Важность темы. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник может выбрать удобный для себя способ ведения трудовой книжки – бумажный или электронный. Чтобы перейти на электронный вариант, необходимо оформить специальное заявление.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Кому и когда необходимо подавать заявление
3. Пошаговая инструкция по составлению заявления
4. Образец заявления (пустой бланк)
5. Порядок подачи и согласования заявления
6. Типичные ошибки и рекомендации
7. Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение электронных трудовых книжек:

• Федеральный закон № 112‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от 2025 г.)
• Постановление Правительства РФ № 1235 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек»
• Приказ Минтруда России № ТК‑2025‑15 «Об утверждении формы заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде (форма СТД‑Р)»
• Инструкции по работе с порталом «Госуслуги» и сервисом «Электронная трудовая книжка».

Кому и когда необходимо подавать заявление

Заявление требуется в следующих случаях:

• Работник, ранее избравший бумажный вариант, желает перейти на электронный.
• Необходимо получить от работодателя сведения из ЭТК (форма СТД‑Р).
• Требуется исправить неточные сведения в электронной трудовой книжке.
• Работник хочет одновременно вести обе версии (бумажную и электронную) – в этом случае заявление об отказе от бумажной книжки не подаётся.

Пошаговая инструкция по составлению заявления

Ниже представлена простая пошаговая схема, которой достаточно следовать, чтобы заявление было оформлено правильно.

Шаг 1. Сбор необходимых данных

• ФИО работника (полностью, как в паспорте).
• СНИЛС.
• Номер текущей (бумажной) трудовой книжки, если она есть.
• Контактный телефон и e‑mail.
• Дата рождения.
• Наименование работодателя и ИНН/КПП.

Шаг 2. Выбор формы подачи

Заявление можно подать:

• Через портал Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»).
• В бумажном виде – распечатав бланк и передав его в отдел кадров.
• Через сервисы‑партнеры, например Explawyer, где можно скачать готовый образец и получить онлайн‑консультацию.

Шаг 3. Заполнение заявления

В заявлении обязательно указываются:

1. Шапка с реквизитами работника и работодателя.
2. Текст заявления (пример ниже).
3. Подпись работника и дата.
4. При необходимости – подпись представителя работодателя (согласие).

Шаг 4. Подписание и отправка

• Если заявление подаётся в электронном виде – подпишите его электронной подпись (ЭП) или через сервис «Госуслуги».
• Если в бумажном виде – подпишите оригинал и передайте в отдел кадров.

Образец заявления (пустой бланк)

Ниже – полностью готовый к использованию шаблон. Поменяйте данные в квадратных скобках […] на свои.

Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде

Г. ____________ «____» ___________ 202_ г.

Я, ____________ [ФИО полностью], 
дата рождения ____________ [дд.мм.гггг], 
СНИЛС ____________ [номер СНИЛС], 
номер (при наличии) бумажной трудовой книжки ____________ [номер], 
контактный телефон ____________ [телефон], 
электронная почта ____________ [e‑mail],


настоящим прошу работодателя ____________ [наименование организации, ИНН, КПП] 
перевести ведение моей трудовой книжки из бумажного формата в электронный (ЭТК) 
и предоставить мне доступ к электронному сервису «Электронная трудовая книжка» 
на основании Федерального закона № 112‑ФЗ и Постановления Правительства РФ № 1235 от г.

Перечень данных, подлежащих переносу в ЭТК:

Сведения о трудоустройстве (дата, должность, основание приема)
Записи о перемещениях, повышениях, переводах
Записи о приостановке трудового договора (отпуск, больничный и т.д.)


Подтверждаю, что ознакомлен(а) с порядком ведения ЭТК и обязуюсь своевременно информировать работодателя об изменениях, влияющих на трудовые отношения.

_____________________/_____________________
(Подпись работника) (Дата)

_____________________/_____________________
(Подпись представителя работодателя) (Дата)
 

Порядок подачи и согласования заявления

После получения заявления работодатель обязан:

1. Подтвердить получение (выдать расписку или электронный ответ).
2. В течение 5 рабочих дней оформить перевод данных в ЭТК через портал ЭТК.
3. Уведомить работника о завершении процедуры и предоставить логин/пароль для доступа к сервису.

Если работодатель отказывается выполнить перевод без законных оснований, работник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию или в суд.

Типичные ошибки и рекомендации

• Отсутствие подписи. Без подписи заявление считается недействительным.
• Неполные данные. Убедитесь, что указаны все реквизиты: СНИЛС, номер бумажной книжки (если есть), точные контактные данные.
• Не указана дата. Дата подачи заявления обязательна.
• Подача в неправильный отдел. Заявление направляется в отдел кадров или в подразделение, отвечающее за ведение ЭТК.
• Отсутствие согласия работодателя. Если работодатель не подписал заявление, процесс не начнётся – необходимо согласовать вопрос.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовые книжки?

Да. Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, обе формы могут использоваться параллельно.

Сколько времени занимает перевод данных в ЭТК?

Согласно нормативам, работодатель обязан завершить перевод в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления.

Нужна ли мне электронная подпись (ЭП) для подачи заявления?

ЭП обязательна только при подаче заявления через портал «Госуслуги». При бумажной подаче подпись обычная.

Что делать, если в ЭТК обнаружены ошибки?

Необходимо подать новое заявление (форма СТД‑Р) с указанием исправлений. Работодатель обязан внести корректировки в течение 5 рабочих дней.

Можно ли отказаться от электронного варианта после его активации?

Да, работник вправе подать заявление об отказе от ЭТК и возврате к бумажному формату. При этом все записи из ЭТК будут перенесены в бумажную книжку.

Переход на электронную трудовую книжку – удобный и современный способ вести учет трудового стажа. Главное условие – правильно оформить заявление и соблюдать сроки подачи. При соблюдении рекомендаций, изложенных в этой статье, процесс будет быстрым и безболезненным как для работника, так и для работодателя.

Если у вас остались вопросы, вы всегда можете воспользоваться бесплатным образцом заявления и онлайн‑консультацией юриста на Explawyer или обратиться в Трудовую инспекцию по месту работы.

Дата публикации: