Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный способ хранения сведений о трудовой деятельности, который заменяет традиционную бумажную форму. С 1 января 2020 г. работодатели обязаны формировать такие сведения в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд РФ. Чтобы работник мог воспользоваться этим сервисом, необходимо подать письменное заявление. В статье рассмотрим, какие нормативные акты регулируют процесс, какие требования к заявлению, а также пошаговый алгоритм его оформления.

Правовая база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит институт электронных трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – работник имеет право получать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде.
• Письмо Минтруда РФ № 14‑2/ООГ‑10180 от  г. – переход с бумажной на электронную форму возможен только в одну сторону.
• Письмо Минтруда РФ № 14‑6/ООГ‑5052 от  г. – уточняет порядок выдачи бумажной книжки после подачи заявления.
• Приказ ФНС № Э‑ЭТК‑2025 от  г. – регламентирует форму и сроки подачи заявления.

Кто может подать заявление?

Заявление может подать любой работник, у которого есть основной договор о трудоустройстве (полный, частичный, срочный, проектный). Важно, что заявление подаётся по основному месту работы, в т.ч. в момент приема на работу.

Сроки подачи заявления

1. С 1 января 2020 г. по 31 декабря 2020 г. – обязательный срок подачи заявления (выбор между бумажной и электронной формой).
2. Если работник не успел подать заявление в указанный период, он может сделать это в любое время, подав письменное заявление работодателю.
3. После подачи заявления работодатель обязан оформить запись в бумажной трудовой книжке и выдать её работнику в течение трёх рабочих дней.

Как правильно оформить заявление

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

• Шапка: «Работнику (ФИО)» или «Кому: (наименование организации)»;
• Дата подачи заявления;
• Полные ФИО работника, должность, табельный номер (если есть);
• Текст заявления – чёткое указание выбора (переход на электронную трудовую книжку или сохранение бумажной формы);
• Подпись работника.

Пример заявления

Работнику ООО «Пример»,
от Иванова Ивана Ивановича,
должность – инженер‑программист,
таб. № 12345.

«Прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в электронный
вид (ЭТК) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ.
Согласен(на) получать выписки из электронной трудовой книжки через
Личный кабинет на портале государственных услуг.»

Подпись: ___________________

Обязанности работодателя

• Принять заявление и в течение трёх рабочих дней внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку.
• Выдать работнику бумажную трудовую книжку (если она ещё не была выдана) с записью о подаче заявления.
• Внести сведения о работнике в электронный реестр ПФР (форма ЕФС‑1).
• Обеспечить работнику доступ к выписке из ЭТК через портал госуслуг или корпоративный сервис.

Что делать, если сведения в ЭТК неполные?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник имеет право направить работодателю письменное заявление о корректировке сведений. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней исправить ошибки и уведомить работника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Нет. Письмо Минтруда от № 14‑2/ООГ‑10180 чётко фиксирует, что переход на электронную форму является необратимым. После перехода работник может только продолжать вести ЭТК.

Нужен ли отдельный документ «Заявление о выдаче бумажной трудовой книжки»?

Да. Если у работника ещё нет бумажной книжки, после подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней. Для этого оформляется отдельное заявление «о выдаче бумажной трудовой книжки».

Можно ли подать заявление электронным способом?

Теоретически – да, если в организации предусмотрена электронная система документооборота, но в большинстве случаев требуется бумажный оригинал с подписью работника.

Какие последствия, если работник не подал заявление до ?

Работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде, но работник может подать заявление в любой момент позже. После подачи переход будет осуществлён в соответствии с текущими правилами.

Пошаговый алгоритм подачи заявления

1. Подготовьте текст заявления (см. пример выше).
2. Распечатайте документ и подпишите его.
3. Передайте заявление в отдел кадров (или непосредственно руководителю).
4. Получите расписку о приёме заявления (если требуется).
5. В течение трёх рабочих дней ожидайте запись в бумажной трудовой книжке и выдачу её на руки.
6. Проверьте в личном кабинете на портале госуслуг наличие выписки из ЭТК.
7. При обнаружении ошибок – направьте корректирующее заявление.

Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации трудовых отношений. Он упрощает доступ к сведениям о стаже, ускоряет процесс получения выписок и снижает риск потери документов. Однако для корректного перехода необходимо строго соблюдать законодательные требования, правильно оформить заявление и выполнить обязательства работодателя. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете без проблем оформить переход на ЭТК и пользоваться всеми её преимуществами.

Дата публикации:  г.