В трудовой книжке (ТК) каждая запись должна быть полностью оформлена в пределах одной страницы раздела «Сведения о работе». Однако в реальной практике часто возникает ситуация, когда в конце страницы остаётся только одна строка, а следующая запись требует более двух строк. В таком случае запись «Ознакомлена» (или любая другая) может быть перенесена на следующую страницу. Ниже приведены правила, рекомендации и пошаговая инструкция по корректному оформлению такой записи.
Что такое «Ознакомлена»?
Термин «Ознакомлена» обычно используется в ТК для обозначения того, что работник ознакомлен с трудовым договором, внутренним распорядком, инструкцией по технике безопасности и т.п. В большинстве случаев эта запись оформляется в разделе «Сведения о работе» в строке, где указывается дата начала работы, название организации и т.д.
Структура записи «Ознакомлена»
- Дата ознакомления
- Наименование документа, с которым работник ознакомлен (трудовой договор, ПВТР, инструкция и т.д.)
- Подпись руководителя
- Печать организации
Когда запись может быть перенесена на следующую страницу?
Согласно Постановлению МФР №225 «Об утверждении формы трудовой книжки» и Инструкции по ведению ТК, запись должна быть полностью оформлена в пределах одной страницы раздела «Сведения о работе». Однако в случае, если в конце страницы осталось только одна строка, допускается перенос начала записи на следующую страницу, при условии, что:
- На следующей странице есть свободные строки, достаточные для завершения записи.
- Перенос не приводит к нарушению последовательности записей (т.е. запись о приёме, увольнении, переводе и т.п. остаётся логически связанной).
- В начале следующей страницы указана дата начала новой записи, если это необходимо.
Если в конце страницы осталось только одна строка, то в ней можно записать только часть информации (например, начало названия организации). Далее, в начале следующей страницы, следует продолжить запись, завершив её полностью.
Как оформить перенос записи «Ознакомлена»?
Шаг 1. Оценка свободных строк
Подсчитайте, сколько строк осталось на текущей странице. Если их меньше, чем требуется для завершения записи, переходите к Шагу 2.
Шаг 2. Запись начала на текущей странице
Напишите только ту часть записи, которая помещается в оставшиеся строки. Например:
Ознакомл. с трудовым договором (часть названия организации)
Не добавляйте подписи и печати, если они не помещаются.
Шаг 3. Перенос на следующую страницу
На следующей странице в начале новой записи укажите дату начала работы (если это запись о приёме) или дату начала ознакомления. Затем завершите запись полностью:
Ознакомл. с трудовым договором ООО "РосТех" (полное название организации) Подпись руководителя: ___________ Печать: ___________
Примечание о печати и подписи
Если подпись и печать не помещаются на той же странице, они могут быть перенесены на следующую страницу, но в таком случае они должны быть размещены в той же строке, где завершена запись. Это не считается ошибкой, но желательно, чтобы подпись и печать находились в пределах одной страницы, если это возможно.
Как исправить ошибку при переносе записи?
Если в ТК была сделана ошибка, например, запись «Ознакомлена» была перенесена на следующую страницу без указания даты начала, то её необходимо признать недействительной и оформить новую запись.
- В графе 3 ТК отметьте «Запись недействительна».
- В следующей свободной строке оформите новую запись, соблюдая все требования к оформлению.
- Подпишите и поставьте печать.
Что делать, если в ТК остались только две свободные строки?
Согласно статье 56 Инструкции по ведению ТК, если в разделе «Сведения о работе» осталось только две свободные строки, то начало записи о приёме (или увольнении) должно быть сделано в ТК, а её продолжение перенесено во вкладыш (или на следующую страницу). В таком случае:
- На текущей странице укажите дату начала работы и часть названия организации.
- На следующей странице завершите запись, добавив подпись и печать.
Особенности электронных трудовых книжек
В электронных трудовых книжках (ЭТК) перенос записи на следующую страницу не требуется, так как запись оформляется в электронном виде и может занимать произвольное количество строк. Однако при импорте данных из бумажной ТК в ЭТК необходимо убедиться, что все поля заполнены корректно и нет пропусков.
Практический пример
Предположим, что в ТК у вас осталось только одна строка на странице 12. Вы хотите записать «Ознакомлена» с трудовым договором ООО «ТехСервис».
Страница 12: Ознакомл. с трудовым договором ООО "Тех
На следующей странице (Страница 13) вы завершаете запись:
Страница 13: Сервис" (полное название) Подпись руководителя: ___________ Печать: ___________
- Всегда проверяйте количество свободных строк перед записью.
- Если перенос неизбежен, начинайте запись на следующей странице с указанием даты.
- Подпись и печать должны быть размещены в той же строке, где завершена запись.
- При ошибке оформляйте новую запись, а старую отмечайте как недействительную.
- В электронных трудовых книжках перенос не требуется, но необходимо корректно заполнить все поля.
Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок в трудовой книжке, обеспечит её юридическую чистоту и позволит работодателю и работнику без проблем подтвердить факт ознакомления с необходимыми документами.