Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и служащий основанием для начисления пенсионных прав. Иногда работник не получает свою книжку после увольнения, либо забывает её забрать. Возникает вопрос: где находятся такие «невостребованные» трудовые книжки и как их можно получить?
Правовая база, регулирующая хранение трудовых книжек
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 80‑84) и приказу Минтруда РФ от 5 июля 2018 г. № 322н «Об организации учёта и хранения трудовых книжек», хранение трудовых книжек возлагается на работодателя, а в случае их утери – на Пенсионный фонд России (ПФР). При переходе к электронным трудовым книжкам (ЭТК) действуют дополнительные нормы, закреплённые в постановлении Правительства РФ от 30 июня 2020 г. № 1152.
Кто отвечает за хранение трудовых книжек
- Работодатель (организация) – хранит бумажные трудовые книжки своих работников в течение установленного срока после их увольнения.
- Пенсионный фонд России – принимает на хранение книжки, если работник не забрал их в течение 6 месяцев после увольнения, а также в случае их утери.
- Государственные архивы – могут принимать книжки, если они относятся к историческим документам (например, книжки работников, уволенных более 50 лет назад).
- Электронная система ЭТК – с 1 января 2026 г. завершится переходный период, и все новые трудовые книжки будут вести в электронном виде.
Порядок хранения бумажных трудовых книжек
3.1 Учет движения трудовых книжек
Каждая организация обязана вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков трудовых книжек. Записи в этих книгах делаются на бумажном носителе и включают:
- Дата выдачи/получения книжки.
- ФИО работника.
- Номер и серия книжки.
- Основание (приём на работу, увольнение, перевод, передача в ПФР и т.д.).
3.2 Сроки хранения
Согласно нормативным актам, бумажные трудовые книжки хранятся:
- Не менее 5 лет после увольнения, если работник не предъявил требования о их возврате.
- Если книжка содержит сведения о трудовом стаже, превышающем 25 лет, её хранят до 75 лет в архивных учреждениях.
- В случае передачи в ПФР – до 10 лет с момента передачи.
3.3 Условия передачи в ПФР
Работодатель обязан передать в ПФР трудовую книжку, если:
- Работник не забрал её в течение 6 месяцев после увольнения.
- Книжка была утеряна, повреждена или уничтожена.
- Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
Невостребованные трудовые книжки: где они находятся?
4.1 В отделе кадров организации
Большинство работодателей хранит невостребованные книжки в специально отведённом шкафу или сейфе отдела кадров. Доступ к этим книжкам имеют только уполномоченные лица (начальник отдела кадров, главный бухгалтер).
4.2 В Пенсионном фонде России
Если книжка была передана в ПФР, её можно запросить через:
- Личный кабинет на портале ПФР.
- Обращение в территориальное отделение ПФР (письменный запрос + копия паспорта).
- Через МФЦ по принципу «одного окна».
4.3 В государственных архивах
Для исторических трудовых книжек (например, работников, уволенных в советский период) хранение осуществляется в государственных архивах. Запрос делается через:
- Электронный портал ГАРФ.
- Письменное обращение в архив с указанием ФИО, даты рождения и периода работы.
4.4 В системе электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 1 января 2026 г. все новые трудовые книжки оформляются в электронном виде. Если работник подал заявление о переходе, бумажную книжку выдают только для подписи записи о переходе, а дальше все сведения находятся в базе данных ЕГИСЗ (Единая государственная информационная система «Занятость»).
Что делать работнику, если книжка невостребована
- Подать письменный запрос в отдел кадров бывшего работодателя с указанием ФИО, даты рождения, периода работы и номера трудовой книжки.
- Если ответ не получен в течение 30 дней – обратиться в Пенсионный фонд России с тем же запросом.
- В случае отказа работодателя или ПФР – написать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
- Если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку, подайте заявление в текущий центр занятости или в отдел кадров текущего места работы.
- Получив копию (бумажную или электронную) убедитесь, что в ней отражены все записи о трудовом стаже.
Переход на электронные трудовые книжки: основные моменты
С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению ЭТК. С этого момента:
- Все новые трудовые договоры оформляются с указанием перехода на электронную книжку.
- Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней передать сведения о трудовом стаже в ЕГИСЗ.
- Работник может просматривать свои данные в личном кабинете Госуслуг и получать выписку о трудовом стаже.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Как долго работодатель обязан хранить бумажную трудовую книжку?
Минимальный срок – 5 лет после увольнения. При наличии исторических данных срок может быть увеличен до 75 лет в архивных учреждениях.
7.2 Можно ли получить копию трудовой книжки, если оригинал утерян?
Да. Работник может запросить выписку из ЭТК или, если книжка была передана в ПФР, получить её копию в отделении ПФР.
7.3 Что делать, если работодатель отказывается вернуть книжку?
Необходимо написать официальное письмо‑претензию, а при отсутствии реакции – обратиться в ГИТ или в суд с иском о возврате документа.
7.4 Нужно ли платить за выдачу копии трудовой книжки?
Выдача копии в рамках государственных услуг (ПФР, ГИТ) бесплатна. Платные услуги могут предлагать частные компании, но их услуги не обязательны.
7.5 Как проверить, передал ли работодатель сведения в ЕГИСЗ?
Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги → «Мой пенсионный профиль» → «Трудовая книжка». Там будет отображена информация о переданных данных.
Невостребованные трудовые книжки находятся в нескольких местах: в отделе кадров бывшего работодателя, в Пенсионном фонде России, в государственных архивах или в электронной системе ЭТК. Работнику важно знать свои права, своевременно подавать запросы и использовать электронные сервисы для контроля над своим трудовым стажем. При соблюдении всех процедур возврат или получение копии книжки происходит быстро и без лишних затрат.
Дата публикации: