С 2021 года в России действует возможность вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК). Это упрощает учёт трудовой деятельности, снижает риск потери документов и ускоряет взаимодействие с государственными сервисами. Ниже представлен подробный обзор, как оформить электронную трудовую книжку, где взять образец бесплатно и какие шаги необходимы для перехода с бумажного носителя на цифровой.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной ТК, хранящийся в единой государственной информационной системе «Социальное страхование» (Фонд социального страхования). В неё вносятся все сведения о приёме, переводе, увольнении, награждениях и других кадровых мероприятиях.

• Юридическая сила: равна бумажной книжке (ст. 66 ТК РФ).
• Доступ: сотрудник может просматривать свою ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе работодателя.
• Конфиденциальность: данные защищены в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».

Преимущества перехода на ЭТК

1. Сокращение бумажного оборота: нет необходимости печатать, хранить и пересылать физические документы.
2. Быстрое получение справок: форма СТД‑Р выдаётся мгновенно в электронном виде.
3. Минимизация ошибок: автоматические проверки заполняемых полей снижают риск опечаток.
4. Экономия времени: оформление приёма/увольнения занимает считанные минуты.
5. Доступность: сотрудники могут видеть свою трудовую историю в любое время через «Госуслуги».

Как перейти с бумажной трудовой книжки на электронную?

Переход возможен в любой момент по инициативе сотрудника. Ниже – пошаговая инструкция, основанная на рекомендациях Системы Кадры (замруководителя Роструда Ивана Шкловца).

1. Подача заявления: сотрудник пишет заявление работодателю о желании вести трудовую книжку в электронном виде (образец заявления можно скачать бесплатно в разделе «Образцы документов»).
2. Закрывающая запись в бумажной ТК: кадровая служба делает последнюю запись о переходе на ЭТК (см. образец ниже). Запись заверяется подписью руководителя и печатью организации.
3. Внесение данных в ЭТК: работодатель передаёт сведения в Фонд социального страхования через личный кабинет работодателя или через систему «Госуслуги».
4. Подтверждение: после загрузки данных сотрудник получает уведомление о successful импорте и может просматривать свою электронную трудовую книжку.
5. Хранение бумажного документа: бумажная ТК остаётся у сотрудника, но отдел кадров больше не несёт за неё ответственности.

Образец заполнения электронной трудовой книжки (бесплатно)

Ниже представлен типовой шаблон записи, который можно использовать при различных кадровых мероприятиях. Все поля соответствуют требованиям Приказа Минтруда России № 320н от .

Запись о приёме на работу

Основание: трудовой договор № 123‑от‑
Должность: специалист по работе с клиентами
Подразделение: отдел продаж
Тарифный разряд (если есть): 4
Примечание: принят на основании приказа № 45 от 

Запись о переводе на другую должность

Основание: приказ № 102 от о переводе
Предыдущая должность: специалист по работе с клиентами
Новая должность: старший специалист по работе с клиентами
Подразделение: отдел продаж (без изменений)

Запись об увольнении по собственному желанию

Основание: заявление сотрудника от 
Должность на момент увольнения: старший специалист по работе с клиентами
Трудовой стаж в организации: 2 года 8 месяцев
Примечание: расчёт произведён полностью, трудовая книжка выдана на руки

Запись о переходе на электронный формат (закрывающая запись в бумажной ТК)

Основание: заявление сотрудника о переходе на ЭТК от 
Сведения: с данного момента ведение трудовой книжки осуществляется в электронном виде в системе Фонда социального страхования.
Подпись руководителя: ______________________
Печать организации: [ place for stamp ]

Все представленные образцы можно скачать бесплатно в виде Word‑ или PDF‑файлов на официальном портале Системы Кадры после регистрации (доступ предоставляется на три дня).

Где получить бесплатный образец электронной трудовой книжки?

• Система Кадры: после регистрации предоставляет доступ к более чем 5000 бланкам, включая образцы заполнения ЭТК, заявления о переходе, приказы о введении электронных трудовых книжек и уведомления сотрудников.
• Портал «Госуслуги»: в личном кабинете есть раздел «Трудовая деятельность», где можно выгрузить свою ЭТК в формате PDF и использовать её как образец для заполнения.
• Сайт Фонда социального страхования (ФСС): размещает методические рекомендации и примеры заполнения разделов ЭТК.

Для быстрого старта рекомендуем:

1. Перейти на kadry-system.ru (пример ссылки).
2. Зарегистрироваться, указав e‑mail и номер телефона.
3. Получить три дня бесплатного доступа и скачать нужные шаблоны.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?

Да, сотрудник в любой момент может подать заявление о возврате к бумажному варианту. В этом случае работодатель делает запись о переходе обратно на бумажную ТК и выдаёт её сотруднику.

Нужно ли заверять электронную трудовую книжку печатью организации?

Нет. ЭТК хранится в государственной информационной системе и имеет юридическую силу без дополнительных печатей. Печать требуется только для закрывающей записи в бумажной ТК при переходе.

Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке?

Сотрудник подаёт заявление работодателю о внесении исправлений (форма СТД‑Р). Работодатель направляет корректирующие сведения в ФСС. После подтверждения изменения отражаются в личном кабинете сотрудника.

Сколько времени хранится электронная трудовая книжка?

Данные хранятся бессрочно в рамках государственной системы социального страхования, пока не будет подано заявление об annihilation (уничтожении) по истечении установленного срока хранения личных данных (50 лет после смерти гражданина).

Электронная трудовая книжка – это современный, надёжный и удобный инструмент учёта трудовой деятельности, который уже доступен каждому работнику и работодателю. Переход на ЭТК экономит время, снижает риск потери документов и упрощает взаимодействие с государственными сервисами. Используя бесплатные образцы и пошаговые инструкции из Системы Кадры, вы сможете оформить все необходимые записи быстро и без ошибок.

Не откладывайте переход на цифровой формат – начните уже сегодня, получив бесплатный доступ к шаблонам и рекомендациям, и сделайте ведение трудовой книжки простым и прозрачным процессом для всей вашей организации.