С 2020 года в России действует возможность ведения трудовой деятельности в электронном формате. Это меняет привычные процедуры, связанные с оформлением и выдачей трудовых книжек при расторжении трудового договора. Ниже подробно рассмотрим, какие документы обязан выдать работодатель, когда и как сотрудник может забрать бумажную трудовую книжку, а также что делать в случае отказа или задержки.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР). В неё вносятся все сведения о трудовой деятельности: приёмы, переводы, увольнения, награды и т.д.

• Доступ к ЭТК возможен через личный кабинет на портале Госуслуг, МФЦ или непосредственно в ПФР.
• С 2020 года работник имеет право выбрать один из двух вариантов ведения трудовой книжки: исключительно бумажную, исключительно электронную или комбинированный (ведение обеих форм одновременно).

Правовые основания выдачи трудовой книжки при увольнении

Основные нормативные акты, регулирующие порядок выдачи трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1) – обязывает работодателя выдавать трудовую книжку при расторжении трудового договора.
2. Приказ Минтруда России от № 589н – содержит правила ведения и выдачи трудовых книжек, включая порядок проставления печатей и оформления копий.
3. Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение электронной трудовой книжки и взаимодействие с ПФР.

Согласно этим нормам, работодатель обязан выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) в следующих случаях:

• при увольнении (прекращении трудового договора);
• при переходе на электронную трудовую книжку;
• в целях обязательного социального страхования (например, для получения пособий).

В иных ситуациях выдача трудовой книжки не допускается.

Нужно ли забирать бумажную трудовую книжку при увольнении, если ведётся ЭТК?

Ответ зависит от того, какой формат трудовой книжки выбрал сотрудник на момент увольнения.

Сотрудник ведёт исключительно электронную трудовую книжку

Если работник отказался от бумажной формы и ведёт только ЭТК, при увольнении бумажная трудовая книжка не выдаётся. Вместо него сотрудник получает:

• справку о периодах работы и среднем заработке (форма 182н) – необходима для расчёта больничного и пособий;
• выписку из электронной трудовой книжки (можно получить в личном кабинете Госуслуг, МФЦ или ПФР).

Таким образом, забирать бумажную книжку не требуется.

Сотрудник ведёт комбинированную форму (бумажную + электронную)

В этом случае при увольнении работодатель обязан выдать обе формы:

• бумажную трудовую книжку с последними записями и печатью;
• выписку из ЭТК (или подтверждение, что электронная форма актуализирована).

Сотрудник может забрать бумажную книжку, а также запросить сведения из ЭТК через любые доступные каналы (Госуслуги, МФЦ, ПФР).

Сотрудник ранее вёл только бумажную трудовую книжку, но перешёл на электронную перед увольнением

Если переход на ЭТК произошёл до дня увольнения, то при расторжении трудового договора работник имеет право потребовать выдачу бумажной трудовой книжки (она должна быть выдана, поскольку ранее велась). При этом электронная форма продолжает вестись в ПФР, и сотрудник может получить выписку из неё отдельно.

Процедура выдачи трудовой книжки при увольнении

Чтобы избежать споров и возможных штрафов, работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:

1. Подготовка документов:
   • Заполнить трудовую книжку (внести последнюю запись об увольнении, поставить печать и подпись ответственного лица).
   • Подготовить справку формы 182н о заработке за последние 2 года.
   • Если сотрудник ведёт ЭТК – подготовить выписку из электронной трудовой книжки (можно распечатать из личного кабинета Госуслуг или запросить в ПФР).
2. Уведомление сотрудника:
   • Вручить под роспись уведомление о необходимости забрать трудовую книжку (или направить его заказным письмом с уведомлением о вручении).
   • В уведомлении указать:
   • дата и причина увольнения;
   • перечень документов, которые подлежат выдаче (трудовая книжка, справка 182н, выписка из ЭТК);
   • срок, в течение которого сотрудник может забрать документы (как правило, день увольнения или следующий рабочий день).
3. Вручение документов:
   • Если сотрудник присутствует в день увольнения – передать документы под роспись в журнале движения трудовых книжек.
   • Если сотрудник отсутствует – отправить документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, либо организовать выдачу через представителя (с доверенностью).
4. Фиксация факта выдачи:
   • Сделать запись в журнале движения трудовых книжек о дате выдачи, ФИО сотрудника, номере книжки и подписи получателя.
   • Сохранить копию уведомления и расписки (или почтовой квитанции) в личном деле сотрудника.

Что делать, если сотрудник отказывается забирать трудовую книжку?

Отказ может быть вызван различными причинами: недовольство основанием увольнения, намерение оспорить решение в суде, простая забывчивость. В таких случаях работодатель должен:

1. Получить письменный отказ от получения трудовой книжки (акт об отказе).
2. Оформить акт об отказе от получения трудовой книжки в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй – у сотрудника (или направляется ему заказным письмом).
3. Хранить трудовую книжку в отделе кадров в течение 50 лет** (согласно ст. 66 ТК РФ) или до момента, когда сотрудник заявит о её получении.
4. При необходимости направить сотруднику извещение о хранении трудовой книжки с указанием места и условий её хранения.

Такой подход позволяет избежать претензий о неправомерном удержании документа и подтверждает добросовестность работодателя.

