С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги․ Если кандидат на вакансию сообщает, что у него электронная трудовая книжка, работодателю важно правильно оформить прием на работу и подтвердить трудовой стаж․ Рассмотрим подробный алгоритм действий․
🔍 Как определить, что у сотрудника электронная трудовая книжка?
Признаки, что у кандидата ЭТК:
- Кандидат не предъявляет бумажную трудовую книжку (или предъявляет с пометкой о переходе на электронную форму)
- Предоставляет документ СТД-Р или СТД-СФР — это выписка из электронной трудовой книжки
- В трудовом договоре или анкете указано, что трудовая книжка ведется в электронном виде
- Работодатель ранее получал от кандидата заявление о переходе на электронную трудовую книжку
📋 Какие документы должен предоставить сотрудник с ЭТК при приеме на работу?
Согласно статье 66․1 ТК РФ, при приеме на работу гражданин с электронной трудовой книжкой обязан предъявить:
- Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета)
- Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР) — это официальная выписка из электронной трудовой книжки
Примечание: Если работник не предоставил СТД-Р, работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку и внести в нее запись о переходе на электронную форму (п․ 39 Правил ведения трудовых книжек)․
🔎 Как работодателю получить информацию о трудовом стаже из ЭТК?
Работодатель может получить данные о трудовом стаже сотрудника несколькими способами:
1️⃣ Запросить у сотрудника СТД-Р (выписку из ЭТК)
Сотрудник может получить выписку:
- Через портал Госуслуги (раздел «Справки и выписки» → «Работа и пенсия» → «Выписка из электронной трудовой»)
- Через личный кабинет на сайте ПФР
- Обратившись лично в отделение Пенсионного фонда
Важно: СТД-Р действительна в течение 30 дней с момента выдачи․
2️⃣ Запросить данные у предыдущего работодателя
Если сотрудник работал ранее, новый работодатель может:
- Запросить у сотрудника контактные данные прежнего работодателя
- Обратиться к прежнему работодателю с официальным запросом о предоставлении сведений о трудовой деятельности
Основание: статья 66․1 ТК РФ
3️⃣ Самостоятельно запросить данные в Пенсионном фонде
Работодатель может:
- Обратиться в ПФР с запросом о предоставлении сведений о трудовой деятельности сотрудника
- Использовать форму ЕФС-1 для получения необходимых данных
⚠️ Важно: Для запроса данных в ПФР работодателю потребуется:
- Заявление от сотрудника на обработку его персональных данных
- Копия паспорта и СНИЛС сотрудника
- Доверенность (если запрос подается представителем)
📝 Как правильно оформить прием на работу сотрудника с ЭТК?
При приеме на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой работодатель должен:
- Проверить документы:
- Паспорт
- СНИЛС
- СТД-Р (выписка из ЭТК)
- Внести запись в трудовую книжку (если она бумажная):
- Указать, что работник перешел на электронную трудовую книжку
- Указать дату подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности
- Оформить трудовой договор:
- Указать, что трудовая книжка ведется в электронном виде
- Сделать отметку о предоставлении СТД-Р
- Завести электронную трудовую книжку:
- Подать форму ЕФС-1 с подразделом 1․1 в Пенсионный фонд
- Дождаться подтверждения создания ЭТК в системе ПФР
- Сделать отметку в личном деле сотрудника:
- О дате приема на работу
- О переходе на электронную трудовую книжку
📊 Как подтвердить трудовой стаж для начисления больничного?
Для расчета пособия по временной нетрудоспособности (больничного) стаж подтверждается:
- Выпиской из электронной трудовой книжки (СТД-Р)
- Сведениями из Пенсионного фонда (если выписка недоступна)
- Записями в бумажной трудовой книжке (если они есть)
Важно: Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, а выписка из ЭТК недоступна, работодатель может запросить данные в ПФР․
⚠️ Типичные ошибки работодателей при работе с ЭТК
✅ Решение: Обязать сотрудника предоставить один из этих документов․ Если он отказывается — оформить бумажную трудовую книжку․
❌ Ошибка 2: Не вносить запись в бумажную трудовую книжку о переходе на ЭТК․
✅ Решение: Обязательно внести запись с указанием даты и основания перехода․
❌ Ошибка 3: Не заводить электронную трудовую книжку для нового сотрудника․
✅ Решение: С 2020 года все новые сотрудники должны иметь ЭТК․ Исключение, если сотрудник отказался от ЭТК и ведет бумажную․
❌ Ошибка 4: Не проверять подлинность СТД-Р․
✅ Решение: СТД-Р можно проверить через портал Госуслуги или обратившись в ПФР․
- ✅ Убедиться, что у кандидата действительно ЭТК (проверка документов)
- ✅ Получить СТД-Р (выписку из ЭТК) или бумажную трудовую книжку
- ✅ Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она есть) о переходе на ЭТК
- ✅ Оформить трудовой договор с указанием ведения ЭТК
- ✅ Подать форму ЕФС-1 в ПФР для создания ЭТК
- ✅ Запросить подтверждение создания ЭТК в системе ПФР
- ✅ Сохранить копии всех предоставленных документов в личном деле сотрудника
🔗 Полезные ссылки
- Портал Госуслуги — для получения выписки из ЭТК
- Официальный сайт Пенсионного фонда России — для запроса данных
- КонсультантПлюс — разъяснения по статье 66․1 ТК РФ
- ГАРАНТ — правовые комментарии по трудовым книжкам
Переход на электронные трудовые книжки — это необратимая тенденция․ Работодателям важно:
- Правильно оформлять прием на работу сотрудников с ЭТК
- Проверять подлинность предоставленных документов (СТД-Р, бумажная трудовая книжка)
- Своевременно вносить данные в ЭТК через систему ПФР
- Хранить все подтверждающие документы для избежания спорных ситуаций
Соблюдение этих правил позволит избежать проблем с налоговыми органами, Пенсионным фондом и трудовыми спорами с сотрудниками․
⚠️ Важно: С 2026 года бумажные трудовые книжки будут выдаваться только по заявлению работника․ Все остальные сотрудники должны будут иметь электронные трудовые книжки․ Поэтому уже сейчас важно переходить на новую систему․