Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным документом для большинства работников России. Она заменяет традиционную бумажную форму и упрощает процесс ведения кадровых записей. В этой статье разберём, как правильно оформлять и обновлять ЭТК, какие особенности следует учитывать при приёме на работу, увольнении и других кадровых событиях.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: приём, переводы, повышения, отпуска, а также сведения о наградах и дисциплинарных взысканиях. Появившись в России пять лет назад, ЭТК быстро набрала популярность среди работодателей благодаря удобству хранения и мгновенному доступу к информации.

1.1 Преимущества ЭТК

• Быстрый поиск и редактирование записей.
• Снижение риска потери или повреждения бумажных документов.
• Совместимость с другими HR‑системами и государственными сервисами.
• Упрощённый процесс подтверждения трудового стажа для госорганов и пенсионных фондов.

Как оформить ЭТК при приёме на работу?

С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны вносить данные в ЭТК сразу после подписания трудового договора. При этом:

1. Для граждан, у которых нет бумажной трудовой книжки (например, граждане Узбекистана), оформление начинается с первого рабочего дня.
2. В ЭТК вносятся сведения о месте работы, должности, дате начала работы и условиях труда.
3. Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, её данные переносятся в электронный формат, а оригинал передаётся в архив.

2.1 Подтверждение наличия ЭТК

Для подтверждения того, что у работника уже есть электронная трудовая книжка, достаточно:

• Предоставить ссылку на личный кабинет в системе HR‑портала.
• Получить подтверждение от работодателя в виде электронного документа.

Какие записи вносятся в ЭТК?

В ЭТК фиксируются все значимые события трудовой деятельности; Ниже перечислены основные категории записей.

3.1 Приём на работу

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения.
• Дата начала работы.
• Должность и подразделение.
• Условия труда (рабочее время, зарплата, стаж).

3.2 Переводы и изменения условий

• Перевод в другое подразделение или должность.
• Изменение условий труда (изменение графика, зарплаты, места работы).

3.3 Увольнение

При увольнении в ЭТК вносятся сведения о дате увольнения, причине увольнения и последнем месте работы. Особое внимание уделяется формулировке записи при увольнении по собственному желанию, чтобы избежать недоразумений с контролирующими органами.

3.4 Награды и дисциплинарные взыскания

Записи о присвоении почетных грамот, премий, а также о дисциплинарных взысканиях фиксируются в соответствующих полях ЭТК. Такие сведения могут потребоваться при проверках со стороны МОСКВА, ТАСС и других инстанций.

Как правильно оформить запись при увольнении по собственному желанию?

Формулировка записи играет ключевую роль, так как от неё зависит, как будет трактоваться причина увольнения. Рекомендуемый шаблон:

Запись в ЭТК: «С «дата начала работы» по «дата увольнения» сотрудник «ФИО» был уволен по собственному желанию в связи с «указать причину, если требуется»».

Если причина увольнения не указана, достаточно оставить поле «по собственному желанию» без дополнительных пояснений.

Как подтвердить факт наличия ЭТК?

Для подтверждения того, что у работника действительно есть электронная трудовая книжка, можно использовать следующие способы:

1. Предоставить доступ к личному кабинету в HR‑системе, где отображаються все записи.
2. Получить официальное подтверждение от работодателя в виде электронного документа, подписанного цифровой подписью.
3. В случае необходимости – запросить выписку из ЭТК через сервис государственных услуг.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Нужно ли вносить в ЭТК запись о награждении почетной грамотой?
  Ответ: Да, такие сведения фиксируются в соответствующем поле ЭТК, так как они могут быть важны при проверках.
• Вопрос: С какого года впервые оформляется ЭТК для новых сотрудников?
  Ответ: С 2021 года оформление ЭТК производиться сразу при приёме на работу, независимо от наличия бумажной формы.
• Вопрос: Как вести учёт в случае, когда у сотрудника нет бумажной трудовой книжки?
  Ответ: Всё сведения вносятся в электронный документ с первого дня работы, а оригинальная бумажная форма не требуется.

Электронная трудовая книжка – современный и эффективный инструмент ведения кадровой документации. Правильное её оформление и своевременное внесение записей позволяют избежать ошибок, упростить взаимодействие с государственными инстанциями и обеспечить прозрачность трудовой деятельности. Соблюдая рекомендации, изложенные в этой статье, работодатели смогут корректно вести ЭТК и своевременно вносить все необходимые записи.