С 2021 года в России начался переход на электронный формат ведения трудовых книжек․ Этот процесс направлен на повышение прозрачности, снижение рисков потери документов и упрощение администрирования кадровых данных․ Каждый работник имеет право выбрать, каким образом ему вести трудовую книжку — в бумажном или электронном виде․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, какие шаги необходимо предпринять, и как происходит запись в электронной трудовой книжке․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие значимые события․ Информация в ЭТК хранится в единой информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуг или в личном кабинете на сайте ПФР․

Электронная трудовая книжка имеет юридическую силу, равную бумажной, и полностью соответствует требованиям Трудового кодекса РФ․

Право выбора: бумажная или электронная трудовая книжка?

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , каждый работник имеет право:

• оставить бумажную трудовую книжку (по старому образцу);
• перейти на электронный формат — подав заявление работодателю;
• вести одновременно и бумажную, и электронную трудовую книжку (если работодатель это позволяет)․

Важно: Работодатель не вправе навязывать электронный формат․ Решение принимает исключительно работник․

Как оформить заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде?

Для перехода на электронный формат необходимо подать работодателю письменное заявление․ Ниже — образец и пошаговая инструкция․

Образец заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, [ФИО полностью], паспорт: серия ________, № ________, выдан ________, 
зарегистрирован(а) по адресу: ________________________________,
прошу перевести ведение моей трудовой книжки с бумажного формата на электронный․

Подпись: ___________
ФИО: ______________

Заявление можно подать:

• в бумажном виде — лично или через представителя;
• в электронном виде — через корпоративную почту или систему электронного документооборота (если такая предусмотрена в организации)․

Когда заявление считается принятым?

Работодатель обязан:

1. Принять заявление и зарегистрировать его в журнале входящей документации;
2. В течение 3 рабочих дней направить в ПФР сведения о выборе работника (в электронном виде через защищённый канал связи);
3. Внести в личное дело работника копию заявления и сделать отметку в бумажной трудовой книжке (если она есть):

Пример записи в бумажной трудовой книжке:

«Запись о трудовой деятельности ведётся в электронном виде на основании заявления работника от [дата]․»

После этого работодатель больше не вносит новые записи в бумажную трудовую книжку — все сведения о трудовой деятельности будут передаваться в ПФР в электронном виде․

Как работнику проверить свою электронную трудовую книжку?

Для доступа к ЭТК необходимо:

1. Иметь подтверждённую учётную запись на портале Госуслуг (уровень подтверждения — «подтверждённая» или «стандартная»);
2. Войти на сайт https://es․pfrf․ru/ («Электронная трудовая книжка»);
3. Или войти в личный кабинет на www․pfrf․ru через Госуслуги․

В личном кабинете вы увидите:

• Все места работы с датами;
• Должности и занимаемые должности;
• Основания увольнения;
• Награды и поощрения (если работодатель их указал);
• Информацию о заработной плате (в части, переданной работодателем)․

Если вы обнаружили ошибку — сразу обратитесь к бухгалтеру или кадровику вашей организации․ Работодатель обязан исправить неточности в течение 3 рабочих дней․

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на электронную?

Бумажная трудовая книжка не аннулируется․ Она остаётся у работника как исторический документ, содержащий информацию о трудовой деятельности до момента перехода на электронный формат․

Работодатель обязан:

• Хранить бумажную трудовую книжку до момента увольнения работника;
• Выдать её работнику при увольнении, если он не отказался от неё;
• Не вносить в неё новые записи после даты подачи заявления․

Если работник увольняется, то работодатель передаёт в ПФР сведения о последнем месте работы, а бумажную книжку выдаёт на руки с отметкой: «Записи о трудовой деятельности ведутся в электронном виде»․

Преимущества электронной трудовой книжки

• Надёжность: данные защищены от потери, порчи, кражи;
• Доступность: можно проверить в любое время через Госуслуги;
• Удобство: при трудоустройстве не нужно искать и передавать бумажный документ;
• Прозрачность: работнику видны все сведения, внесённые работодателем;
• Экономия времени: сокращаются сроки оформления при приёме на работу и увольнении․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Да․ Если вы подали заявление о переходе на электронный формат, но передумали — можно подать новое заявление о возврате к бумажной трудовой книжке․ Работодатель обязан принять его и возобновить ведение бумажной книжки․ Однако все сведения, уже переданные в ПФР, останутся в электронном виде навсегда․

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?

Это нарушение закона․ Вы можете обратиться в:

• Трудовую инспекцию (Роструд);
• Прокуратуру;
• Пенсионный фонд с жалобой на непредоставление права выбора․

Нужно ли сообщать о переходе на ЭТК при смене работы?

Нет․ Электронная трудовая книжка — это персональный цифровой документ, привязанный к вашему СНИЛС․ При устройстве на новую работу новый работодатель автоматически получит вашу историю через систему ПФР․ Вам достаточно только предоставить СНИЛС․

Переход на электронную трудовую книжку — это не просто модернизация, а важный шаг к цифровой трансформации кадрового учёта в России․ Подача заявления — простая, но критически важная процедура, которая гарантирует вам сохранность и доступность всей вашей трудовой истории․

Не откладывайте! Если вы хотите избежать рисков потери бумажной книжки, упростить процесс трудоустройства и контролировать свои данные — подайте заявление уже сегодня․ Это займёт 5 минут, а выгоды будут ощущаться всю жизнь․

Помните: ваша трудовая книжка — это ваша профессиональная биография; Выбор формата, ваше право․ Используйте его с умом․

Информация актуальна на 22 мая 2026 года․ Рекомендуется проверять актуальные изменения на официальных сайтах: pfrf․ru и gosuslugi․ru․