Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Сегодня, 23 мая 2026 года, электронная трудовая книжка (ЭТК) уже стала привычным инструментом для миллионов россиян. Однако вопросы о том, как именно «создать» этот документ и что делать тем, кто до сих пор ведет бумажный вариант, остаются актуальными.

В этой статье мы подробно разберем процесс перехода на электронный формат, развеем мифы о самостоятельном создании документа и ответим на главные вопросы, основываясь на актуальном законодательстве и статистике.

Что такое электронная трудовая книжка и можно ли её «создать» самостоятельно?

Важно сразу внести ясность: сотрудник не может самостоятельно «создать» или завести электронную трудовую книжку, как это происходит с личным кабинетом на портале Госуслуг. ЭТК — это цифровой аналог бумажного документа, который формируется и ведется работодателем.

Процесс выглядит следующим образом:

• Работодатель собирает данные о стаже сотрудника.
• Формирует отчетность в Пенсионный фонд России (СФР).
• На основе этих данных в информационной системе СФР формируется запись в электронной трудовой книжке.

Таким образом, «создание» ЭТК — это процесс перехода с бумажного носителя на цифровой, инициируемый заявлением работника и реализуемый работодателем.

Кто и когда должен был перейти на ЭТК?

Массовый переход на электронные трудовые книжки в России начался в 2020 году. Согласно законодательству:

1. Для тех, кто начал работать до 1 января 2020 года: Необходимо было до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю о выборе способа ведения трудовой книжки (электронная или бумажная).
2. Для новых сотрудников (принятых после 1 января 2020 года): Трудовые книжки на них заводятся только в электронном виде. Бумажный вариант им не ведется.

По данным статистики, почти 47 млн работающих россиян уже определились со способом ведения трудовой книжки. При этом лишь около 6 млн человек (примерно 13%) выбрали исключительно электронный формат, хотя их число продолжает расти благодаря удобству и невозможности потерять или испортить документ.

Пошаговая инструкция: Как работнику перейти на электронную трудовую

Если вы работаете в организации и ранее не подавали заявление о переходе на ЭТК, или если вы только что устроились на работу, алгоритм действий зависит от вашей ситуации.

Ситуация 1: Вы работаете давно и не писали заявление в 2020 году

Согласно разъяснениям Минтруда (письмо от ), если вы отказались от бумажной трудовой книжки (или не выбрали её вовремя), это решение считается окончательным в пользу бумажного формата. Однако, вы все еще можете инициировать переход, написав заявление работодателю. Работодатель обязан будет передать сведения в СФР, и с момента внесения первой электронной записи ваша трудовая станет вестись в цифровом виде.

Ситуация 2: Вы новый сотрудник (приняты в 2026 году)

Если вы впервые устраиваетесь на работу или у вас нет стажа до 2020 года:

• Вам не нужно писать заявление о выборе формата.
• Работодатель обязан вести вашу трудовую только в электронном виде.
• Бумажная трудовая книжка вам не заводится.
• При трудоустройстве вы должны предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из СФР), если у вас был предыдущий опыт работы.

Роль работодателя: Как оформить переход

Для кадровых служб и бухгалтерий процесс оформления перехода сотрудника на ЭТК строго регламентирован:

1. Получение заявления. Работник пишет заявление в свободной форме с просьбой вести трудовую книжку в электронном виде.
2. Фиксация в журнале. Заявление регистрируется в журнале учета входящей документации.
3. Передача данных в СФР. Работодатель включает сведения о выборе формата в отчетность (форма ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД) в следующем после подачи заявления отчетном периоде.
4. Выдача бумажной книжки. После подачи отчета в СФР работодатель обязан выдать работнику его бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью о переходе на электронный формат.

Важно: Если новый сотрудник сразу же при трудоустройстве изъявил желание перейти на электронную трудовую книжку, без бумажной все-таки тоже не обойтись, если у него есть стаж до 2020 года. Бумажную книжку необходимо принять, внести запись о переходе и вернуть владельцу.

Преимущества электронной трудовой книжки

Почему более 277 тысяч жителей различных регионов (например, Приангарья) и миллионы других россиян уже выбрали ЭТК?

• Безопасность. Электронную книжку невозможно потерять, порвать, испачкать или потерять вкладыш.
• Доступность. Выписку из ЭТК можно получить в любое время через портал Госуслуг, в клиентской службе СФР или в МФЦ.
• Актуальность. Данные обновляются практически в реальном времени после сдачи отчетности работодателем.
• Упрощение процедур. При устройстве на новую работу не нужно нести оригинал бумажной книжки, достаточно предоставить выписку.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Нет. Если вы выбрали электронную трудовую книжку (или не сделали выбор в пользу бумажной до конца 2020 года, работая на тот момент), вернуться к ведению бумажного варианта невозможно. Это решение необратимо.

Что делать, если в электронной трудовой ошибка?

Необходимо обратиться к работодателю, допустившему ошибку. Он обязан подать корректирующий отчет в СФР. Если организация ликвидирована, вопрос решается через архивные справки и обращение в территориальный орган СФР.

Нужно ли заверять электронную трудовую?

Электронная трудовая книжка заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченных лиц при формировании отчетов. Для работника выписка, полученная через Госуслуги, является юридически значимым документом без дополнительного заверения печатью.

Переход на электронные трудовые книжки — это неизбежный этап развития трудового законодательства РФ. Хотя полный отказ от бумажного документооборота, по прогнозам экспертов, окончательно сформируется ближе к 2025–2026 годам, уже сейчас ЭТК является основным способом учета стажа.

Не бойтесь цифровизации: электронная трудовая книжка — это ваш надежный гарант сохранности трудового стажа в XXI веке. Если вы еще не определились с форматом или у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в клиентскую службу Социального фонда России.