С 2020‑го года в России активно внедряется система электронной трудовой книжки (ЭТК). Она позволяет хранить сведения о трудовой деятельности в цифровом виде и автоматически передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР). Чтобы ваш трудовой стаж был учтён в расчёте будущей пенсии, необходимо правильно оформить заявление о ведении ЭТК и обеспечить передачу данных работодателем.

Правовая база

• Постановление Правительства РФ № 590 от г. – установило сроки и порядок представления сведений о трудовой деятельности в ПФР.
• Приказ Минтруда России № 713н от г. – утверждён форма сведений о трудовой деятельности и порядок их заполнения.
• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – даёт работнику право получить сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой документ, который содержит всю информацию о трудовом стаже, изменениях в должностях, периодах отпуска, а также сведения о начислениях в фонды социального страхования. Основные преимущества:

1. Отсутствие риска потери бумажного документа.
2. Автоматическое обновление данных в ПФР.
3. Удобный доступ через личный кабинет на портале ПФР, Госуслуги или МФЦ.

Кто обязан передавать сведения в ПФР?

Согласно приказу Минтруда от г., обязательство по передаче сведений в ПФР возлагается на работодателя. Сроки:

• Ежемесячно, не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было проведено кадровое событие (приём, перевод, увольнение).
• Если работник подал заявление о ведении ЭТК, сведения должны быть переданы в течение того же периода.

Как оформить заявление на ведение ЭТК?

Заявление может быть подано в любой момент трудовых отношений. Ниже – пошаговая инструкция.

Содержание заявления

Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но обязательно должно содержать:

• ФИО работника полностью.
• Дата рождения.
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
• Текущее место работы (наименование организации, ИНН, ОГРН).
• Текст заявления: «Прошу предоставить сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК) и передать их в Пенсионный фонд России».
• Подпись работника и дата.

Способы подачи заявления

1. Лично в отдел кадров. Работник передаёт бумажный документ, а отдел кадров в течение 5 рабочих дней формирует электронную форму и отправляет её в ПФР.
2. Через портал Госуслуги. На странице «Электронная трудовая книжка» в личном кабинете можно загрузить скан заявления.
3. Через МФЦ. При помощи квалифицированного электронного подписи (КЭП) заявление подаётся в многофункциональный центр государственных услуг.
4. По почте (рекомендованным письмом). При необходимости, если работник находится в отдалённом регионе.

Что делает работодатель после получения заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

1. Подготовить форму сведений о трудовой деятельности (по приказу Минтруда № 713н).
2. Заполнить её в электронном виде, указав все кадровые события за текущий период.
3. Отправить данные в ПФР через Единый портал государственных услуг (ЕПГУ) или специализированную программу «Электронный документооборот».
4. Получить подтверждение о приёме сведений и передать работнику справку о том, что его данные внесены в ЭТК.

Как проверить, что сведения внесены?

После того как работодатель отправит данные, вы можете убедиться в их наличии несколькими способами:

• Личный кабинет на сайте ПФР. После входа с помощью КЭП в разделе «Электронная трудовая книжка» отображаются все записи.
• Госуслуги. В разделе «Электронные услуги» → «ЭТК» можно просмотреть и распечатать выписку.
• МФЦ. При личном визите в МФЦ сотрудник проверит ваш ЭТК в системе ПФР.

Что делать, если сведения не переданы?

Если работодатель не передал данные в ПФР, период работы не будет учтён в трудовом стаже, что может снизить размер будущей пенсии.

1. Сначала обратитесь к работодателю с письменным запросом о передаче сведений.
2. Если ответ отрицательный – направьте жалобу в Трудовую инспекцию по месту нахождения организации;
3. В крайнем случае – подайте заявление в Пенсионный фонд России с требованием о проверке факта трудовой деятельности и предоставьте копии трудового договора, справок 2‑НДФЛ и др.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне подписывать заявление в двух экземплярах?

Обычно достаточно одного экземпляра, который остаётся у работодателя. При подаче через электронные каналы подпись заменяется КЭП.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. По закону работнику должно быть сообщено о формировании ЭТК, но он может сохранить бумажный вариант. При этом сведения в ЭТК и в бумажной книжке должны совпадать.

Как долго хранится электронная трудовая книжка?

ЭТК хранится в системе ПФР бессрочно. При смене работодателя новые данные автоматически добавляются к уже существующим записям.

Какие документы нужны для получения выписки из ЭТК?

Для получения выписки достаточно:

• СНИЛС;
• Квалифицированной электронной подписи (КЭП) или пароля от личного кабинета ПФР;
• При необходимости – доверенности, если выписку запрашивает представитель.

Пошаговый чек‑лист для работника

1. Подготовьте заявление (см. пункт 4.1).
2. Выберите удобный способ подачи (лично, через Госуслуги, МФЦ, почтой).
3. Убедитесь, что работодатель получил заявление и оформил форму сведений.
4. Проверьте поступление данных в личном кабинете ПФР (не позднее 10 дней после отправки работодателем).
5. Сохраните подтверждающие документы (копию заявления, справку от работодателя).
6. При необходимости – запросите выписку из ЭТК для подтверждения стажа.

Электронная трудовая книжка – важный элемент современной системы социального обеспечения в России. Правильное оформление заявления на ведение ЭТК и своевременная передача сведений работодателем в Пенсионный фонд гарантируют, что ваш трудовой стаж будет учтён при расчёте пенсии. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, и не откладывайте процесс на потом – от этого зависит ваш будущий доход.

Дата актуализации информации: . Источники: Министерство труда и социальной защиты РФ, ПФР, КонсультантПлюс, официальные порталы Госуслуг и МФЦ.