В 2026 году институт трудовых книжек в России окончательно трансформировался, однако бумажный документ не исчез полностью․ Ключевым элементом взаимодействия между работником и работодателем в вопросах учета стажа стало заявление работника․ Именно воля сотрудника определяет формат ведения его трудовой истории: будет ли она вестись исключительно в электронном виде или сохранится бумажный аналог․
В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), как получить бумажную на руки и какие сроки должен соблюдать работодатель․
Электронная трудовая книжка: основы и выбор формата
С 1 января 2020 года в России действует механизм электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР)․
На текущий момент (2026 год) действуют следующие правила выбора формата:
Сотрудники, принятые на работу до 1 января 2021 года: Они имели право выбрать формат ведения книжки (бумажный или электронный)․ Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК ранее, он может сделать это в любое время, написав соответствующее заявление работодателю по основному месту работы․
Сотрудники, принятые на работу впервые после 31 декабря 2020 года: Для них бумажные трудовые книжки не оформляются вовсе․ Вся информация ведется только в электронном виде, и никаких дополнительных заявлений от них не требуется․
> Важно: Если работник, имевший право выбора, не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку наравне с электронной․
Как оформить переход на электронную трудовую книжку
Если сотрудник решил отказаться от бумажного носителя и перейти на цифровой формат, он должен проявить инициативу․ Работодатель не имеет права принудительно переводить работников на ЭТК без их письменного волеизъявления (за исключением новых сотрудников, у которых бумажных книжек быть не может)․
Алгоритм действий:
Подача заявления: Работник пишет заявление в свободной форме или по образцу, утвержденному в организации․ В документе выражается просьба предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
Регистрация заявления: Работодатель регистрирует входящий документ․
Внесение записи в бумажную трудовую: Если у работника велась бумажная книжка, работодатель обязан внести в нее запись о поданном заявлении․
- Пример формулировки: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ»․
Выдача бумажной книжки: После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки․
Отчетность: С этого момента работодатель передает сведения о трудовой деятельности сотрудника только в электронном виде (форма СЗВ-ТД/ЕФС-1)․
Выдача бумажной трудовой книжки на руки
Один из самых частых вопросов касается ситуации, когда работник хочет забрать свою бумажную трудовую книжку, чтобы хранить ее самостоятельно, продолжая работать в электронном формате․
Согласно актуальному законодательству РФ:
- Работник вправе в любой момент подать письменное заявление о выдаче ему бумажной трудовой книжки․
- Срок выдачи: Работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления․
- Фиксация факта выдачи: В самой трудовой книжке (перед выдачей) и в журнале учета движения трудовых книжек делается соответствующая запись о том, что книжка выдана работнику на руки в связи с подачей заявления о переходе на ЭТК․
> Совет работодателю: При выдаче трудовой книжки обязательно возьмите с работника расписку в получении документа или сделайте запись в журнале учета с его подписью․ Это обезопасит компанию в случае споров о потере документа․
Ситуация при приеме на работу: что делать новичку?
При заключении трудового договора впервые (после 2020 года) бумажная трудовая книжка не оформляется․ Работодатель обязан:
Зарегистрировать сотрудника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если счет еще не открыт)․
Начать формировать электронную трудовую книжку․
Передавать отчетные данные в СФР․
Если же на работу устраивается человек, который ранее уже работал, но не имеет при себе бумажной трудовой (например, она у него на руках, так как он ранее перешел на ЭТК), он должен предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности (выписку СТД-Р или СТД-СФР)․ На основании этих данных работодатель продолжит вести его электронную историю․
Что делать, если трудовая книжка нужна временно?
Даже если бумажная трудовая книжка хранится у работника (после перехода на ЭТК), могут возникнуть ситуации, когда она требуется (например, для оформления визы или кредита, где требуют бумажный оригинал)․
- Работодатель не хранит бумажную книжку такого сотрудника․
- Если работнику нужна выписка из электронной трудовой, он может получить ее:
- У работодателя (форма СТД-Р)․
- В клиентской службе СФР․
- Через портал «Госуслуги»․
- Если же необходим именно бумажный оригинал, который находится у работника на руках, работодатель не может его «выдать», так как документ уже у сотрудника․ Работник просто использует имеющийся у него документ․
Однако, если речь идет о ситуации, когда бумажная книжка еще у работодателя (сотрудник не писал заявления о переходе), но сотруднику нужно ее получить временно (например, для пенсии), работодатель обязан выдать ее под расписку и вернуть обратно после использования, либо (по согласованию) работник может написать заявление о переходе на ЭТК и забрать книжку навсегда․
Ответственность и хранение документов
Работодатель обязан хранить:
Заявления работников о выборе способа ведения трудовой книжки (переход на ЭТК или сохранение бумажной)․
Квитанции и уведомления о почтовой отправке (если трудовая книжка высылалась почтой после увольнения или по заявлению)․
В случае потери работником бумажной трудовой книжки, он должен немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы․ Работодатель выдает работнику справку о периоде работы у данного работодателя․ Восстановлением записей предшествующих периодов работник занимается самостоятельно, обращаясь к прежним работодателям․
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли вернуться обратно на бумажную трудовую?
Нет․ Законодательство предусматривает однократный выбор․ Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получил бумажную на руки, обратный переход невозможен; Все дальнейшие записи будут вноситься только в электронном виде․
Что будет, если работник не написал никакого заявления?
- Для тех, кто работал до 2021 года: работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной․
- Для новых сотрудников (после 2020 года): ведется только электронная книжка․
Как проверить, что у кандидата электронная трудовая?
При приеме на работу кандидат должен предоставить сведения о трудовой деятельности (выписку СТД-Р или СТД-СФР)․ Если бумажной трудовой книжки у него нет, и он не является новичком на рынке труда, это означает, что он уже перешел на ЭТК․ Работодатель обязан запросить эту выписку для корректного продолжения стажа․
Заявление работника о формате ведения трудовой книжки, это фундаментальный документ в кадровом делопроизводстве 2026 года․ Он фиксирует выбор сотрудника и определяет порядок действий работодателя․
Главные правила для всех участников процесса:
- Работнику: Внимательно следите за своим выбором․ Если вы хотите хранить бумажную книжку дома, напишите заявление․ Если хотите, чтобы она лежала в отделе кадров — не пишите заявление о переходе на ЭТК (если вы работали до 2021 года)․
- Работодателю: Строго соблюдайте сроки (3 дня на выдачу книжки), правильно вносите записи и храните оригиналы заявлений работников как доказательство правомерности своих действий․
Цифровизация трудовых отношений призвана упростить жизнь гражданам, сделав стаж прозрачным и доступным в любой точке мира, но знание бумажных процедур по-прежнему остается необходимым навыком для грамотного управления персоналом․