В современных условиях ведения трудовой деятельности всё чаще используются электронные трудовые книжки․ При этом важно правильно оформить переходный акт и зафиксировать его в соответствующей форме․ Ниже подробно рассматриваем, как это делается, какие документы нужны и где можно получить информацию о своей трудовой книжке․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной формы, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника․ С 2020 года такие данные заносятся в базу Социального фонда России (СФР), а не в отдельный бумажный документ․
- Не существует отдельного понятия «электронная трудовая книжка» в законе – это просто способ представления информации в электронном виде․
- Все записи о стаже, приёме на работу, увольнениях и изменениях должностей сохраняются в единой электронной базе․
Как получить электронную трудвую книжку?
Переход на электронный формат оформляется в несколько этапов:
- Подача заявления сотрудником о переводе на электронную форму․ Делается это через работодателя или в МФЦ․
- Необходимые документы: паспорт и СНИЛС․
- Работодатель в течение пяти дней вносит изменения в систему и делает запись о переходе в бумажной книжке (если она ещё существует)․
- После этого книжка возвращается сотруднику, а все последующие записи фиксируются только в электронном виде․
Где посмотреть свою электронную трудвую книжку?
Существует несколько способов доступа к информации:
- Госуслуги – через личный кабинет можно запросить выписку․
- Сайт СФР – в разделе «Трудовая деятельность» доступна просмотр сведений․
- У работодателя – в отдел кадров можно получить выписку или распечатать её․
- МФЦ / СФР – личный визит в отделение позволяет получить документ в бумажном виде․
Запись о переходе на электронную трудвую книжку
При выдаче сотрудника, решившего перейти на электронный формат, необходимо оформить запись о переходе на электронную трудвую книжку․ Эта запись вносится в бумажную форму (если она ещё используется) и подписывается работодателем․
Требования к оформлению:
- В заголовке указывается «Запись о переходе на электронную трудвую книжку»․
- Подпись работодателя или уполномоченного лица обязательна․
- Запись должна быть зафиксирована до выдачи сотрудника новой (электронной) формы․
Как вести трудовые записи в 2026 году?
Согласно Приказу Минтруда РФ от № 320н, порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек чётко регламентирован․
Ключевые моменты:
- Если сотрудник уже перешёл на электронный формат, в его бумажной книжке ставится закрывающая запись – дальнейшие записи в неё не вносятся․
- Новый работодатель не имеет права вносить сведения о работе и вознаграждениях в уже закрытую бумажную книжку․
- Все новые сведения фиксируются исключительно в электронной форме․
Примеры записей в трудовых книжках
Для лучшего понимания процесса рассмотрим типовые образцы:
- Запись о приёме на работу – указывает дату начала, должность, место работы, основание найма․
- Запись об увольнении – указывает дату увольнения, причину, средний заработок, компенсацию․
- Запись о переходе на электронную форму – как описано выше, с подписью работодателя․
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что делать, если я потерял бумажную книжку?
Ответ: При утере бумажной формы её можно восстановить через работодателя или в МФЦ, предоставив паспорт и СНИЛС․ После восстановления рекомендуется сразу же перейти на электронный формат․
Вопрос: Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки?
Ответ: Нет․ С момента перехода на электронный формат в бумажной книжке вносить новые записи нельзя – они должны быть только в электронном виде․
Вопрос: Как проверить, что мои записи действительно занесены в электронную базу?
Ответ: Вы можете посмотреть выписку на Госуслугах, на сайте СФР или запросить в отделе кадров у работодателя․
Переход на электронную трудвую книжку – это современный и удобный способ ведения трудовых записей․ Главное помнить, что:
- Переход оформляется заявлением и подписью работодателя․
- В бумажной книжке после перехода ставится закрывающая запись․
- Все последующие сведения фиксируются только в электронном виде․
- Проверять корректность занесённых данных рекомендуется через официальные каналы (Госуслуги, СФР, кадровый отдел)․
Соблюдая эти правила, вы обеспечите себе прозрачный и легко проверяемый трудовой стаж, а также избежите возможных недоразумений при смене работодателя․