С 2021 года в Российской Федерации действует возможность вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК). Это упрощает учёт трудовой деятельности, снижает риск потери документа и ускоряет получение выписок. Для перехода на электронный формат сотруднику необходимо подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном варианте. Ниже подробно рассмотрены все этапы этого процесса, правовое регулирование, образец заявления и практические рекомендации.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в информационной системе Социального фонда России (СФР). В неё вносятся все кадровые события: приём на работу, переводы, увольнения, награждения и т.д.
- Доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуги;
- Работодатель обязан ежемесячно передавать сведения в СФР в электронном виде;
- При наличии бумажной книжки работодатель ведёт обе версии одновременно.
Когда нужно подавать заявление
Заявление подаётся в следующих случаях:
- При первом трудоустройстве, если сотрудник желает вести только электронную книжку;
- При переходе с бумажной на электронную форму ведения трудовой книжки;
- При восстановлении утерянной или повреждённой бумажной книжки, когда сотрудник предпочитает электронный вариант.
Согласно информации из источников (ГАРАНТ.РУ, Е‑Офис 24 и др.), лица, которые не успели подать заявление до установленной даты, могут сделать это в любое время, обратившись к работодателю по основному месту работы.
Правовое основание
Основные нормативные акты, регулирующие ведение ЭТК:
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (в части ведения сведений о трудовой деятельности);
- Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде»;
- Постановление Правительства РФ от № 2154 «О переходе на электронные трудовые книжки».
Эти документы устанавливают порядок подачи заявления, сроки его рассмотрения и выдачи выписки из ЭТК.
Как оформить заявление
Заявление составляется в письменной форме и может быть подано:
- Лично в отдел кадров (бумажный вариант);
- Через электронный документооборот (например, в системе 1С:Кабинет сотрудника);
- Через личный кабинет на портале Госуслуги (в разделе «Услуги → Справки и выписки → Выписка из электронной трудовой книжки»).
Структура заявления
Заявление должно содержать следующие реквизиты:
- Шапка: наименование организации, её адрес, ИНН/КПП (если требуется);
- ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение;
- Номер и дата документа (заявления);
- Текст просьбы: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде и выдать мне выписку из электронной трудовой книжки»;
- Указание желаемого формата получения выписки (на бумаге или в электронном виде);
- Дата и подпись сотрудника;
- При необходимости – приложение (копия паспорта, СНИЛС).
Образец заявления
ООО «Ромашка» ИНН 7701234567 КПП 770101001 г. Москва, ул. Примерная, д. 10 Заявление № 2026/05/22-01 от Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности менеджера по продажам отдела продаж ООО «Ромашка», прошу: Вести мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) в соответствии с действующим законодательством; Выдать мне выписку из электронной трудовой книжки в электронном виде (через личный кабинет на портале Госуслуги).
При подаче через электронные системы достаточно заполнить форму, где поля соответствуют перечисленным пунктам.
Порядок рассмотрения заявления работодателем
После получения заявления работодатель обязан:
- В течение трех рабочих дней внести запись о переходе на электронную форму ведения трудовой книжки в свою внутреннюю систему кадрового учёта;
- Начать ежемесячно передавать сведения о сотруднике в Социальный фонд России в электронном формате;
- При наличии бумажной трудовой книжки выдать её сотруднику на руки с отметкой о подаче заявления (см. пункт «Выдача бумажной книжки» ниже).
Получение выписки из электронной трудовой книжки
Выписка – это документ, подтверждающий сведения о трудовой деятельности, содержащиеся в ЭТК. Её можно получить следующими способами:
- Через портал Госуслуги:
- Авторизоваться;
- Перейти в раздел «Услуги → Справки и выписки → Выписка из электронной трудовой книжки»;
- Указать период, за который нужна выписка, и отправить запрос.
- Через работодателя:
- Подать письменное заявление с указанием желаемого формата (бумажный или электронный);
- Работодатель готовит выписку в течение трех рабочих дней и выдаёт её сотруднику.
- Через личный кабинет в системе 1С:Кабинет сотрудника (если работодатель использует данную программу).
Согласно информации от Е‑Офис 24, на подготовку и выдачу справки у компании отводится три рабочих дня.
Особенности ведения обеих версий книжки
Если сотрудник сохраняет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Вносить данные одновременно в электронную и бумажную версии;
- При переходе на ЭТК выдать бумажную книжку на руки с записью о подаче заявления (ст. 66 ТК РФ, разъяснения ГАРАНТ.РУ).
Это гарантирует, что при любых проверках у сотрудника будет актуальный документ в любой форме.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли подавать заявление, если я устраиваюсь на работу впервые?
Нет. При первом трудоустройстве сотрудник может сразу выбрать электронный формат ведения трудовой книжки, заполнив соответствующее поле в заявлении о приёме на работу.
Можно ли вернуться к бумажной книжке после перехода на ЭТК?
Да. В любой момент сотрудник может подать заявление о возврате к бумажной форме ведения трудовой книжки. Работодатель обязан обеспечить ведение обеих версий одновременно.
Что делать, если в ЭТК обнаружены ошибки?
Сотрудник направляет работодателю заявление о внесении исправлений, указывая неверные сведения и прилагая подтверждающие документы (например, копии приказов о приёме, переводе, увольнении). Работодатель в течение трёх рабочих дней исправляет данные в СФР.
Где можно посмотреть свою электронную трудовую книжку?
В личном кабинете на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность») либо через запрос выписки, как описано выше.
Нужно ли нотариально заверять заявление?
Нет. Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде заверяется только подписью сотрудника (и, при необходимости, печатью организации).
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к современному, прозрачному и безопасному учёту трудовой деятельности. Заявление о ведении ЭТК оформляется просто, рассматривается в короткие сроки, а получение выписки становится доступным в несколько кликов через государственные сервисы. Соблюдая представленные рекомендации и следуя нормативным актам, сотрудник и работодатель обеспечат корректное ведение трудовых записей и избежат возможных споров в будущем.
Будьте внимательны при заполнении заявления, сохраняйте копии всех поданных документов и регулярно проверяйте сведения в своей электронной трудовой книжке через Госуслуги или у своего работодателя.