Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. По законодательству РФ в неё вносятся обязательные записи (приём на работу, переводы, увольнение, награждения и т.д.). Однако существует ряд сведений, которые могут быть внесены только по заявлению работника. В данной статье подробно рассмотрим, какие именно сведения относятся к этой категории, как оформить их правильно и какие нюансы следует учитывать в 2026 году.
Нормативная база
Порядок ведения трудовых книжек регламентируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 66.1);
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
- Федеральным законом от № 79‑ФЗ «О электронной трудовой книжке»;
- Приказом Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
В указанных нормативных актах прямо указано, что некоторые записи делаются по инициативе работника (письменное заявление). Работодатель обязан выполнить такое требование в течение пяти рабочих дней с момента получения заявления, если иное не предусмотрено законом.
Сведения, вносимые по желанию работника
Ниже перечислены все категории информации, которые могут быть занесены в трудовую книжку только при наличии письменного согласия сотрудника.
Сведения о работе по совместительству
Согласно ст. 66 ТК РФ, запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по месту основной работы только по заявлению работника. Для этого необходимо:
- Предоставить документ, подтверждающий факт совместительства (трудовой договор, приказ о приёме на работу по совместительству, выписку из трудовой книжки другого работодателя).
- Написать заявление работодателю с просьбой внести запись.
- Работодатель делает запись в разделе «Сведения о работе» (строка «Совместительство») не позднее пяти рабочих дней.
Сведения о выполнении государственных или муниципальных обязанностей
Если работник исполняет duties, связанные с государственной или муниципальной службой (например, участие в выборах, работа в общественных органах), он может попросить внести соответствующую запись. Основание – заявление и подтверждающий документ (указ, постановление, приказ).
Сведения о прохождении обучения, повышения квалификации или переподготовки
По желанию сотрудника в трудовую книжку можно внести:
- Название учебного заведения;
- Наименование программы (курса, семинара, тренинга);
- Период обучения;
- Полученную квалификацию или сертификат.
Для этого требуется заявление и копия документа об окончании обучения (диплом, сертификат, удостоверение).
Сведения о наградах и поощрениях за трудовые достижения
Награды, благодарности, почётные грамоты, премии и другие формы поощрения могут быть внесены по инициативе работника. Необходимо предоставить:
- Копию приказа о награждении;
- Описание награды (название, дата вручения).
Сведения о изменении фамилии, имени, отчества
Если работник меняет личные данные (например, в результате брака), он может попросить внести исправления в трудовую книжку. Для этого требуется:
- Заявление о изменении ФИО;
- Документ, подтверждающий изменение (свидетельство о браке, решение суда о перемене имени и т.д.).
Сведения о периодах нетрудоспособности (больничные, отпуска по уходу за ребёнком)
По желанию сотрудника в трудовую книжку можно занести информацию о больничных листах, отпусках по беременности и родам, отпусках по уходу за ребёнком до 1,5 лет. Это делается на основании:
- Заявления работника;
- Копии больничного листа или справки из медицинского учреждения;
- Приказа о предоставлении отпуска.
Сведения о добровольном страховании или участии в корпоративных программах
Некоторые организации ведут учёт участия сотрудников в добровольных медицинских страховках, пенсионных программах, корпоративном обучении и т.п. По желанию работника такие сведения могут быть отражены в трудовой книжке (обычно в разделе «Дополнительные сведения»).
Порядок оформления записи по желанию работника
- Подача заявления. Работник пишет письменное заявление на имя руководителя (или кадрового специалиста) с указанием:
- Какое именно сведения желает внести;
- Основание (документ, подтверждающий факт);
- Желаемую формулировку записи (по возможности).
- Проверка документов. Кадровая служба проверяет представленные документы на подлинность и соответствие требованиям.
- Внесение записи. Запись делается в соответствующий раздел трудовой книжки (обычно «Сведения о работе», «Сведения о наградах», «Дополнительные сведения»). Оформление выполняется согласно образцу, утверждённому Приказом Минтруда № 585н.
- Подпись и печать. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
- Уведомление работника. Сотрудник получает копию записи (или выписку из трудовой книжки) для личного архива.
Срок исполнения – не более пяти рабочих дней с даты получения заявления, за исключением записи об увольнении, которая делается в день увольнения.
Пример записи о работе по совместительству (по желанию работника)
2026 г. № 12, принят на работу по совместительству в ООО «Альфа‑Тех» (договор № 45/2026 от ) в качестве инженера‑программиста.
Основание: трудовой договор, приказ № 12 от .
Пример записи о награде (по желанию работника)
2025 г. № 7 — объявлена благодарность за высокие показатели в выполнении квартального плана продаж.
Основание: приказ № 7 от .
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажный вариант
С 1 января 2023 г. ведение трудовых книжек осуществляется в электронном виде через Социальный фонд России (СФР). Однако работник может сохранить бумажную трудовую книжку и вести её параллельно с ЭТК. В этом случае:
- Обязательные сведения (приём, перевод, увольнение) дублируются в оба варианта;
- Сведения, вносимые по желанию работника, могут быть отражены только в той форме, которую сотрудник выбрал как основную (обычно в ЭТК, так как она автоматически передаётся в СФР).
Если работник предпочитает вести исключительно бумажную книжку, он обязан своевременно предоставлять работодателю копии всех документов, необходимых для внесения записей по желанию (заявления, подтверждающие бумаги). Работодатель, в свою очередь, обязан внести эти сведения в бумажную книжку и одновременно передать информацию в СФР через форму ЕФС‑1.
Ответственность за корректное ведение
Нарушение порядка внесения записей по желанию работника может повлечь:
- Отказ в назначении пенсии или социальных выплат из‑за отсутствия подтверждения периода работы;
- Штрафы для организации по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства);
- Потеря доверия со стороны сотрудников и возможные трудовые споры.
- Вести реестр заявлений сотрудников о внесении дополнительных сведений;
- Хранить копии подтверждающих документов в личном деле работника не менее 50 лет;
- Проводить периодические аудиты трудовых книжек (бумажных и электронных) на соответствие требованиям.
Поэтому кадровой службе рекомендуется:
Сведения, вносимые в трудовую книжку по желанию работника, представляют собой важный инструмент для фиксации полной трудовой истории гражданина. Они позволяют отразить совместительство, повышение квалификации, награды, изменения личных данных и другие значимые факты, которые могут повлиять на будущую карьеру, пенсионное обеспечение и социальные гарантии.
Соблюдение установленного порядка оформления таких записей – не только юридическая обязанность работодателя, но и залог прозрачности и доверия в трудовых отношениях. Рекомендуем работникам активно пользоваться правом на внесение дополнительной информации, а кадровикам – обеспечивать её своевременное и корректное занесение в трудовые книжки (бумажные и электронные).
Статья актуальна на май 2026 года.