Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С момента введения электронной трудовой книжки (ЭТК) в России прошло уже более пяти лет. К маю 2026 года этот формат стал основным способом учета стажа для миллионов граждан. Однако вопросы о том, как «заказать» выписку, нужно ли менять бумажный вариант и как контролировать записи, остаются актуальными.

В этой статье мы подробно разберем, что такое ЭТК, как получить сведения о стаже через Госуслуги и какие изменения в законодательстве актуальны на текущий момент (май 2026 года).

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это не физический документ, который можно «заказать» и получить по почте в виде пластика или бумаги. Это информация о вашей трудовой деятельности, которая хранится в базах данных Социального фонда России (СФР, ранее ПФР).

Ключевые особенности ЭТК:

• Отсутствие физического носителя: ЭТК существует только в цифровом формате.
• Доступность: Сведения доступны 24/7 через личный кабинет на портале Госуслуг или в клиентских службах СФР.
• Безопасность: Данные защищены от потери, порчи или незаконного внесения изменений работодателем.
• Актуальность: Работодатель обязан передавать сведения в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Как «заказать» или получить выписку из ЭТК?

Поскольку физической книжки нет, под «заказом» обычно подразумевают получение выписки (справки) о трудовой деятельности. Это можно сделать несколькими способами:

Через портал Госуслуг (Самый быстрый способ)

Граждане могут получать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде в личном кабинете. Инструкция:

1. Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru с подтвержденной учетной записью.
2. В поисковой строке введите «Выписка из трудовой книжки» или перейдите в раздел «Пенсия и пособия».
3. Выберите услугу «Получить выписку о трудовой деятельности».
4. Нажмите кнопку «Получить выписку». Документ сформируется мгновенно.
5. Вы сможете скачать файл в формате PDF, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью СФР. Он имеет полную юридическую силу.

Через работодателя

При увольнении или по письменному заявлению во время работы работодатель обязан предоставить сотруднику сведения о трудовой деятельности за период его работы в данной организации.

В клиентской службе СФР или МФЦ

Вы можете лично обратиться в отделение Социального фонда или МФЦ с паспортом. Сотрудник выдаст заверенную выписку на бумажном носителе.

Нужно ли переходить на ЭТК и что делать с бумажной?

Несколько лет назад в России ввели электронные трудовые книжки. Значит ли это, что с бумажным вариантом мы распрощались раз и навсегда? Не совсем.

Ситуация на 2026 год:

• Для тех, кто начал работать до 2020 года: Бумажные трудовые книжки сохраняются у работодателя. Если вы не подавали заявления о переходе на ЭТК, бумажный вариант ведется параллельно с электронным. Однако при увольнении запись в бумажную книжку вносится, а в электронную базу данные передает работодатель.
• Для тех, кто начал работать с 2021 года: Трудовые книжки на бумажном носителе им не заводятся. Вся информация ведется только в электронном виде.
• Право выбора: Граждане, сохранившие бумажную книжку, могут в любой момент подать заявление работодателю о переходе на электронный формат. После этого бумажный вариант выдается на руки, и работодатель больше не ведет записи в нем (кроме записи о подаче заявления).

Важно: При трудоустройстве на работу теперь не обязательно предъявлять бумажную трудовую книжку, если вы перешли на электронный вариант. Работодатель сам запросит сведения в СФР с вашего согласия.

Частые вопросы по заполнению и оформлению

Многие пользователи задают вопросы: «Как ее заполнить?», «Когда ее заполнить?», «При увольнении как оформить?». Давайте разберемся.

Кто заполняет ЭТК?

Сам гражданин электронную трудовую книжку не заполняет. Это обязанность работодателя. Именно кадровая служба или бухгалтерия вносит данные о приеме, переводах и увольнении в систему СФР.

Что делать при увольнении?

В 2026 году процедура выглядит так:

1. Работодатель издает приказ об увольнении.
2. В день увольнения (или не позднее следующего рабочего дня) работодатель обязан передать сведения в СФР.
3. Работник получает на руки:
4. Бумажную трудовую (если она велась и не была сдана ранее) с соответствующей записью.
5. Копию приказа об увольнении.
6. Сведения об увольнении сразу отражаются в личном кабинете на Госуслугах. Рекомендуется проверить их через 1-2 дня после увольнения.

Почему важно контролировать свою ЭТК?

С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России. Это критически важно для:

• Назначения пенсии: Все периоды стажа должны быть учтены.
• Подтверждения опыта: При устройстве на новую работу.
• Социальных выплат: Некоторые пособия рассчитываются исходя из стажа.

Если вы обнаружили ошибку (неверную должность, даты или отсутствие записи), необходимо немедленно обратиться к работодателю для исправления. Если работодатель ликвидирован или отказывается исправлять ошибку, вопрос решается через архивы или в судебном порядке с последующим внесением изменений в базу СФР.

Электронная трудовая книжка — это удобный и современный инструмент, который избавил граждан от риска потери бумажного документа. Хотя «заказать» пластиковую карту со стажем нельзя, каждый гражданин имеет полное право в любой момент бесплатно получить актуальную выписку через Госуслуги. Помните: контроль за своей трудовой биографией теперь находится в ваших руках, и проверка данных на портале СФР или Госуслуг должна стать хорошей привычкой.