С 1 января 2021 года в России действует переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Вопрос, который часто задают как работники, так и работодатели, заключается в том, необходимо ли подавать заявление на ведение ЭТК и какие последствия могут возникнуть, если это сделать не вовремя.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционного бумажного документа. Она хранится в системе Федерального агентства по труду (ФАТ) и доступна через портал Госуслуги. В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания трудоустройства, названия организаций, должности, сведения о стаже и т.д.
Поскольку физического носителя нет, при необходимости можно получить выписку из ЭТК в виде обычного документа на нескольких страницах формата A4.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1) предусматривает возможность перехода на электронный формат.
- Письмо Минтруда от 10 апреля 2023 года (№ 14‑6/ООГ‑2661) подтверждает, что работник может запросить выдачу ЭТК без обязательного запроса работодателя.
- КонсультантПлюс отмечает, что работник сохраняет право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Когда нужно подавать заявление?
Согласно КонсультантПлюс:
- Если вы не подали заявление до 31 декабря 2020 года, то вы можете сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в т.ч. при трудоустройстве.
- Если вы начали трудоустройство после 1 января 2021 года, то трудовую книжку оформляют только в электронном виде — бумажный вариант не требуется.
- Если вы имели бумажную трудовую книжку до 1 января 2021 года, то можете подать заявление о переходе на ЭТК, чтобы сохранить официальную запись.
Как подать заявление?
Существует два основных способа:
Письменное заявление работодателю
Составьте заявление в свободной форме, в котором укажите:
- ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС;
- Текущую должность и место работы;
- Пожелание перейти на электронную трудовую книжку;
- Подпись и дата.
Подача может быть как лично, так и через электронную почту/систему документооборота работодателя.
Онлайн-заявление через Госуслуги
- Авторизуйтесь на портале Госуслуги.
- Перейдите в раздел «Справки и выписки».
- Выберите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Заполните форму, указав ИНН, СНИЛС и данные о работодателе.
- Отправьте запрос. В течение 3–5 рабочих дней ваш работодатель получит электронную запись.
Если у вас нет бумажной трудовой книжки, то такой запрос позволяет сразу получить электронный документ.
Что происходит после подачи заявления?
- Работодатель получает уведомление о необходимости оформить запись в ЭТК.
- В системе ФАТ автоматически создаётся электронный документ с вашими данными.
- Вы сможете просматривать свою трудовую историю в любое время через портал Госуслуги.
- При необходимости можно получить печатную выписку из ЭТК.
Плюсы и минусы перехода на ЭТК
Преимущества
- Отсутствие необходимости хранить бумажный документ.
- Мгновенный доступ к трудовой истории.
- Упрощённый процесс оформления при смене работодателя.
- Сокращение бумажной работы и расходов.
Недостатки
- Если вы не подали заявление до 31 декабря 2020 года, может возникнуть задержка в оформлении.
- В случае технических проблем с системой ФАТ доступ к данным может быть временно ограничен.
- Для некоторых работодателей переход может потребовать обновления внутреннего документооборота.
Что делать, если вы не подали заявление?
Если вы не подали заявление до 31 декабря 2020 года, но хотите перейти на электронный формат, сделайте это как можно скорее:
- Подайте письменное заявление работодателю.
- Или оформите запрос через Госуслуги.
- Убедитесь, что ваш работодатель получил и обработал запрос.
- Проверьте наличие записи в системе ФАТ через портал Госуслуги.
Как проверить наличие ЭТК?
Для проверки:
- Авторизуйтесь на Госуслуги.
- Перейдите в раздел «Справки и выписки».
- Выберите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Если документ доступен, значит ваша ЭТК успешно оформлена.
Вопрос «нужно ли подавать заявление на ведение электронной трудовой книжки» можно ответить однозначно:
- Если вы начали трудоустройство после 1 января 2021 года, то заявление подавать не требуется, ЭТК формируется автоматически.
- Если вы имели бумажную трудовую книжку до 1 января 2021 года, то рекомендуется подать заявление, чтобы сохранить официальную запись в электронном виде.
- Если вы не подали заявление до 31 декабря 2020 года, то можете сделать это в любое время — просто оформите письменное заявление или запрос через Госуслуги.
Переход на электронный формат упрощает ведение трудовой истории, повышает её доступность и снижает бумажную нагрузку. Поэтому, даже если вы уже имеете бумажную трудовую книжку, подача заявления о переходе на ЭТК — разумный шаг для обеспечения надёжности и удобства ваших трудовых данных.
Дата и время публикации статьи: 22 мая 2026 года, 22:11:23 ()