Дата публикации: 23 мая 2026 года
Важно! С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Это означает‚ что все работодатели обязаны работать с ЭТК‚ а бумажные трудовые книжки для новых сотрудников больше не оформляются.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ который хранится в базе данных Социального фонда России (СФР).
Она содержит информацию о:
- Местах работы и занимаемых должностях
- Датах приема и увольнения
- Причинах увольнения
- Личных данных сотрудника (ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС)
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки у нового сотрудника?
Для новых сотрудников (первое трудоустройство)
С 2021 года всем гражданам‚ впервые устраивающимся на работу‚ оформляется только электронная трудовая книжка.
Бумажная трудовая книжка в этом случае не оформляется.
Для сотрудников‚ имеющих трудовой стаж
Если у кандидата есть трудовой стаж до 2020 года‚ работодатель должен:
- Проверить наличие отметки об электронной трудовой книжке в документах кандидата
- Если отметка есть, достаточно представлять сведения в СФР в электронном виде
- Если отметки нет, попросить работника представить бумажную трудовую книжку
В случае отсутствия у лица‚ поступающего на работу‚ трудовой книжки в связи с ее утратой‚ повреждением или по иной причине‚
работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Действия работодателя при приеме на работу с электронной трудовой книжкой
Получение заявления от сотрудника
Сотрудник должен подать письменное заявление о выборе электронной трудовой книжки.
Форма заявления утверждена Приказом Минтруда России от № 557н.
Передача сведений в Социальный фонд России
Работодатель обязан не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания приказа о приеме на работу‚
передать сведения в территориальный орган СФР. Это включает:
- Информацию о приеме на работу
- Данные о трудовой деятельности до 1 января 2020 года (если сотрудник уже работал у этого работодателя)
Ведение документации
Даже при работе с электронной трудовой книжкой‚ работодатель должен:
- Вести кадровый учет в соответствии с требованиями ТК РФ
- Оформлять приказы о приеме и увольнении сотрудников
- Своевременно представлять сведения в СФР
Особенности ведения электронных трудовых книжек в 2026 году
Для новых сотрудников
- Обязательно оформление только электронной трудовой книжки
- Бумажная трудовая книжка не оформляется
- Все записи о трудовой деятельности вносятся только в электронный формат
Для сотрудников с предыдущим стажем
- Можно продолжать использовать бумажную трудовую книжку (по выбору сотрудника)
- Работодатель должен вносить записи как в бумажную‚ так и в электронную трудовую книжку
- Сведения о трудовой деятельности передаются в СФР в электронном виде
Важно! С 2026 года все работодатели обязаны представлять сведения о трудовой деятельности только в электронном виде‚
независимо от того‚ ведется ли у сотрудника бумажная трудовая книжка или нет.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Сотрудник может получить выписку из своей электронной трудовой книжки:
- Через портал Госуслуги
- Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России
- По запросу в территориальном органе СФР
Выписка направляется на электронную почту пользователя в течение нескольких дней.
Ответственность работодателя за нарушения
За нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:
- Административная ответственность по ст; 5.27 КоАП РФ
- Штрафы от 1 до 5 тыс. рублей для должностных лиц
- Штрафы от 30 до 50 тыс. рублей для юридических лиц
Практические рекомендации для работодателей
Проверка статуса трудовой книжки кандидата
Перед приемом на работу уточните у кандидата:
- Имеется ли у него электронная трудовая книжка
- Если да — попросите предоставить сведения из нее
- Если нет — уточните причину (утрата‚ повреждение и т.д.)
Оформление необходимых документов
При приеме на работу с электронной трудовой книжкой необходимо оформить:
- Заявление сотрудника о выборе электронной трудовой книжки
- Приказ о приеме на работу
- Сведения для передачи в СФР (в электронном виде)
Автоматизация процесса
Для упрощения работы с электронными трудовыми книжками рекомендуется:
- Использовать специализированное программное обеспечение (например‚ 1С:ЗУП)
- Настроить автоматическую передачу сведений в СФР
- Обучить сотрудников кадровой службы работе с электронными трудовыми книжками
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли оформить бумажную трудовую книжку новому сотруднику в 2026 году?
Ответ: Нет‚ с 2026 года бумажные трудовые книжки для новых сотрудников не оформляются.
Всем впервые устраивающимся на работу оформляется только электронная трудовая книжка.
Вопрос 2: Что делать‚ если у сотрудника нет электронной трудовой книжки?
Ответ: Если у сотрудника нет электронной трудовой книжки‚ но есть стаж до 2020 года‚
работодатель должен запросить бумажную трудовую книжку. При ее отсутствии (утрата‚ повреждение) оформляется новая.
Вопрос 3: Как часто нужно передавать сведения в СФР?
Ответ: Сведения о приеме на работу или увольнении должны передаваться в СФР не позднее
рабочего дня‚ следующего за днем издания соответствующего приказа.
Вопрос 4: Можно ли перевести сотрудника с бумажной трудовой книжки на электронную?
Ответ: Да‚ перевод возможен по заявлению сотрудника. Работодатель должен:
- Получить письменное заявление от сотрудника
- Передать соответствующие сведения в СФР
- Вести учет как в бумажном‚ так и в электронном формате до полного перехода
Важно! Переход на электронную трудовую книжку добровольный для сотрудников с предыдущим стажем‚
но обязательный для новых сотрудников с 2021 года.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный этап цифровизации трудовых отношений в России.
Для работодателей это означает необходимость:
- Своевременно обновлять кадровую документацию
- Обеспечивать передачу сведений в СФР в установленные сроки
- Обучать сотрудников работе с новыми форматами
- Следить за изменениями законодательства в этой сфере
Соблюдение всех требований по ведению электронных трудовых книжек позволит избежать штрафных санкций
и обеспечить прозрачность учета трудовой деятельности сотрудников.
Обратите внимание: данная статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ по состоянию на май 2026 года.
Рекомендуем сверяться с официальными источниками при оформлении трудовых отношений.