С 1 января 2021 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек. Для всех, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется. Вся информация о трудовой деятельности хранится только в электронном виде (ЭТК) в единой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР).
Эта статья объясняет, как работник может получить выписку из своей электронной трудовой книжки (ЭТК), а также как работодатель должен действовать при приеме на работу нового сотрудника, у которого еще нет ЭТК.
🔍 Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
ЭТК, это официальный цифровой документ, который содержит сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, даты приема и увольнения, переводы. Он ведется в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД), которую курирует Пенсионный фонд России (СФР).
Важно: В электронную книжку не вносятся сведения о награждениях, поощрениях, вахтовом или сезонном характере работы. Для этих целей может сохраняться бумажная книжка, но это исключительная практика.
📋 Кто и как может заказать выписку из ЭТК?
Выписку из электронной трудовой книжки (официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю) может заказать сам работник. Работодатель не имеет права самостоятельно запрашивать полную выписку по сотруднику без его согласия, но обязан вносить данные о каждом кадровом событии (прием, увольнение, перевод) в ЕГИС ТД.
Способы заказа выписки для работника:
- Через портал «Госуслуги» (самый популярный способ)
- Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда (СФР)
- Через банковский личный кабинет (например, СберБанк Онлайн)
- Лично в МФЦ («Мои документы»)
🖥️ Пошаговая инструкция: как заказать выписку через «Госуслуги»
Это основной и наиболее удобный способ. Алгоритм действий:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуги с помощью учетной записи (логин/пароль, СМС, подтвержденная учетная запись).
- В личном кабинете найдите раздел «Документы» или используйте поиск по сайту.
- Выберите категорию «Работа и пенсия».
- Найдите сервис «Электронная трудовая книжка» или «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
- Нажмите на кнопку «Заказать».
- Система автоматически сформирует выписку на основе данных, хранящихся в ЕГИС ТД. Укажите адрес электронной почты, если нужно получить ее туда.
- Готовую выписку можно скачать в формате PDF в разделе «Мои заявки» или «Мои документы».
⚠️ Что делать, если данных в ЕГИС ТД нет?
Если вы впервые устраиваетесь на работу и у вас еще нет записей, выписка будет содержать только информацию о вашем ФИО, СНИЛС и дате создания ЭТК. Первую запись в ЭТК внесет ваш новый работодатель в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу.
🏢 Обязанности работодателя при приеме на работу нового сотрудника
Если сотрудник устраивается впервые после 2020 года, у него нет бумажной книжки. Работодатель должен:
- При приеме на работу запросить у гражданина СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования) и данные паспорта.
- Внести сведения о приеме на работу в ЕГИС ТД через свою бухгалтерскую/кадровую программу (например, 1С) или через сервис «СЗВ-ТД» на сайте ПФР. Это делается одновременно с подачей сведений в СФР (форма ЕФС-1).
- В течение 5 рабочих дней с даты приема на работу обеспечить поступление этих данных в ЕГИС ТД.
- Если у работника есть старая бумажная трудовая книжка (оформленная до 2021 года), он может передать ее работодателю. В этом случае работодатель обязан:
- Сделать в ней последнюю запись о приеме на новую работу.
- Внести те же сведения в ЭТК.
- После внесения данных в ЭТК вернуть бумажную книжку работнику.
❓ Частые вопросы (FAQ)
Можно ли получить выписку, если я работаю неофициально?
Нет. Сведения о трудовой деятельности вносятся в ЕГИС ТД только по официальным трудовым договорам. Неофициальная работа не фиксируется.
Что делать, если в моей ЭТК нет данных о прошлых работах?
Если вы работали до 2021 года и у вас была бумажная книжка, но данные не перенесли в ЭТК, вам нужно:
- Обратиться к последнему работодателю с просьбой внести сведения о вашей прошлой работе в ЕГИС ТД.
- Если работодатель отказывается или не может (например, организация ликвидирована), обратиться с заявлением в Пенсионный фонд (СФР) или Трудовую инспекцию для восстановления данных.
Как работодатель может проверить наличие у кандидата ЭТК?
Работодатель может запросить у кандидата выписку из ЭТК (заказанную через Госуслуги или МФЦ). Также в рамках кадрового делопроизводства, после приема на работу, работодатель сам проверит по своим каналам, поступили ли о работнике сведения в ЕГИС ТД.
Нужно ли хранить бумажную выписку из ЭТК?
Выписка из ЭТК, полученная на Госуслугах или в МФЦ, имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке. Хранить ее стоит в личном деле, если это требуется по внутренним правилам организации. Основной документ — сама ЭТК в цифровом реестре ПФР.
📞 Где еще можно получить выписку?
- В отделении Пенсионного фонда (СФР) — лично, по предварительной записи, с паспортом.
- В МФЦ («Мои документы») — через электронную очередь, также с паспортом.
- Через банковские приложения (СберБанк, ВТБ и др.), интегрированные с Госуслугами. Алгоритм аналогичен: найти раздел «Госуслуги» → «Электронная трудовая книжка» → «Заказать выписку».
📌 Краткий итог для работника:
- Если вы впервые устраиваетесь на работу после 2020 года — у вас автоматически появится ЭТК.
- Чтобы получить официальную выписку, зайдите на Госуслуги → раздел «Работа и пенсия» → «Электронная трудовая книжка» → «Заказать».
- Скачайте PDF-документ. Это и есть ваш актуальный трудовой стаж.
📌 Краткий итог для работодателя:
- При приеме на работу запросите у сотрудника СНИЛС.
- Внесите данные о приеме в ЕГИС ТД (через 1С или сервис СЗВ-ТД) в течение 5 рабочих дней.
- Если у сотрудника есть старая бумажная книжка — сделайте в ней запись, внесите те же данные в ЭТК и верните книжку.
- Не оформляйте новую бумажную книжку для сотрудников, впервые принятых после .
Дата актуальности информации: май 2026 года. Законодательство может меняться. Для получения самой точной информации обращайтесь на официальный портал Госуслуг или в отделение Пенсионного фонда России (СФР).