Дата публикации:

Содержание

1. Правовая база
2. Порядок увольнения (по инициативе работника и работодателя)
3. Заполнение трудовой книжки (бумажный и электронный варианты)
4. Образцы записей в 2026 году
5. Типичные ошибки и их последствия
6. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Оформление увольнения и запись в трудовой книжке регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – часть 1 статьи 77, статья 80, статья 81, статья 84.
• Постановление Правительства РФ от № 2039 «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 150н «Об использовании электронных трудовых книжек (ЭТК)».
• Методические рекомендации ФНС и Росстата по ведению кадровой документации.

Ключевые положения:

• Запись об увольнении обязана быть сделана в течение 3 рабочих дней после фактического прекращения трудового договора.
• Запись заверяется подписью и печатью работодателя (или подписью уполномоченного лица, если печати нет).
• Для электронных трудовых книжек запись делается через систему «Госуслуги» и подтверждается электронной подписью работодателя.
• Неправильная запись может привести к отказу в выплате страховых пособий и к административной ответственности (штраф до 30 000 руб.) для работодателя.

Порядок увольнения

2.1 Увольнение по собственному желанию (инициатива работника)

1. Работник подаёт письменное заявление об увольнении не позднее, чем за две недели (по статье 80 ТК РФ).
2. Работодатель оформляет акт приема‑передачи дел и выписку из трудовой книжки (если работник желает её оставить у себя).
3. В течение 3 дней после увольнения в трудовой книжке делается запись:

Содержание записи (бумажный вариант)

Дата увольнения: г.
Основание увольнения: Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ).
Должность: инженер‑технолог.
Ставка/оклад: 85 000 руб. в месяц.
Подпись работодателя: ____________________
Печать (при наличии): ____________________

2.2 Увольнение по инициативе работодателя

Основания могут быть различными (сокращение штата, ликвидация организации, нарушение трудовой дисциплины и др.). Процедура включает:

• Подготовку приказа об увольнении (с указанием конкретного основания и ссылки на статью ТК РФ).
• Уведомление работника за две недели (за исключением случаев немедленного увольнения).
• Оформление акта сдачи‑приёмки дел и расчётных документов.
• Запись в трудовой книжке с указанием основания (например, «Увольнение в связи с сокращением численности и (или) штата организации»).

Пример записи (электронный вариант)

Дата увольнения: г.
Основание увольнения: Увольнение в связи с сокращением численности организации (ст. 81 ТК РФ).
Должность: бухгалтер.
Подпись работодателя (ЭП): Электронная подпись
Система: ЭТК (Госуслуги)

Заполнение трудовой книжки

3.1 Бумажный вариант

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов. При увольнении вносятся записи в два места:

• Раздел «Записи о приёме на работу» – закрывается записью о дате увольнения.
• Раздел «Записи о прекращении трудового договора» – в него вносятся сведения об основании увольнения.

Требования к записи:

• Печать должна быть чёткой, без исправлений.
• Все даты пишутся арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ).
• Запись делается чернильной ручкой (чёрный или синий цвет).
• Если в книжке есть пустые строки, их заполнять нельзя – оставьте их пустыми.

3.2 Электронный вариант (ЭТК)

Электронная трудовая книжка хранится в системе «Госуслуги»; Основные шаги:

1. Работодатель входит в личный кабинет организации, выбирает раздел «Трудовые книжки».
2. Находим карточку сотрудника и нажимаем «Оформить увольнение».
3. Заполняем форму: дата, основание, должность, оклад.
4. Подтверждаем запись своей электронной подписью (ЭП). Система автоматически отправит уведомление работнику.
5. Работник получает доступ к своей ЭТК и может распечатать запись при необходимости.

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери бумажного документа.
• Автоматическое архивирование и защита от подделки.
• Упрощённый доступ к данным для органов соцзащиты.

Образцы записей в трудовой книжке (2026 год)

4.1 Увольнение по собственному желанию (бумажный вариант)

Дата увольнения: г.
Основание увольнения: Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ).
Должность: менеджер по продажам.
Оклад: 70 000 руб.
Подпись работодателя: ____________________
Печать: ____________________

4.2 Увольнение в связи с сокращением штата (бумажный вариант)

Дата увольнения: г.
Основание увольнения: Увольнение в связи с сокращением численности и (или) штата организации (ст. 81 ТК РФ).
Должность: старший инженер‑программист.
Оклад: 120 000 руб.
Подпись работодателя: ____________________
Печать: ____________________

4.3 Электронный вариант (ЭТК)

Дата увольнения: г.
Основание увольнения: Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ).
Должность: специалист по кадрам.
Оклад: 95 000 руб.
Электронная подпись работодателя: e‑signature‑12345
Система: ЭТК (Госуслуги)

Типичные ошибки и их последствия

• Отсутствие подписи или печати работодателя. Запись считается недействительной, работник может потребовать исправления в суде.
• Неправильный формат даты. При проверке ФНС запись отклоняется, что приводит к задержке выплаты страховых пособий.
• Заполнение записи до фактической даты увольнения. Это считается нарушением ТК РФ и влечёт административный штраф.
• Использование исправлений (стирание, перекраска). Запись считается подделкой, возможна уголовная ответственность.
• Неоформление записи в электронном виде при наличии ЭТК. Работник может потребовать бумажный документ, а работодатель – штраф за несоблюдение требований к ЭТК.

Чтобы избежать проблем, рекомендуется:

1. Проверять запись сразу после её внесения.
2. Сохранять копию приказа об увольнении и акта сдачи‑приёмки дел.
3. Вести журнал контроля за своевременным заполнением трудовых книжек.
4. Обучать кадровый персонал актуальным требованиям (в т.ч. по ЭТК).

Часто задаваемые вопросы

6;1 Нужно ли выдавать работнику оригинал трудовой книжки?

Да. По статье 80 ТК РФ работник имеет право получить свою трудовую книжку (или её электронный эквивалент) после завершения всех записей.

6.2 Можно ли уволить сотрудника без записи в трудовой книжке?

Нет. Отсутствие записи считается нарушением ТК РФ и влечёт административную ответственность.

6.3 Как оформить увольнение, если у работника нет бумажной трудовой книжки?

Если у сотрудника только электронная трудовая книжка, запись делается в системе «Госуслуги» через электронную подпись работодателя. При этом работнику высылается подтверждающий документ в PDF‑формате.

6.4 Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка после увольнения?

Работодатель обязан в течение 5 дней оформить дополнительный акт исправления и внести корректные данные. При этом в запись делается пометка «Исправление» и подпись обеих сторон.

6.5 Как оформить увольнение при совместном использовании бумажной и электронной книжки?

Необходимо внести запись в обе версии. В бумажной книжке – подпись и печать, в ЭТК – электронную подпись. Оба документа должны совпадать по содержанию.

Оформление увольнения и правильная запись в трудовой книжке – ключевой элемент кадрового документооборота. Соблюдение требований ТК РФ, своевременное заполнение, а также переход к электронным трудовым книжкам позволяют избежать юридических рисков и обеспечить работнику надёжную подтверждённую историю трудового стажа.

Помните: каждая запись – это юридический факт, который может влиять на выплаты по страхованию, пенсионные начисления и даже на возможность трудоустройства в будущем. Поэтому к оформлению увольнения следует подходить ответственно, используя проверенные образцы и следя за актуальностью нормативных актов.

Статья подготовлена специалистами в области трудового права и кадрового администрирования. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к профессиональному юристу или в службу поддержки Федеральной службы по труду.