С 2025 г. в России действует новый порядок ведения трудовых книжек. Работодатели и работники могут переходить на электронную трудовую книжку (ЭТК), но при этом необходимо корректно оформить запись в бумажной трудовой книжке. В этой статье разберём, что такое ЭТК, какие данные в ней хранятся, как правильно сделать запись о переходе и какие юридические нюансы следует учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, доступный через портал Госуслуг. В нём фиксируются все места работы, должности, даты приема и увольнения, а также сведения о стаже и начислениях.
Как выглядит ЭТК?
В интерфейсе Госуслуг ЭТК выглядит как таблица с колонками:
- Дата приема
- Дата увольнения
- Организация
- Должность
- Отдел/подразделение
- Стаж
- Дополнительные сведения (премии, отчисления и т.д.)
Какие данные хранятся в ЭТК?
В электронном документе фиксируються:
- ФИО работника, ИНН, дата рождения.
- Сведения о каждом месте работы: дата начала, дата окончания, должность, отдел, начисленные оклады.
- Сведения о стаже, начислениях и удержаниях.
- Сведения о переходе на ЭТК (дата перехода, причина).
- Сведения о выдаче бумажной трудовой книжки (если применимо).
Преимущества и недостатки ЭТК
Преимущества
- Удобный доступ в любое время через Госуслуги.
- Автоматическое хранение и резервное копирование.
- Сокращение бумажных расходов.
- Быстрый обмен данными с налоговыми и пенсионными органами.
Недостатки и риски
- Зависимость от интернета и работы портала.
- Потенциальные проблемы с безопасностью данных.
- Необходимость обучения персонала.
- Возможность ошибок при вводе данных.
Кто должен вести электронные трудовые книжки?
Обязанность ведения ЭТК возлагается на работодателя. При приёме нового сотрудника он может выбрать бумажную или электронную форму. Если работник отказывается от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:
- Сделать запись о переходе в бумажной трудовой книжке.
- Выдать работнику бумажную копию на руки.
- Подача заявления о переходе в систему Госуслуг.
Как оформить новую ЭТК?
- Соберите у сотрудника заявление о переходе на электронную форму (ст. 2 закона 439‑ФЗ).
- Сделайте запись о приёме на работу в бумажной трудовой книжке (ст. 66.1 ТК).
- Сделайте запись о переходе на ЭТК в той же бумажной книжке.
- Выдайте бумажную трудовую книжку работнику на руки.
- Подача заявления в СФР (Служба Федеральной регистрации) в течение одного рабочего дня.
- После подтверждения перехода в системе Госуслуг, данные автоматически пополняются в ЭТК.
Как внести сведения в существующую ЭТК?
Для внесения новых записей в уже существующую ЭТК необходимо:
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуг.
- Выбрать раздел «Трудовая книжка» → «Внести запись».
- Заполнить форму: дата начала работы, дата окончания (если есть), должность, отдел, начисления.
- Подтвердить запись и отправить в систему.
- Проверить, что запись появилась в таблице ЭТК.
Юридические аспекты и частые ошибки
- Неправильная дата перехода: дата должна совпадать с датой, когда работник отказался от бумажной книжки.
- Отсутствие записи о выдаче бумажной книги: работодатель обязан выдать бумажную копию и зафиксировать это в книге.
- Неправильный формат данных: даты должны быть в формате ГГГГ‑ММ‑ДД.
- Необновлённые данные: если работодатель не обновляет ЭТК, это может привести к конфликту с налоговыми органами.
Подача отчётности
Ежегодно работодатель обязан подавать отчёт о состоянии ЭТК в налоговый орган. Это делается через портал Госуслуг в разделе «Отчётность».
Как исправить данные в ЭТК?
- Войдите в личный кабинет Госуслуг.
- Выберите «Трудовая книжка» → «Запросить исправление».
- Заполните форму с указанием ошибки и корректными данными.
- Прикрепите копию справки (если требуется).
- Отправьте запрос. После проверки данные будут исправлены.
Где работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Работник может:
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуг.
- Перейти в раздел «Трудовая книжка» → «Моя трудовая книжка».
- Скачать PDF‑версию или распечатать;
Часто задаваемые вопросы про электронную трудовую книжку
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? – Да, работник может отказаться, но работодатель обязан выдать бумажную копию и зафиксировать переход.
- Что делать, если я не получил бумажную копию? – Обратитесь в отдел кадров, чтобы они выдали копию и внесли запись о переходе.
- Можно ли использовать обе формы одновременно? – Да, но в бумажной книжке будет запись о переходе, а все дальнейшие записи будут только в ЭТК.
- Как быстро появятся данные в ЭТК после перехода? – Обычно в течение одного рабочего дня после подачи заявления в СФР.
- Какие документы нужны для исправления ошибок? – Копия справки о работе, заявление о исправлении, подтверждение даты.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадровой документации. Однако для корректного оформления записи в трудовой книжке необходимо соблюдать последовательность действий: сделать запись о приёме, запись о переходе, выдать бумажную копию и подать заявление в СФР. Соблюдение всех требований закона гарантирует, что данные в ЭТК будут достоверными и пригодными для проверки со стороны налоговых и пенсионных органов.