С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что с этой даты все новые работники должны подавать заявление о переходе на электронное ведение трудовой деятельности, если работодатель не сохраняет возможность использования бумажной формы.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной записи о трудовой деятельности сотрудника. Она содержит сведения о местах работы, сроках, должностях, а также о переходе на электронный формат.
Ключевые особенности
- Ведение сведений о трудовой деятельности происходит только в электронном виде с г.
- Переход на ЭТК осуществляется по заявлению работника.
- Работодатель после получения заявления освобождается от обязанности хранить и вести бумажную трудовую книжку.
Как правильно оформить заявление?
Формального образца заявления, утвержденного государством, не существует. Однако в практике используются стандартные формулировки, рекомендованные Министерством труда и законодательством.
Типичные пункты заявления
- ФИО работника.
- Номер и серия (если имеется) бумажной трудовой книжки.
- Дата подачи заявления.
- Выбор способа ведения: бумажный или электронный.
- Подпись работника и дата.
Пример формулировки:
«Я, Иванов Иван Иванович, паспортный стол № 1234567890, hereby express my согласие на переход на ведение трудовой деятельности в электронном виде с г.»
Где подать заявление?
- В отдел кадров организации.
- Через корпоративный портал (например, 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3).
- В системе Контур.Экстерн, Saby HR и др.
Пошаговая инструкция по заполнению заявления в 1С
Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет сформировать заявление автоматически.
- Откройте раздел Зарплата и кадры → Трудовая деятельность → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Выберите сотрудника и нажмите кнопку Не выбрано → Ведение электронной ТК.
- Введите дату заявления и подтвердите действие кнопкой Проверить → К отправке.
- Сотрудник будет переведен на электронную форму трудовой книжки.
Как организации работают с электронными трудовыми книжками?
Для удобства работы с ЭТК используют специализированные сервисы:
- Контур.Экстерн – открывает ЭТК через вкладку Зарплата и кадры, выбирая нужное ФИО и переходя в раздел Трудовая книжка.
- Saby HR – в разделе Заявление выбираете Ведение электронной ТК, указываете дату и подтверждаете.
- КонсультантПлюс – предоставляет образцы заявлений и рекомендации по заполнению.
Частые вопросы и ответы
Что делать, если работник подал заявление в день приема?
До каждый работник подавал заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе или в электронной форме. С такой вариант больше не допускается – необходимо сразу выбирать электронный формат.
Можно одновременно использовать бумажную и электронную формы?
Да, но только в случае, если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы. После подачи заявления о переходе на ЭТК бумажный вариант считается прекращенным.
Как оформить заявление, если работник хочет отменить переход на ЭТК?
Работодатель сохраняет право в последующем получить от сотрудника письменное заявление об отказе от электронного ведения. После получения такого заявления можно вернуться к бумажному формату.
Образцы заявлений
Ниже приведены ссылки на официальные образцы, которые можно использовать как шаблон:
- Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (2025) – Nopaper.
- Бланк заявления в 1С:ЗКГУ 3 – 1С:Зарплата и управление персоналом.
- Форма в системе КонсультантПлюс – КонсультантПлюс.
Переход на электронную форму ведения трудовой деятельности – обязательный шаг для всех новых работников с года. Правильное оформление заявления и своевременная передача данных в кадровый отдел позволяют избежать ошибок и обеспечить соответствие требованиям законодательства.
Для удобства процесс оформления заявления можно автоматизировать с помощью программных решений (1С, Saby HR, Контур.Экстерн), что сокращает административные затраты и минимизирует риск ошибок.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению заявления или работе с электронной трудовой книжкой, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в службу поддержки выбранного программного продукта.