В России переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал одним из ключевых шагов в цифровизации кадровой системы. С 1 января 2026 года завершился переходный период, после которого все трудовые книжки должны храниться в электронном виде. Ниже разъясняем, как правильно оформить заявление о применении ЭТК, какие документы нужны, как отозвать заявление и какие права и обязанности возникают у работника и работодателя.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в системе Социального фонда России (СФР). В ней фиксируются:
- личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- даты начала и окончания трудовых отношений;
- периоды работы в разных организациях;
- присутствие в системе пенсионного обеспечения;
- другие сведения, подтверждающие трудовой стаж.
ЭТК появилась в России 5 лет назад (с 2020 года) и быстро привлекла внимание как крупных работодателей, так и отдельных предприятий.
Когда нужно подавать заявление?
С 2021 года специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки при приеме на работу. Однако в некоторых ситуациях допускается параллельное хранение бумажной и электронной версии, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.
Если сотрудник уже получил бумажную трудовую книжку и хочет перейти на электронную, он должен подать заявление о применении ЭТК в течение 30 дней с момента получения бумажного документа.
Как оформить заявление?
Шаги оформления
- Соберите необходимые данные: ФИО, СНИЛС, дату рождения, номер телефона и адрес электронной почты.
- Составьте заявление в свободной форме, указав:
- наименование организации;
- должность сотрудника;
- дата начала работы;
- заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Подпишите заявление (если подаете в бумажном виде) и приложите копию паспорта.
- Отправьте заявление в отдел кадров вашей организации.
- Отдел кадров передаст заявление в СФР через электронную систему «Электронный документооборот».
Формат заявления
Пример шаблона:
Заявление о применении электронной трудовой книжки
Я, ФИО, работаю в компании ООО «Название» на должности Должность с дата начала работы. Прошу применить к моему трудовому стажу электронную трудовую книжку, хранящуюся в системе Социального фонда России.
Подпись: ___________
Как отозвать заявление?
Если сотрудник решил отозвать заявление о применении ЭТК, это отражается в системе документом «Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Операция производится через тот же отдел кадров, который подал исходное заявление.
Важно помнить, что отозвав заявление, работник может вновь получить бумажную трудовую книжку, если ранее не подавал заявление об отказе от бумажной версии.
Права и обязанности сторон
Права работника
- получить доступ к своей ЭТК в любое время через портал СФР;
- проверить, передает ли работодатель сведения в СФР;
- отозвать заявление о применении ЭТК в течение 30 дней с момента подачи;
- получить бумажную копию трудовой книжки, если это необходимо для официальных целей.
Обязанности работодателя
- заполнять ЭТК в соответствии с законодательством;
- передавать сведения в СФР своевременно и без ошибок;
- обеспечивать работника информацией о состоянии его трудового стажа;
- сохранять бумажную копию трудовой книжки в течение 5 лет после увольнения.
Как проверить наличие ЭТК?
Сотрудник может зайти на портал СФР и в разделе «Моя трудовая книжка» увидеть статус своей ЭТК. Если документ отсутствует, это означает, что заявление о применении не было подано или не было принято.
Переходный период и его завершение
С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что:
- трудовой стаж теперь автоматически учитывается в системе;
- необязательно хранить бумажную трудовую книжку, если работник не отказался от неё;
- все расчёты по пенсионному обеспечению проводятся на основе данных из ЭТК.
Преимущества и недостатки ЭТК
Преимущества
- отсутствие риска потери документа;
- быстрый доступ к информации;
- сокращение бумажной работы;
- повышенная прозрачность трудовых отношений.
Недостатки
- необходимость доступа к интернету;
- зависимость от работы системы СФР;
- потенциальные проблемы с персональными данными.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я уже оформил ЭТК? – Да, если вы не отказались от бумажной версии, она будет храниться параллельно.
- Что делать, если данные в ЭТК неверны? – Обратитесь в отдел кадров и в СФР для корректировки.
- Сколько времени занимает оформление заявления? – Обычно до 5 рабочих дней.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к более эффективной и прозрачной кадровой системе. Оформление заявления о применении ЭТК простое, но важно соблюдать сроки и правильно подготовить документы. Благодаря цифровизации трудовой книжки работники и работодатели получают доступ к актуальной информации, а государственные органы – более точные данные для расчётов пенсионного обеспечения.
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки СФР.