Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина: даты начала и окончания работы, должности, заработная плата, причины увольнения и т.д. Для большинства работников она остаётся незаменимым инструментом при поиске новой работы, при оформлении пенсионных прав и при решении вопросов с работодателем. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить новую трудовую книжку при переходе на новую работу, какие нюансы стоит учитывать и какие ошибки избегать.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Форма документа – официальная бумажная книга, в которой работодатель записывает сведения о сотруднике. В России она оформляется в соответствии с Федеральным законом «О трудовой книжке» от  г.
• Функции:
  • Подтверждение трудового стажа и опыта работы.
  • Документ, подтверждающий право на получение пенсии и других социальных выплат.
  • Средство для работодателя при проверке квалификации сотрудника.
  • Инструмент для расчёта отпускных, больничных и иных выплат.
• Законодательные требования – каждая трудовая книжка должна содержать:
  • ФИО, дату рождения, СНИЛС, место жительства.
  • Сведения о предыдущих местах работы (если применимо).
  • Сведения о текущем месте работы: название организации, должность, дата начала работы, оклад.
  • Сведения о причинах увольнения и дате увольнения.

Печатная трудовая книжка vs. электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2022 г. в России действует система электронной трудовой книжки, которая хранится в Федеральном государственном фонде социального страхования (Фонд). Оба варианта имеют свои преимущества и ограничения.

2.1 Печатная трудовая книжка

• Традиционный формат, который хранится у работника.
• Не требует доступа к интернету для проверки.
• Может быть использована в тех случаях, когда работодатель не поддерживает электронный формат.
• Нужна для некоторых проверок в государственных органах, где требуется оригинал.

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Хранится в Фонде и доступна через портал «Мой Фонд».
• Позволяет работодателю быстро проверить стаж и сведения о сотруднике.
• Обеспечивает более высокий уровень безопасности и защиты от подделки.
• Требует согласия работника на передачу данных.
• Подходит для компаний, которые полностью переходят на цифровые процессы.

Как получить новую трудовую книжку при переходе на новую работу

Процесс получения новой трудовой книжки зависит от того, какой формат вы выберете. Ниже приведены пошаговые инструкции для обоих вариантов.

3.1 Печатная трудовая книжка

1. Запрос у работодателя – в первый день работы попросите работодателя оформить новую трудовую книжку. Обычно это делается через отдел кадров.
2. Подача документов – предоставьте копию паспорта, СНИЛС, справку о предыдущем месте работы (если есть) и, при необходимости, справку о доходах.
3. Заполнение первой страницы – работодатель заполняет сведения о вас, включая ФИО, дату рождения, СНИЛС, место жительства, дату начала работы и должность.
4. Получение книги – после заполнения вы получите оригинал. Храните его в безопасном месте.
5. Сохранение копии – сделайте копию или скан, чтобы иметь резервную копию.

3.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

1. Регистрация в системе Фонда – работодатель регистрирует вас в системе Фонда через портал «Мой Фонд».
2. Согласие на передачу данных – вы должны подписать согласие на передачу персональных данных в электронный формат.
3. Проверка данных – Фонд проверит ваши данные, включая предыдущий стаж, если он есть.
4. Получение доступа – после проверки вы получите логин и пароль для доступа к вашему профилю в системе.
5. Сохранение данных – все сведения будут храниться в электронном виде, и вы сможете просматривать их в любое время.

Что делать, если у вас уже есть трудовая книжка?

Если вы переходите на новую работу, но уже имеете трудовую книжку, важно правильно оформить переход.

1. Проверьте наличие последнего отпуска – убедитесь, что все отпуска учтены и оплачены.
2. Согласуйте переход с работодателем – работодатель должен записать в книге сведения о переходе: дату окончания работы в старом месте и дату начала работы в новом.
3. Перенос данных в ЭТК – если вы переходите в компанию, использующую электронный формат, работодатель должен перенести данные в систему Фонда.
4. Сохраните копию – сделайте копию всех записей, чтобы иметь резервную копию.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Неправильное заполнение может привести к проблемам при расчёте пенсии, отпускных и других выплат. Следуйте этим рекомендациям.

• Точность данных – ФИО, дата рождения, СНИЛС, адрес должны быть точными.
• Дата начала работы – указывайте точную дату, а не только месяц.
• Указывайте полную должность и обязанности, а не только название отдела.
• Записывайте оклад в рублях, если он фиксирован, либо указывайте диапазон при переменной оплате.
• При увольнении обязательно указывайте причину увольнения и дату.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильное указание даты – иногда работники указывают дату начала работы сдвигом на один день. Это может вызвать проблемы при расчёте стажа.
• Отсутствие копии – не храните только оригинал. Сделайте копию или скан.
• Неправильное заполнение в ЭТК – убедитесь, что все данные в системе Фонда совпадают с бумажной копией.
• Необновление данных при смене места работы – работодатель обязан обновлять сведения в течение 30 дней после перехода.
• Неправильное указание СНИЛС – проверьте, что номер совпадает с данными в Фонде.

Как проверить свои данные в системе Фонда

Для проверки своих сведений в системе Фонда можно воспользоваться порталом «Мой Фонд».

1. Перейдите на сайт mfns.ru.
2. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Войдите, используя ваш логин и пароль.
4. Проверьте сведения о стаже, должности и окладе.
5. Если обнаружите ошибку, обратитесь в отдел кадров вашего работодателя.

Что делать, если вы потеряли трудовую книжку?

В случае потери, необходимо как можно скорее обратиться в отдел кадров вашего работодателя и в Фонд.

1. Письменное заявление – подайте заявление о потере в отдел кадров;
2. Запрос на восстановление – работодатель подаст запрос в Фонд для восстановления данных.
3. Получение новой книги – после проверки Фонд выдаст вам новую копию трудовой книжки.
4. Сохраните копию в электронном виде.

Новая трудовая книжка — это важный документ, который сопровождает вас на протяжении всей карьеры. Правильное оформление, хранение и обновление сведений обеспечат вам защиту прав и упрощают процесс получения социальных гарантий. Независимо от того, выберете ли вы печатную или электронную форму, соблюдайте все требования законодательства, храните резервные копии и регулярно проверяйте данные в системе Фонда. Это поможет избежать неприятных сюрпризов в будущем и гарантирует, что ваш трудовой стаж будет правильно учтен при расчёте пенсии и других выплат.

Удачной работы и пусть ваша трудовая книжка всегда будет в порядке!