С 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который должен был завершится к 2025 году. Однако, по данным на 2026 год, процесс продолжается, и многие работники и работодатели всё ещё сталкиваются с вопросами о том, как правильно оформить переход. В этой статье мы подробно разберём:

• Что такое электронная трудовая книжка и её преимущества
• Кто обязан переходить на ЭТК
• Как правильно оформить переход на электронную трудовую книжку
• Пошаговая инструкция для работников и работодателей
• Частые ошибки и как их избежать

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Она содержит:

• Сведения о трудовой деятельности гражданина
• Информацию о местах работы, занимаемых должностях
• Дата приёма и увольнения
• Основания для увольнения
• Сведения о наградах и поощрениях

Преимущества электронной трудовой книжки

Переход на ЭТК имеет ряд преимуществ как для работников, так и для работодателей:

1. Для работников:
   • Отсутствие риска потери или порчи документа
   • Возможность в любой момент получить выписку о трудовом стаже через Госуслуги или СФР
   • Автоматическое обновление данных при смене работы
   • Удобный доступ к информации о стаже через личный кабинет на портале ПФР
2. Для работодателей:
   • Сокращение бумажного документооборота
   • Снижение риска ошибок при ведении трудовых книжек
   • Упрощение процесса приёма и увольнения сотрудников
   • Возможность интеграции с кадровыми системами (например, СБИС, 1С)

Кто обязан переходить на электронную трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66.1), переход на ЭТК регулируется следующим образом:

• С 1 января 2020 года: все новые работники, впервые трудоустраивающиеся, получают электронную трудовую книжку.
• С 1 января 2021 года: работники, имеющие бумажную трудовую книжку, могут подать заявление о переходе на ЭТК.
• К 2025 году: переход на ЭТК должен был завершиться, но по состоянию на 2026 год процесс продолжается.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Шаг 1: Подача заявления работником

Работник должен подать письменное заявление на имя работодателя с просьбой перевести его на электронную трудовую книжку. В заявлении можно использовать следующие формулировки:

• «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде»
• «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ»
• «Согласен на переход на электронную трудовую книжку»

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать:

• ФИО работника
• Должность
• Подпись
• Дата подачи

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она есть)

Если у работника есть бумажная трудовая книжка, работодатель должен:

1. Внести закрывающую запись о переходе на ЭТК.
2. Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
3. Выдать трудовую книжку работнику на руки.

Пример записи:

Шаг 3: Уведомление Пенсионного фонда

Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления уведомить Пенсионный фонд России о переходе сотрудника на ЭТК. Это можно сделать:

• Через портал Госуслуги
• Через личный кабинет на сайте ПФР
• Через специализированные кадровые системы (например, СБИС, 1С)

Шаг 4: Ведение электронной трудовой книжки

После перехода на ЭТК все записи о трудовой деятельности вносятся в электронную систему. Работодатель должен:

• Своевременно вносить данные о приёме, переводе и увольнении сотрудников
• Обеспечивать доступ сотрудников к их электронным трудовым книжкам
• Своевременно предоставлять сведения в ПФР

Пошаговая инструкция для работодателей

Для организаций переход на ЭТК должен быть организован в несколько этапов:

Этап 1: Подготовка приказа о переходе на ЭТК

Работодатель издаёт приказ о переходе на электронные трудовые книжки, который должен содержать:

• Перечень сотрудников, которые переходят на ЭТК
• Сроки перехода
• Ответственных лиц за организацию процесса

Этап 2: Информирование сотрудников

Работодатель обязан:

• Разместить информацию о переходе на ЭТК на корпоративном сайте или внутреннем портале
• Провести инструктаж с сотрудниками о порядке подачи заявлений
• Обеспечить доступ к бланкам заявлений

Этап 3: Сбор заявлений

Сотрудники подают заявления о переходе на ЭТК. Работодатель:

• Регистрирует заявления в журнале
• Проверяет правильность заполнения
• Подготавливает проект приказа о переходе

Этап 4: Внесение записей в бумажные трудовые книжки

Для сотрудников, у которых есть бумажные трудовые книжки, работодатель:

• Вносит закрывающую запись о переходе на ЭТК
• Заверяет запись подписью и печатью
• Выдаёт трудовую книжку сотруднику на руки

Этап 5: Уведомление ПФР

Работодатель в течение 5 рабочих дней уведомляет ПФР о переходе сотрудников на ЭТК через:

• Портал Госуслуги
• Личный кабинет на сайте ПФР
• Специализированные кадровые системы

Этап 6: Ведение электронных трудовых книжек

После перехода на ЭТК работодатель:

• Вносит данные о трудовой деятельности сотрудников в электронную систему
• Обеспечивает доступ сотрудников к их данным через личный кабинет
• Своевременно предоставляет сведения в ПФР

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Сотрудник может получить выписку из ЭТК в любое время через:

• Портал Госуслуги
• Портал СФР
• Личный кабинет на сайте ПФР

Для этого необходимо:

1. Авторизоваться на портале
2. Выбрать услугу «Получение выписки из электронной трудовой книжки»
3. Заполнить заявку и получить выписку в электронном виде

Частые ошибки при переходе на ЭТК и как их избежать

Ошибка 1: Несвоевременное уведомление ПФР

Проблема: Работодатель не уведомляет ПФР о переходе сотрудника на ЭТК в установленные сроки.

Решение: Уведомление должно быть отправлено в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления.

Ошибка 2: Неправильное оформление записи в бумажной трудовой книжке

Проблема: В бумажную трудовую книжку вносится неверная или неполная запись о переходе на ЭТК.

Решение: Используйте пример записи, приведённый выше, и убедитесь, что она заверена подписью и печатью.

Ошибка 3: Неинформирование сотрудников о возможности перехода на ЭТК

Проблема: Сотрудники не знают о возможности перехода на ЭТК и продолжают пользоваться бумажными трудовыми книжками.

Решение: Проведите инструктаж и разместите информацию о переходе на корпоративном портале.

Ошибка 4: Несвоевременное внесение записей в ЭТК

Проблема: Работодатель не вносит данные о трудовой деятельности сотрудников в электронную систему.

Решение: Вносите данные своевременно, чтобы избежать ошибок и спорных ситуаций.

Что делать, если работник не подал заявление о переходе на ЭТК?

Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку в обычном порядке. При этом:

• Нельзя принуждать сотрудника переходить на ЭТК
• Необходимо продолжать вносить записи в бумажную трудовую книжку
• При увольнении выдать бумажную трудовую книжку сотруднику

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений в России. Он позволяет снизить риски потери документов, упростить ведение кадрового учёта и сделать процесс более прозрачным для всех участников.

Для успешного перехода на ЭТК необходимо:

• Своевременно информировать сотрудников о возможности перехода
• Правильно оформлять заявления и записи в бумажных трудовых книжках
• Своевременно уведомлять Пенсионный фонд о переходе сотрудников
• Вести электронные трудовые книжки в соответствии с законодательством

Если у вас остались вопросы по переходу на электронную трудовую книжку, обратитесь к специалистам по кадровому учёту или в территориальное отделение Пенсионного фонда.