Переход на электронный документооборот в сфере кадрового учета существенно изменил привычный процесс трудоустройства. Если раньше основным документом для подтверждения опыта работы была бумажная трудовая книжка, то теперь всё чаще работодатели и соискатели сталкиваются с электронной трудовой книжкой (ЭТК).
В данной статье мы подробно разберем, что такое ЭТК, как сотруднику получить сведения о своем стаже и каким образом работодатель может подтвердить квалификацию нового работника.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой документ (реестр сведений), в котором фиксируются все данные о трудовой деятельности гражданина: ФИО, дата рождения, СНИЛС, места работы, занимаемые должности, даты приема и увольнения, а также сведения о заработной плате и квалификации.
С 2021 года для лиц, впервые устраивающихся на работу, ЭТК является единственным форматом учета стажа. Для тех, кто работал ранее, переход на электронный формат осуществляется на основании письменного заявления сотрудника.
Как сотруднику получить сведения о своем стаже?
Согласно статье 66.1 ТК РФ, работник имеет право в любой момент получить сведения о своей трудовой деятельности. Существует несколько основных способов сделать это:
Через портал «Госуслуги» (самый быстрый способ)
Это наиболее удобный вариант, позволяющий получить документ в электронном виде за несколько минут:
- Авторизуйтесь в личном кабинете на портале Госуслуг.
- Перейдите в раздел «Услуги» → «Справки и выписки».
- Выберите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».
- После оформления заявки выписка придет в личный кабинет, где её можно скачать, распечатать или отправить по e-mail.
Через Социальный фонд России (СФР)
Сведения можно получить следующими путями:
- В личном кабинете на официальном сайте СФР (в разделе «Заказ справок и документов»).
- Лично обратившись в клиентскую службу СФР (бывший ПФР).
- Через многофункциональные центры (МФЦ).
Запрос у работодателя
Сотрудник может обратиться к своему текущему или бывшему работодателю; В этом случае кадровик обязан подготовить специальную форму:
- Форма СТД-Р — выписка из сведений о трудовой деятельности, которая предоставляется по запросу работника.
Как работодателю подтвердить стаж нового сотрудника?
Важный юридический нюанс: работодатель не может самостоятельно запросить данные из ЭТК сотрудника в государственных органах. Сведения о трудовой деятельности при приеме на работу работодатель может получить только от самого работника.
Для подтверждения стажа и квалификации соискатель может предъявить:
- Выписку из ЭТК (полученную через Госуслуги или СФР).
- Справку СТД-Р или СТД-СФР.
- Бумажную трудовую книжку (если сотрудник перешел на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки и хранится им самостоятельно; записи в ней прекращаются с момента перехода на электронный формат).
- Дополнительные документы: дипломы об образовании, профессиональные удостоверения (например, удостоверение сварщика), сертификаты.
Важные моменты и риски
При работе с ЭТК следует помнить о нескольких критических аспектах:
Риск неучета стажа
Если работодатель своевременно не передал сведения о приеме или увольнении сотрудника в Социальный фонд России (СФР), данный период работы не будет учтен в электронном стаже. В таком случае работнику необходимо обратиться в СФР для корректировки данных.
Оформление выдачи бумажной книжки
Если сотрудник переходит на ЭТК, работодатель выдает ему бумажную книжку на руки. В графе 13 необходимо сделать запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ». После этого сотрудник ставит свою подпись при получении.
Подтверждение стажа по ГПХ
Стаж по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) подтверждается с помощью формы СТД-СФР, самого договора с заказчиком и выданной формы ЕФС-1.
Резюме
Электронная трудовая книжка упрощает доступ к данным о стаже, делая их прозрачными и доступными в режиме 24/7. Для подтверждения опыта работы достаточно заказать выписку на Госуслугах или запросить форму СТД-Р у работодателя. Главное для работника — следить за тем, чтобы все периоды работы были корректно отображены в системе СФР.