С 1 января 2020 года в России введён новый формат фиксирования трудовой истории – электронная трудовая книжка (ЭТК). К 2025 году ЭТК должна быть у каждого, кто работает по трудовому договору, а для новых сотрудников, принятых после 1 января 2021 года, она является единственным официальным документом.

В этой статье мы подробно разберём, какие права и обязанности возникают у нового работника, желающего перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, какие документы нужны, какие сроки соблюдаются, а также какие преимущества даёт ЭТК как для сотрудника, так и для работодателя.

Содержание

1. Законодательная база и основные требования
2. Кто может перейти на ЭТК?
3. Преимущества электронного формата
4. Пошаговая инструкция для работника
5. Обязанности работодателя
6. Часто задаваемые вопросы
7. Полезные ссылки и ресурсы

Законодательная база и основные требования

Нормативные акты, регулирующие переход на электронную трудовую книжку, включают:

• Федеральный закон № 112‑ФЗ от 28 марта 2013 г. «О системе профессиональных стандартов» (в части, касающейся электронных форм трудовых записей).
• Приказ Минтруда России № 182н от 30 декабря 2020 г. «Об утверждении порядка ведения и хранения электронных трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ № 1152 от 30 июля 2021 г. «О порядке перехода с бумажных трудовых книжек на электронные».

Согласно этим документам:

• Работник имеет право в любой момент перейти на электронный формат, подав письменное заявление.
• Работодатель обязан оформить переход в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления.
• Если работник сохраняет бумажную книжку, работодатель освобождается от ответственности за её хранение, но обязан вести запись о переходе в журнале учёта трудовых книжек.
• ЭТК фиксирует сведения о трудовой деятельности, начиная с 1 января 2020 г., а данные до этой даты могут быть перенесены в сокращённом виде из бумажных книжек и информационных баз СФР.

Кто может перейти на ЭТК?

Переход на электронный формат доступен:

• Новым сотрудникам, принятым после  года (для них ЭТК – единственный вариант).
• Работникам, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, но они желают её заменить.
• Сотрудникам, чей стаж до  года уже зафиксирован в бумажных книжках – эти сведения могут быть перенесены в ЭТК в сокращённом виде.

Если у работника нет трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу), ему сразу выдаётся электронный документ.

Преимущества электронного формата

Пошаговая инструкция для работника

1. Подготовьте заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Образец заявления (по ст. 112‑ФЗ) выглядит так:

    Приложение № Х
    Заявление
    Я, ФИО, прошу оформить мне электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с приказом Минтруда РФ № 182н.
    Дата, подпись.
   
    

2. Подайте заявление работодателю лично, по почте с уведомлением о вручении или через электронную почту (если в компании предусмотрена такая процедура).
3. Получите подтверждение о получении (копию заявления с подписью руководителя или подтверждение в системе электронного документооборота).
4. Ожидайте оформления. Работодатель в течение 3 рабочих дней:
   • Вносит запись о переходе в журнал учёта трудовых книжек.
   • Отправляет запрос в государственную информационную систему (ГИС Труд).
   • Создаёт ваш профиль в системе ЭТК и привязывает его к вашему ИНН/СНИЛС.
5. Получите доступ к ЭТК:
   • Через Госуслуги (вкладка «Электронная трудовая книжка»).
   • Через мобильное приложение «ЭТК» (доступно для iOS и Android).

   При первом входе потребуется ввести код подтверждения, который будет отправлен в ваш телефон или электронную почту.

6. Проверьте корректность записей. Если обнаружены ошибки (например, неверные даты или позиции), подайте заявление о внесении исправлений (форма СТД‑Р) в течение 30 дней.
7. Сохраните бумажную книжку (по желанию). Если вы хотите хранить её как архив, работодатель обязан передать её вам в течение 3 дней после перехода.

Обязанности работодателя

Работодатель, получив заявление о переходе, должен выполнить следующие действия:

• Внести запись о приёме на работу в журнал учёта трудовых книжек (если её ещё нет).
• Сделать запись о переходе на электронный формат:

   – Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Ссылка на профиль: [номер профиля].
   

• Подать запрос в Государственную информационную систему трудовых книжек (ГИС Труд) через специализированный сервис (например, «Контур.Экстерн»).
• Обеспечить работнику доступ к ЭТК (выслать инструкцию, QR‑код, ссылку).
• Сохранить копию заявления и подтверждения о его получении в личном деле сотрудника.
• В случае отказа работника от перехода (если он хочет оставить бумажную книжку) – выдать бумажный документ в течение 3 рабочих дней и оформить запись о «сохранении бумажной трудовой книжки».

Важно: если работник в любой момент решит перейти обратно на бумажный формат, он также подаёт заявление, а работодатель обязан выдать бумажную книжку в течение 3 дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за переход на электронную трудовую книжку?

Нет. Переход осуществляеться бесплатно как для работника, так и для работодателя. Государственная система покрывает все расходы.

Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Да. При переходе работнику выдают электронный документ, а бумажную книжку можно сохранить как архив. Оба документа будут содержать одинаковую информацию о трудовом стаже с 2020 года.

Как быстро можно проверить сведения в ЭТК?

Сведения становятся доступны сразу после того, как работодатель внес их в систему. Обычно это занимает от нескольких минут до одного рабочего дня.

Что делать, если в ЭТК указана неверная информация?

Необходимо подать заявление о внесении исправлений (форма СТД‑Р). Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит корректировки и подтверждает их в системе.

Можно ли использовать ЭТК при поиске работы в других регионах России?

Да. ЭТК привязана к персональному идентификатору (ИНН/СНИЛС), поэтому её можно просматривать в любой точке страны через портал Госуслуг.

Какие технические требования у работника?

Для доступа к ЭТК нужен:

• Устройство с доступом в интернет (смартфон, планшет или компьютер).
• Учётная запись на портале Госуслуги (или в мобильном приложении).
• Активный телефон или e‑mail для получения кода подтверждения.

Как хранить бумажную трудовую книжку после перехода?

Работник может хранить её в личных архивах, но обязан обеспечить её сохранность, так как в ней содержатся сведения о периоде до 2020 года, которые не дублируются в ЭТК.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка»
• Официальный сайт Минтруда России – нормативные акты
• Контур;Экстерн – сервис для работодателей по работе с ЭТК
• Инфотекс Интернет Траст – «Электронная трудовая книжка 2025: вопросы и ответы»
• Образец заявления о переходе на ЭТК (PDF) – скачать

Переход на электронную трудовую книжку – простой и быстрый процесс, который даёт сотруднику уверенность в сохранности своих трудовых записей и облегчает взаимодействие с работодателями. Работник имеет полное право в любой момент оформить переход, а работодатель обязан выполнить его в течение трёх рабочих дней, обеспечив корректную запись в государственной системе.

Если вы только планируете начать работу в новой компании, уже сейчас уточните у HR‑отдела, как они работают с ЭТК, подготовьте заявление и получите доступ к своему электронному профилю. Это сэкономит время, избавит от бумажной волокиты и сделает ваш карьерный путь более прозрачным.

Помните: электронная трудовая книжка – ваш персональный, защищённый и всегда доступный «портрет профессионального опыта».