В России в последние годы активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Это упрощает ведение кадровой документации, но иногда возникает вопрос: как предоставить копию ЭТК, если её нет в бумажном виде? Ниже вы найдёте подробный гид, который поможет разобраться в процедуре, необходимых документах и местах, куда можно отправить копию.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в системе «Единый государственный реестр персонала» (ЕГРП). Она содержит все сведения о трудовом стаже, должностях, начислениях и т.д. В 2023 году закон о цифровизации кадровой документации закрепил обязательность использования ЭТК для всех работодателей.
Когда понадобится копия ЭТК?
- При переезде на новое место работы.
- Для оформления пенсионных выплат.
- При открытии банковского счета, получении кредита.
- Для участия в государственных конкурсах и тендерах.
- При проверке работодателем.
Как получить копию ЭТК?
3.1 Через портал «Единый портал государственных услуг»
- Перейдите на сайт https://www.gosuslugi.ru.
- Войдите в личный кабинет через ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или ЕГРП (для физических лиц).
- Выберите раздел «Мои документы» → «Трудовая книжка».
- Нажмите «Скачать» – файл будет в формате PDF.
3.2 Через приложение «Мой персональный кабинет»
- Скачайте приложение в App Store или Google Play.
- Авторизуйтесь через «ЕГРП»;
- В разделе «Документы» выберите «Трудовая книжка» и скачайте PDF.
3.3 Через работодателя
Если у вас нет доступа к госуслугам, вы можете запросить копию у работодателя. Обычно он выдает электронный файл, подписанный электронным сертификатом.
Как предоставить копию работодателю или другому органу?
- Электронная почта: отправьте PDF в формате
.pdfс подписью. - Сервис «Госуслуги»: используйте функцию «Отправить документ» в личном кабинете;
- Почтовый сервис «Почта России»: отправьте сканированную копию.
- Физически в отдел кадров: принт PDF и подпишите.
Что делать, если копия не подписана?
Для большинства официальных целей требуется подпись в электронном виде. Если файл не подписан, вы можете:
- Попросить работодателя подписать его.
- Подписать самостоятельно, если у вас есть сертификат «Электронная подпись».
- Сканировать бумажную копию (если есть) и отправить.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать копию ЭТК вместо бумажной трудовой книжки в суде? Да, но суд может потребовать оригинал, если копия не подписана.
- Как проверить, что копия ЭТК актуальна? Сравните дату последнего обновления в файле с датой последнего изменения в ЕГРП.
- Можно ли получить копию ЭТК, если вы работаете в частном секторе? Да, если ваш работодатель зарегистрирован в системе ЕГРП.
Советы по работе с копией ЭТК
- Регулярно обновляйте копию – она меняется каждый раз, когда в ЕГРП вносится изменение.
- Храните несколько копий в разных местах (облачный сервис, USB‑накопитель).
- Не храните копию в открытом доступе – используйте пароли.
- При передаче копии всегда проверяйте, что файл не повреждён.
Где можно получить помощь?
- Обратитесь в отдел кадров вашего работодателя.
- Свяжитесь с центром поддержки «Госуслуги» по телефону ###-###-####.
- Посетите ближайший отдел кадров в вашем регионе.
Надеемся, что данная статья поможет вам быстро и без лишних хлопот получить и предоставить копию электронной трудовой книжки. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадровому учету.