С 1 января 2020 года в России вводится новый формат трудовой книжки – электронная трудовая книжка (ЭТК). Она хранится в единой базе данных Социального фонда России (СФР) и доступна через портал госуслуг. В статье разберём, как определить наличие ЭТК у сотрудника, какие признаки указывают на её существование и как получить к ней доступ.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки. В ней фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма, увольнения, переводы, должность, квалификация, а также сведения о начислениях и отчислениях в пенсионный фонд. В отличие от бумажной версии, ЭТК:
- постоянно хранится в базе СФР;
- доступна работодателю и сотруднику в любой момент;
- обеспечивает автоматическую передачу данных в пенсионный фонд и налоговые органы;
- может быть использована в качестве доказательства трудового стажа.
Переход к ЭТК добровольный: сотрудник может сохранить бумажную книжку столько, сколько пожелает, но при этом будет одновременно вести электронный документ.
Ключевые признаки наличия ЭТК у сотрудника
- Личный кабинет на портале госуслуг – если сотрудник зарегистрирован в личном кабинете и имеет доступ к разделу «Трудовая книжка», значит, у него есть ЭТК.
- Сведения в базе СФР – при проверке по ФИО, СНИЛСу или ИНН сотрудника в базе СФР появляется запись о его трудовой истории.
- Отчёты работодателя – в электронном журнале работодателя (например, в системе «Электронный кадровый журнал») отображаются события, связанные с трудовой книжкой: приём, перевод, увольнение.
- Форма STD‑R – при запросе сотрудника о выдаче справки о трудовой книжке (форма STD‑R) работодатель может выдать её в электронном виде, если ЭТК ведётся.
- Периодичность отчётов в пенсионный фонд – если работодатель регулярно отправляет отчёты ЕФС‑1, это подтверждает наличие ЭТК.
Как проверить наличие ЭТК у сотрудника
- Запрос у сотрудника – попросите его показать доступ к порталу госуслуг и разделу «Трудовая книжка». Если он не может показать, значит, либо он не зарегистрирован, либо не ведётся ЭТК.
- Проверка в системе работодателя – войдите в электронный кадровый журнал (если он используется) и найдите запись о сотруднике. Если в журнале есть отметки о приёме, переводе, увольнении, то ЭТК ведётся.
- Запрос в СФР – через портал госуслуг можно запросить справку о трудовой книжке. Если справка появляется, значит, данные находятся в базе СФР.
- Проверка отчётов в пенсионный фонд – в личном кабинете работодателя на портале госуслуг можно посмотреть историю отправленных ЕФС‑1. Наличие регулярных отчётов подтверждает ведение ЭТК.
Как получить доступ к ЭТК сотрудника
- Запрос справки STD‑R – сотрудник может подать работодателю заявление о выдаче справки о трудовой книжке. Работодатель обязан предоставить справку в электронном виде.
- Внутренний доступ работодателя – кадровый отдел может получить доступ к ЭТК через систему «Электронный кадровый журнал» или «Система управления персоналом».
- Портал госуслуг – сотрудник сам может войти в свой личный кабинет и скачать сведения о трудовой книжке.
- Согласие сотрудника – при необходимости работодатель может запросить согласие сотрудника на передачу данных о трудовой книжке в другие органы.
Преимущества и недостатки ЭТК
- Преимущества
- Постоянный доступ и обновление данных;
- Автоматическая передача в пенсионный фонд;
- Сокращение бумажной работы;
- Удобство для сотрудников при оформлении документов;
- Надёжность и защита от потери данных.
- Недостатки
- Необходимость цифровой инфраструктуры и обучения персонала;
- Проблемы с доступом при отсутствии интернет‑связи;
- Возможные технические сбои в базе СФР;
- Требуется согласие сотрудника на передачу данных.
Наличие электронного трудового книжного документа у сотрудника можно определить по нескольким признакам: доступ к порталу госуслуг, наличие записей в базе СФР, регулярные отчёты работодателя в пенсионный фонд. Проверить можно как напрямую у сотрудника, так и через внутренние системы работодателя. ЭТК обеспечивает быстрый и надёжный доступ к трудовой истории, облегчает взаимодействие с государственными органами и повышает прозрачность кадрового учёта. Поэтому, если вы – работодатель, стоит убедиться, что у всех сотрудников ведётся электронная трудовая книжка, а если вы – работник, убедитесь, что ваши данные корректно отражены в системе СФР.