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения

<p><b>УВЕДОМЛЕНИЕ</b></p>
<p>Настоящим уведомляем вас, что в связи с расторжением трудового договора от <span>«__» __________ 20__ г.</span> вы обязаны получить трудовую книжку, справку формы 182н о заработке за последние 2 года и выписку из электронной трудовой книжки (при наличии).</p>
<p>Документы можно получить в отделе кадров (кабинет № __) с <span>«__» __________ 20__ г.</span> по <span>«__» __________ 20__ г.</span> в рабочие часы с 9:00 до 18:00.</p>
<p>В случае отсутствия возможности личного получения просим направить ваше согласие на отправку документов почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.</p>
<p>Подпись получателя: _____________________</p>
<p>Дата: <span>«__» __________ 20__ г.</span></p>

Акт об отказе от получения трудовой книжки

<p><b>АКТ ОБ ОТКАЗЕ ОТ ПОЛУЧЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ</b></p>
<p>Мы, нижеподписавшиеся, подтверждаем, что работник <span>ФИО полностью</span> (табельный номер __) отказался получить трудовую книжку при увольнении от <span>«__» __________ 20__ г.</span>.</p>
<p>Причина отказа: <span>_______________________________</span>.</p>
<p>Трудовая книжка хранится в отделе кадров (кабинет № __) по адресу: <span>_______________________________</span>.</p>
<p>Одному экземпляру акта передается работнику, второй остаётся у работодателя.</p>
<p>Подписи:</p>
<ul>
 <li>Работник: _____________________</li>
 <li>Представитель работодателя: _____________________</li>
</ul>
<p>Дата: <span>«__» __________ 20__ г.</span></p>

Заявление родственника умершего работника о выдаче трудовой книжки

<p><b>ЗАЯВЛЕНИЕ</b></p>
<p>Я, <span>ФИО полностью</span>, являюсь <span>родственником (супруг/супруга, ребёнок, родитель)</span> умершего работника <span>ФИО умершего</span> (табельный номер __), прошу выдать мне трудовую книжку покойного.</p>
<p>Приложение: копия свидетельства о смерти, документ, подтверждающий родство.</p>
<p>Подпись: _____________________</p>
<p>Дата: <span>«__» __________ 20__ г.</span></p>

Справка о заработке (форма 182н) – зачем нужна при увольнении

Справка формы 182н содержит сведения о среднем заработке за последние два календарных года и необходима для:

• расчёта пособий по временной нетрудоспособности (больничного);
• определения размера пособия по безработице;
• подтверждения дохода при оформлении кредитов, ипотеки и других финансовых операций.

Работодатель обязан выдать эту справку в день увольнения либо в течение трёх рабочих дней после него. Если сотрудник отказался от получения трудовой книжки, справка всё равно должна быть вручена (или отправлена) – она не относится к трудовой книжке и её выдача не зависит от выбора формата ведения трудовой деятельности.

Частые причины задержки выдачи трудовой книжки и как их избежать

Рекомендации для работодателя

• Ведите чёткий учёт формата ведения трудовой книжки (бумажная, электронная, комбинированная) в личной карточке сотрудника.
• Своевременно обновляйте данные в ЭТК через личный кабинет Госуслуг или ПФР сразу после кадровых переводов и увольнений.
• Храните шаблоны уведомлений, актов и заявлений в доступном месте (внутренний портал, папка HR) для быстрого заполнения.
• Обучайте кадровых специалистов порядку выдачи документов при разных сценариях (отказ, отсутствие сотрудника, переход на ЭТК).
• Фиксируйте все действия (уведомления, расписки, почтовые квитанции) – это защитит организацию от возможных претензий и штрафов.

Рекомендации для сотрудника

• При переходе на электронную трудовую книжку сохраняйте подтверждение заявления (скриншот личного кабинета Госуслуг или копию заявления).
• При увольнении проверяйте, что вам выданы все положенные документы: трудовая книжка (если ведёте бумажную форму), справка формы 182н и выписка из ЭТК.
• Если вам отказывают в выдаче трудовой книжки без законного основания, требуйте письменное объяснение и, при необходимости, обращайтесь в трудовую инспекцию или суд.
• Сохраняйте копии всех полученных документов и переписки с работодателем – они могут понадобиться при будущем трудоустройстве или оформлении социальных выплат.

Электронная трудовая книжка значительно упрощает учёт трудовой деятельности, но не отменяет обязательств работодателя по выдаче документов при увольнении. Нужно ли забирать бумажную трудовую книжку зависит от выбранного сотрудником формата ведения трудовой книжки:

• При исключительно электронной форме – бумажная книжка не выдаётся, достаточно справки 182н и выписки из ЭТК.
• При комбинированной или исключительно бумажной форме – работник имеет право получить бумажную трудовую книжку, а также выписку из ЭТК.

Соблюдение установленного порядка (уведомление, оформление актов, фиксация выдачи) помогает избежать споров, штрафов и недоразумений как для работодателя, так и для сотрудника. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к нормативным актам (ТК РФ, Приказ Минтруда № 589н, Федеральный закон № 400-ФЗ) либо за консультацией к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.

Помните: прозрачность и документальное подтверждение всех действий – залог надёжных трудовых отношений и защиты прав обеих сторон.