодателя;
• Автоматическая формирование выписок и справок;
• Сокращение бумажного документооборота и связанных с ним расходов.

Недостатки и риски

• Необходимость наличия доступа к интернету и базовых навыков работы с электронными сервисами;
• Возможные сбои в работе государственных информационных систем;
• Требование к работодателям своевременно вносить данные – иначе возможны штрафы.

Кто должен вести электронные трудовые книжки

Согласно Федеральному закону № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке»:

• Все организации‚ irrespective of their form of ownership‚ которые принимают на работу сотрудников с ‚ обязаны вести ЭТК;
• Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка‚ работодатель может продолжать вести её в бумажном виде‚ но при первом приёме на работу после – обязательно формировать электронные сведения;
• Иностранные работники‚ работающие в России по трудовому договору‚ также подлежат учёту в ЭТК.

Исключение составляют:

• Работники‚ занятые по гражданско‑правовым договорам (подряду‚ авторскому заказу и т.п.);
• Сотрудники‚ работающие по договорам о предоставлении временных услуг (например‚ сезонные работы)‚ если продолжительность менее 5 дней.

Как оформить трудовую книжку впервые

Если у вас никогда не было трудовой книжки (бумажной или электронной)‚ процесс выглядит следующим образом:

1. Получение СНИЛС. Если у вас его ещё нет‚ обратитесь в отделение ПФР/СФР или оформите через портал Госуслуг.
2. Сообщение работодателю. При приёме на работу вы предоставляете паспорт‚ СНИЛС и‚ если есть‚ диплом/образование.
3. Формирование ЭТК работодателем. Работодатель вносит в систему СФР запись о приёме на работу (дата‚ должность‚ подразделение‚ основание – трудовой договор).
4. Получение выписки. После внесения первой записи вы можете получить выписку из ЭТК в личном кабинете Госуслуг или запросить её у работодателя (форма СТД‑Р).
5. Хранение. Бумажный дубликат не выдаётся‚ если вы впервые устраиваетесь на работу после . При необходимости можно заказать бумажную выписку в МФЦ или через Госуслуги.

Если вы хотите иметь бумажный экземпляр для личного архива‚ его можно оформить через Госуслуги → «Трудовая деятельность» → «Заказать выписку из трудовой книжки» → выбрать формат «Бумажный».

Как начать вести ЭТК в 1С:Зарплата и управление персоналом

Многие бухгалтеры используют программу 1С:Зарплата и управление персоналом‚ ред. 3 для ведения кадрового учёта. Ниже – пошаговая инструкция.

Шаг 1. Подключение к СФР

1. В меню программы выберите Кадровик → Электронные трудовые книжки → Настройка обмена с СФР.
2. Укажите реквизиты вашей организации (ИНН‚ КПП‚ ОГРН) и получите сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП).
3. Проведите тестовый обмен – отправьте тестовое сообщение в СФР и убедитесь‚ что получаете подтверждение.

Шаг 2. Оформление приёма сотрудника без трудового стажа

1. Перейдите в Кадровик → Сотрудники → Приём на работу.
2. Заполните карточку сотрудника (ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС‚ паспортные данные).
3. В поле Трудовая книжка выберите Электронная.
4. Укажите дату приёма‚ должность‚ структурное подразделение‚ вид трудового договора (срочный/бессрочный).
5. Нажмите Записать и закрыть. Программа автоматически сформирует XML‑сообщение и отправит его в СФР;

Шаг 3. Внесение последующих изменений

• Перевод – Кадровик → Сотрудники → Перевод;
• Увольнение – Кадровик → Сотрудники → Увольнение;
• Совместительство – указывается в отдельной записи с пометкой «Совместительство».

После каждого действия программа формирует соответствующее извещение в СФР. Вы можете проверить статус отправки в журнале обмена (Кадровик → Электронные трудовые книжки → Журнал обмена).

Шаг 4. Получение выписки для сотрудника

1. В карточке сотрудника выберите Получить выписку из ЭТК;
2. Укажите период‚ за который нужна выписка;
3. Программа сформирует PDF‑файл‚ который можно распечатать или отправить сотруднику по электронной почте.

