С 2021 года в России все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде (ЭТК). Это упрощает контроль за трудовым стажем‚ ускоряет оформление документов и повышает прозрачность кадровой информации. В этой статье мы разберём‚ как сотрудник и работодатель могут получить доступ к ЭТК‚ какие сервисы использовать‚ какие формальности соблюдать и какие права и обязанности возникают у сторон;
Что такое электронная трудовая книжка?
- ЭТК хранится в единой базе Федеральной службы по труду и занятости (СФР).
- В ней содержатся те же сведения‚ что и в бумажной трудовой книжке: даты начала и окончания работы‚ должности‚ начисленные отчисления‚ сведения о стаже.
- Разница лишь в форме: данные находятся в цифровом формате‚ доступ к которым возможен только через официальные сервисы.
Как проверить наличие ЭТК у сотрудника?
Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку‚ работодатель обязан:
- Получить от сотрудника заявление (форма СЗВ‑ТД).
- Отправить уведомление в СФР через портал Госуслуги.
- Выдать бумажную трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления‚ если сотрудник не отказался от бумажной версии.
После этого ЭТК становится доступной только сотруднику и работодателю.
Где можно посмотреть ЭТК?
Существует два официальных способа:
3.1 Через портал Госуслуги
- Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru.
- Перейдите в раздел «Мои сервисы» → «Трудовые документы» → «Электронная трудовая книжка».
- Нажмите «Открыть» – откроется электронный документ в формате PDF.
- Для скачивания нажмите кнопку «Скачать».
3.2 Через сайт Пенсионного фонда РФ (ПФР)
- Перейдите на pfr.gov.ru.
- В разделе «Электронные сервисы» выберите «Трудовая книжка».
- Войдите через «Госуслуги» или «Мой ПФР».
- Выберите пункт «Просмотр ЭТК» – вы увидите данные о трудовой деятельности.
3.3 Через портал СФР
- Зайдите на sfr.gov.ru.
- В разделе «Кадры» выберите «Электронная трудовая книжка».
- Авторизуйтесь через «Госуслуги».
- Сервис покажет вам выписку из ЭТК и позволит скачать её в PDF.
Как получить выписку из ЭТК?
Выписка – это официальная копия данных из ЭТК‚ которую можно использовать при переезде‚ при оформлении кредита и т.д. Для её получения можно:
- Заказать через портал Госуслуги: в разделе «Трудовые документы» выберите «Выписка из ЭТК».
- Запросить у работодателя: работодатель может выдать выписку в электронном виде через СФР.
- Получить через МФЦ: в некоторых регионах МФЦ предоставляют услугу «Выписка из ЭТК».
Выписка оформляется в формате PDF и подписывается работодателем (или его представителем) в электронном виде.
Что делать‚ если сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки?
Если сотрудник ранее не имел бумажной трудовой книжки‚ но подал заявление о переходе на ЭТК‚ то:
- Работодатель обязан вести только электронный вариант.
- При необходимости сотрудник может запросить выписку из ЭТК через Госуслуги.
- При увольнении работодатель выдаёт форму СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности) в электронном виде.
Права и обязанности сторон
6.1 Права сотрудника
- Доступ к своей ЭТК в любое время через Госуслуги‚ ПФР или СФР.
- Запросить выписку из ЭТК в любой момент.
- Проверить корректность данных о стаже и начислениях.
6.2 Обязанности работодателя
- Заполнять ЭТК в соответствии с законодательством.
- Передавать данные в СФР в срок.
- Выдавать бумажную трудовую книжку по заявлению сотрудника (если он не отказался).
- Обеспечивать сохранность и конфиденциальность данных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли посмотреть ЭТК без аккаунта на Госуслугах? Нет‚ доступ возможен только через официальные сервисы с подтверждением личности.
- Что делать‚ если данные в ЭТК неверны? Сотрудник может подать жалобу в СФР через портал Госуслуги.
- Можно ли использовать ЭТК при переезде за границу? Да‚ выписка из ЭТК является официальным документом‚ принимаемым в большинстве стран.
- Как быстро получить выписку? Обычно в течение 1–2 рабочих дней после запроса.
Электронная трудовая книжка – это современный‚ удобный и надёжный способ хранения кадровой информации. Работодатели и сотрудники могут быстро получить доступ к данным‚ проверить стаж и оформить выписку через официальные сервисы: Госуслуги‚ ПФР и СФР. Соблюдение всех процедур гарантирует законность и прозрачность трудовых отношений.
Если вы хотите узнать более подробные инструкции по работе с ЭТК в вашем регионе‚ обратитесь к руководству кадрового отдела или посетите официальные порталы‚ указанные выше.