Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки. В России её внедрение началось несколько лет назад‚ и с 1 января 2026 года завершается переходный период‚ после которого основной формат учёта трудовой деятельности станет именно электронным. Это значит‚ что понимание‚ как получить и вести ЭТК‚ критически важно для каждого работника.

Что нужно знать об электронной трудовой книжке?

Ключевые даты и правовые основы

• С 2021 года при приёме на работу кадровики обязаны оформлять нового сотрудника‚ используя электронную трудовую книжку‚ если у работника уже есть ЭТК.
• С 1 января 2026 года завершается переходный период. После этой даты основной формат ведения трудовых будет электронным. Бумажные трудовые книжки‚ выданные ранее‚ продолжают действовать‚ но новые записи (кроме отдельных случаев) будут вноситься только в ЭТК.
• Переход на ЭТК для уже работающих граждан происходит на добровольной основе по заявлению работника. Однако с 2026 года для новых трудовых отношений это станет обязательным.

Как проверить‚ есть ли у вас уже электронная трудовая книжка?

Прежде чем «открывать» новую‚ нужно убедиться‚ что её ещё нет. ЭТК создаётся автоматически в следующих случаях:

1. При первом трудоустройстве после 1 января 2021 года (если работник не отказался).
2. По заявлению работника‚ если у него уже есть бумажная трудовая книжка.
3. Если ранее вы уже работали и ваш работодатель перешёл на ЭТК добровольно.

Как проверить:

• Через портал Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись). В разделе «Труд и социальная защита» или через сервис «Электронная трудовая книжка» можно увидеть свои данные.
• Через сайт Пенсионного фонда России (ПФР) (тоже нужна учётная запись). Сервис «Сведения о трудовой деятельности» предоставляет ту же информацию.
• Обратившись в отделение ПФР или МФЦ с паспортом.
• Спросив у своего работодателя (отдел кадров). Они обязаны предоставить вам информацию о вашей ЭТК.

Пошаговая инструкция: как открыть (создать) электронную трудовую книжку

Если проверка показала‚ что ЭТК у вас нет‚ её нужно создать. Вот как это сделать:

Шаг 1: Подготовьтесь

• Убедитесь‚ что у вас есть действующий паспорт РФ.
• Помните СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
• Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, возьмите её с собой.

Шаг 2: Выберите способ создания

Создать ЭТК можно несколькими путями:

Способ А: Через работодателя (самый частый)

1. При трудоустройстве (или уже работая) напишите заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде. Образец можно запросить в отделе кадров.
2. Отдел кадров вашего работодателя подаст заявление в ПФР через систему межведомственного электронного взаимодействия.
3. ПФР создаст ЭТК и уведомит об этом вас и работодателя.
4. Ваши предыдущие записи (если были) из бумажной книжки будут перенесены в ЭТК.

Способ Б: Лично через ПФР или МФЦ

1. Обратитесь в любое отделение Пенсионного фонда (ПФР) или МФЦ.
2. Возьмите с собой: паспорт‚ СНИЛС‚ бумажную трудовую книжку (если есть).
3. Подайте заявление о создании ЭТК. Форма заявления есть на месте или на сайте ПФР.
4. Сотрудник ПФР проверит данные и создаст вам электронную трудовую книжку.

Способ В: Через портал Госуслуг (самый удобный)

1. Авторизуйтесь на портале Госуслуг (уровень подтверждения учётной записи — «подтверждённый»).
2. В поиске найдите услугу «Электронная трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности».
3. Следуйте инструкциям на экране. Система проверит‚ есть ли у вас уже ЭТК. Если нет — предложит подать заявление на её создание.
4. Заявление будет автоматически направлено в ПФР.

Что происходит после создания ЭТК?

• Вы получаете уведомление (через Госуслуги‚ SMS или почту) о том‚ что ваша ЭТК создана.
• Все ваши будущие трудовые записи (приём‚ увольнение‚ перевод) будут вноситься работодателем только в ЭТК.
• Вы можете в любой момент посмотреть свою ЭТК через Госуслуги или сайт ПФР.
• При смене работы новый работодатель запросит у вас сведения из ЭТК через ПФР. Ваше согласие на передачу данных будет запрошено через Госуслуги.
• При необходимости вы можете распечатать выписку из ЭТК (она имеет юридическую силу).

Преимущества электронной трудовой книжки

1. Безопасность: Не потеряется‚ не сгорит‚ не может быть подделана.
2. Удобство: Всегда под рукой в личном кабинете на Госуслугах.
3. Автоматизация: При смене работы не нужно нести бумажную книжку в новую организацию. Данные передаются дистанционно с вашего согласия.
4. Доступность: Можно проверить запись о стаже в любое время.
5. Экология: Экономия бумаги.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК и оставить бумажную?

Да‚ для уже работающих граждан переход на ЭТК добровольный. Вы можете письменно отказаться от её ведения‚ и работодатель будет продолжать делать записи в вашу бумажную книжку. Однако с 2026 года для новых приёмов на работу ЭТК будет обязательной.

Что делать‚ если в ЭТК ошибка?

Немедленно обратитесь в отдел кадров вашего работодателя с заявлением об исправлении. Если ошибка в старых записях (перенесённых из бумажной)‚ обратитесь в ПФР с заявлением и документами‚ подтверждающими правильные данные.

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку‚ если есть ЭТК?

Да‚ до конца её срока действия. Бумажная трудовая книжка‚ выданная вам ранее‚ остаётся вашей собственностью и имеет такую же юридическую силу. Храните её в надёжном месте. Но новые записи после перехода на ЭТК в неё вноситься не будут.

Открыть электронную трудовую книжку, это простой и важный шаг в цифровую эпоху. Основные способы: через работодателя‚ лично в ПФР/МФЦ или через портал Госуслуг. Главное — проверить‚ создана ли она уже‚ и убедиться в правильности всех перенесённых записей. С 2026 года электронный формат станет основным‚ поэтому лучше оформить ЭТК заранее и пользоваться её преимуществами.

Статья актуальна на дату 22 мая 2026 года. Все изменения в законодательстве отслеживайте на официальных ресурсах Пенсионного фонда России и портала Госуслуг.