Увольнение в связи с сокращением численности или штата работников — одна из самых сложных процедур в кадровом делопроизводстве. От правильности оформления документов, и особенно записи в трудовой книжке, зависит юридическая чистота всего процесса. Ошибка в формулировке или дате может привести к восстановлению сотрудника на работе через суд и выплате компенсации за вынужденный прогул.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об увольнении по сокращению в 2026 году, какие ссылки на законодательство использовать и как избежать распространенных ошибок.
Нормативная база: на что ссылаться?
Основанием для увольнения по инициативе работодателя в случае сокращения является пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Именно эту формулировку необходимо дословно воспроизвести в трудовой книжке.
Важно помнить: в 2026 году действуют правила, утвержденные новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек (актуальным с 2022 года). Согласно им:
- Запись вносится в день увольнения (последний рабочий день).
- Все слова должны быть написаны полностью, без сокращений.
- Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется).
Пошаговая инструкция: как заполнить трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Она состоит из четырех граф. Рассмотрим порядок заполнения на примере.
Графа 1: Порядковый номер
Здесь указывается номер записи по порядку в рамках данного раздела. Нумерация сквозная.
Графа 2: Дата увольнения
Указывается дата расторжения трудового договора. Важно: эта дата должна совпадать с датой, указанной в приказе об увольнении. Обычно это последний день работы сотрудника (после истечения срока предупреждения).
Графа 3: Основание увольнения
Это самая важная часть. Запись должна выглядеть следующим образом:
Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Или, если сокращается численность:
Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Ключевые требования к формулировке:
- Нельзя использовать сокращения. Пишите «Трудовой кодекс Российской Федерации», а не «ТК РФ». Пишите «пункт», «часть», «статья» полностью.
- Нельзя писать «Пр.» вместо «Приказ» или «Расп.» вместо «Распоряжение» (хотя в самой формулировке увольнения название приказа обычно не указывается, только ссылка на статью закона).
- Фраза должна начинаться со слов «Трудовой договор расторгнут…».
Графа 4: Документ-основание
Здесь указываются реквизиты приказа об увольнении: его номер и дата. Например: Приказ от № 45-к.
Образец записи в трудовой книжке
Ниже приведен визуальный пример того, как должна выглядеть запись:
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 15 | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 45-к | |
| Должность специалиста по кадрам (Подпись) И.И. Иванова М.П. (если печать используется) | |||
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
В 2026 году большинство работодателей ведут сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Информация об увольнении по сокращению передается в Социальный фонд России (СФР) путем подачи формы ЕФС-1.
Сроки подачи отчета:
- Если увольнение произошло в 2026 году, отчет ЕФС-1 необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
- Данные в электронную трудовую вносятся на основании бумажного приказа.
Типичные ошибки и как их избежать
Некорректная запись в трудовой книжке является основанием для обращения работника в суд с требованием изменить формулировку и выплатить компенсацию. Вот чего делать категорически нельзя:
- Использовать аббревиатуры. Запись «сокращ. штата, ст. 81 п. 2 ТК РФ» будет признана неверной. Все слова должны быть расшифрованы.
- Путать даты. Дата в графе 2 должна совпадать с датой приказа и днем фактического увольнения. Если работника увольняют досрочно (с его согласия), указывается дата, стоящая в заявлении о досрочном увольнении, но формулировка основания остается прежней.
- Забывать про подпись работника. После внесения записи работодатель обязан ознакомить работника с записью в личной карточке (форма Т-2) и попросить расписаться в подтверждение получения трудовой книжки (если она велась в бумажном виде и выдавалась на руки в день увольнения).
Что делать, если допущена ошибка?
Если запись уже внесена с ошибками (например, использованы сокращения или неверно указана статья), ее нельзя просто зачеркнуть. Необходимо:
- Признать запись недействительной.
- Внести новую запись с правильным порядковым номером, датой и формулировкой.
- В графе 4 указать реквизиты приказа (распоряжения) об исправлении ошибочной записи.
Правильное оформление увольнения по сокращению — это не только соблюдение буквы закона, но и защита интересов работодателя от возможных судебных споров. Внимательно проверяйте каждую букву в трудовой книжке перед тем, как поставить печать.