Важное предисловие: С 1 января 2020 года в России начал действовать механизм ведения трудовых книжек в электронном виде. Переход с бумажного носителя на электронный является добровольным для работника и регулируется Федеральным законом № 439-ФЗ от . Основной переходный период‚ в течение которого работодатели формировали ЭТК для уже работающих сотрудников‚ завершился 1 января 2021 года. Однако право работника на переход на ЭТК сохраняется на протяжении всей трудовой деятельности.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой документ‚ идентичный по юридической силе бумажному. Все сведения о трудовой деятельности (прием‚ увольнение‚ переводы‚ награждения) вносятся в единую государственную информационную систему «Сведения о трудовой деятельности» (ЕГИС СТД)‚ которую ведёт Минтруд России.

• Для работника: Доступ к актуальной выписке из ЭТК через портал «Госуслуги» или через работодателя.
• Для работодателя: Обязанность формировать и передавать сведения в ЕГИС СТД в электронном виде.

Кто и когда может перейти на ЭТК?

Переход возможен в двух основных случаях:

1. При первом трудоустройстве: С 1 января 2021 года все сведения о трудовой деятельности граждан‚ впервые поступающих на работу‚ формируются исключительно в электронном виде (в ЕГИС СТД). Бумажная трудовая книжка не оформляется‚ если работник не заявит о своем желании получить ее.
2. Для уже работающих граждан: Работник‚ имеющий бумажную трудовую книжку‚ может в любой момент подать заявление работодателю о переходе на ЭТК. Работодатель обязан принять заявление и организовать процесс.

Ключевой принцип: Переход происходит только с письменного согласия работника. Никто не может быть принудительно переведен на электронный формат.

Пошаговая инструкция для работника

Шаг 1: Принятие решения

Работник самостоятельно решает‚ хочет ли он отказаться от бумажной книжки в пользу электронной. Важно понимать‚ что после перехода бумажная книжка не возвращается (если она была)‚ а все записи переносятся в электронный вид. У работника остается только право на получение бумажной выписки из ЭТК по запросу.

Шаг 2: Подача заявления работодателю

Необходимо написать письменное заявление (в свободной форме) о желании перейти на электронную трудовую книжку. В заявлении следует указать:

• ФИО‚ паспортные данные.
• Номер и серию имеющейся (при наличии) бумажной трудовой книжки.
• Четкое желание: «Прошу осуществлять формирование сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде в ЕГИС СТД и не вести бумажную трудовую книжку».
• Дата и подпись.

Шаг 3: Получение подтверждения от работодателя

Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней рассмотреть заявление и уведомить работника о принятом решении. После этого работодатель должен:

• Скорректировать кадровые документы: Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она была)‚ если она еще не аннулирована.
• Направить сведения в ЕГИС СТД: Передать все имеющиеся данные о трудовой деятельности работника в электронном виде.

Шаг 4: Работа с ЭТК

После того как работодатель направил сведения в систему‚ работник может:

• Получать актуальную выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» (необходима подтвержденная учетная запись и электронная подпись).
• Запросить бумажную выписку у работодателя (он обязан выдать ее в течение 3 рабочих дней).
• Контролировать полноту и правильность записей‚ направляя работодателю уведомления об ошибках.

Обязанности и действия работодателя

Работодатель играет ключевую роль в процессе перехода. Его действия регламентированы:

1. Информирование: Работодатель обязан уведомить всех сотрудников об их праве на выбор формы трудовой книжки (письменно или через внутренний приказ).
2. Прием и рассмотрение заявления: При получении заявления от работника о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан принять его и начать процедуру.
3. Внесение записи в бумажную книжку (если она есть): В последнюю страницу бумажной книжки вносится запись: «В связи с переходом на электронную трудовую книжку дальнейшее ведение трудовой книжки не производится». Запись заверяется подписью должностного лица и печатью организации.
4. Формирование и передача сведений в ЕГИС СТД: Это основная техническая задача. Работодатель обязан через свою кадровую программу (например‚ 1С:ЗУП) или через сервисы ФНС/Сбера передать все сведения о трудовой деятельности работника в установленном формате.
5. Выдача выписки: По первому запросу работника работодатель обязан выдать ему бумажную выписку из ЭТК.

Важные нюансы и частые вопросы

• Что происходит с уже имеющейся бумажной трудовой книжкой?

После перехода она не изымается и не уничтожается. Она остается у работника как документ‚ подтверждающий его трудовую историю до перехода. Но все новые записи будут вноситься только в электронный вид. Запись об окончании работы (увольнении) в бумажную книжку вноситься не будет.

• Можно ли вернуться к бумажной книжке?

Нет‚ одностороннего возврата нет. Если работник перешел на ЭТК‚ он не может потребовать от работодателя возобновить ведение бумажной книжки. Он может только получать бумажные выписки из своей ЭТК.

• Где и как посмотреть свою ЭТК?

Основной способ — через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»). Для этого нужна:

• Подтвержденная учетная запись на «Госуслугах».
• Упрощенная электронная подпись (УЭП) или усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Также выписку можно запросить у своего работодателя.

• Кто несет ответственность за достоверность записей?

Ответственность за достоверность и полноту сведений‚ направляемых в ЕГИС СТД‚ несет работодатель. Работник вправе направить работодателю уведомление об ошибке или неточности в записях. Работодатель обязан рассмотреть его и внести изменения;

Плюсы и минусы ЭТК

Переход на электронную трудовую книжку — это право‚ а не обязанность работника. Процедура четко регламентирована законом и сводится к подаче простого письменного заявления. Основная нагрузка по техническому исполнению лежит на работодателе. Главное для сотрудника — понимать‚ что после перехода его трудовая история надежно сохранена в государственной системе‚ а доступ к ней становится проще и быстрее‚ но требует активного использования цифровых сервисов.

Информация в статье актуальна на момент составления. Для получения персональной консультации рекомендуется обращаться в кадровую службу своего работодателя или на портал «Госуслуги».