Как получить и посмотреть ЭТК через Госуслуги

Государственный портал Госуслуги предоставляет удобный способ взаимодействия с ЭТК как для работников‚ так и для работодателей.

Для сотрудника

1. Авторизуйтесь на gosuslugi.ru (требуется подтверждённая учётная запись).
2. Перейдите в раздел Трудовая деятельность → Электронная трудовая книжка.
3. Вы увидите список всех записей‚ внесённых вашими работодателями.
4. Можно скачать выписку в формате PDF или запросить бумажный вариант (доставка почтой или выдача в МФЦ).

Для работодателя

1. В личном кабинете организации на Госуслугах выберите Управление персоналом → Электронные трудовые книжки.
2. Там можно:
• Отправить сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении;
• Получить подтверждение о приёме сообщения СФР;
• Сформировать и распечатать выписку для сотрудника;
• Просмотреть историю обмена и исправить ошибки (при наличии оснований).

Важно: все операции требуют квалифицированной электронной подписи (КЭП) организации.

Бумажная vs электронная трудовая книжка: плюсы и минусы

Частые ошибки и как их избежать

Неправильный СНИЛС

Ошибка в номере СНИЛС приводит к отказу в приёме сообщения СФР.

Как избежать: Проверяйте СНИЛС по официальному сайту ПФР/СФР или используйте проверку контроля суммы в 1С.

Отсутствие КЭП у работодателя

Без квалифицированной электронной подписи обмен с СФР невозможен.

Как избежать: Оформите КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре и вовремя продлите её срок действия.

Несвоевременное внесение данных

Задержка более одного рабочего дня может повлечь штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как избежать: Настройте автоматическую отправку извещений сразу после кадрового действия (приказ‚ договор).

Неправильное указание вида трудового договора

При оформлении срочного договора как бессрочного (и наоборот) возникают расхождения в стаже.

Как избежать: Внесите чёткую классификацию в карточку сотрудника и проверяйте её перед отправкой.

Отказ в выдаче выписки сотруднику

Некоторые работники сталкиваются с отказами из‑за неверно оформленного запроса.

Как избежать: Используйте шаблон выписки из 1С или форму СТД‑Р‚ утверждённую Приказом Минтруда № 585н от .

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ если у сотрудника уже есть бумажная ТК‚ работодатель может продолжать вести её в бумажном виде‚ но при первом приёме после обязан формировать электронные сведения.

Нужен ли согласие сотрудника на ведение ЭТК?

Согласие не требуется – ведение ЭТК является обязательным требованием законодательства для работодателя.

Как исправить ошибку в уже отправленном сведении?

Нужно сформировать корректирующее извещение (тип сообщения «Исправление») и отправить его в СФР. В 1С это делается через документ «Корректировка сведений ЭТК».

Можно ли получить выписку из ЭТК без доступа к Госуслугам?

Да. Выписку можно запросить у работодателя (форма СТД‑Р) или в МФЦ‚ предъявив паспорт и СНИЛС.

Что делать‚ если работник уволился‚ а запись об увольнении не появилась в ЭТК?

Сначала проверьте статус отправки в журнале обмена 1С или на Госуслугах. Если сообщение не отправлено – отправьте его повторно. Если отправлено‚ но не отображается – направьте запрос в СФР с приложением подтверждающих документов (приказ об увольнении‚ трудовой договор).

Подведём итог: начало ведения трудовой книжки – это не просто формальность‚ а важный шаг в обеспечении прав сотрудника и соблюдении требований трудового законодательства. Электронный формат значительно упрощает процесс‚ снижает риски потери данных и делает информацию доступной в режиме реального времени. Следуя представленной выше инструкции‚ вы сможете без труда оформить первую трудовую книжку (бумажную или электронную)‚ настроить обмен с СФР в 1С и обеспечить корректное ведение учёта на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника.

Если у вас остались вопросы – не стесняйтесь обращаться в службу поддержки вашей бухгалтерской программы‚ в отдел кадров вашей организации или на горячую линию СФР. Удачной работы!