С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – совокупность сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, хранящаяся в информационной системе Пенсионного фонда РФ. При приёме на работу или при расчёте выплат (больничный, отпуск, пенсия) часто возникает вопрос: как подтвердить стаж, если у соискателя нет бумажной трудовой книжки? В статье рассмотрены правовые основы, практические способы получения выписок и рекомендации для работодателей и работников.

Правовая база

• Статья 66.1 ТК РФ – определяет порядок ведения и предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановление Правительства РФ № 585н «О правилах формирования и использования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – Правила).
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О страховом случае и страховых выплатах» – порядок расчёта больничных и отпускных на основании электронных данных.

Согласно этим актам, сведения из ЭТК имеют ту же юридическую силу, что и записи в бумажной трудовой книжке. Работник имеет право запросить выписку, а работодатель – использовать её для расчётов.

Кто может предоставить выписку из ЭТК?

Сведения о трудовой деятельности могут быть получены от:

1. Прежнего работодателя – по форме СТД‑Р. Работодатель вносит данные в ЭТК и может выдать выписку по запросу.
2. Многофункционального центра (МФЦ) – по месту жительства работника. Запрос оформляется в личном кабинете МФЦ или в отделении.
3. Пенсионного фонда России (ПФР) – по форме СТД‑ПФР. Выписка доступна в личном кабинете ПФР.
4. Госуслуги – через сервис «Электронная трудовая книжка» в разделе «Справки и выписки». Требуется подтверждение личности (паспорт, СНИЛС, мобильный телефон).

Пошаговая инструкция для работника

Шаг 1. Подготовьте документы

• Паспорт гражданина РФ.
• СНИЛС (для идентификации в ПФР).
• При наличии – справка о переводе в электронный формат (подтверждение подачи заявления о переходе на ЭТК).

Шаг 2. Выберите способ получения выписки

Шаг 3. Оформление запроса

• В личном кабинете ПФР или Госуслуг выбираете «Электронная трудовая книжка → Выписка» и нажимаете «Запросить».
• В МФЦ заполняете бланк СТД‑Р (для работодателя) или СТД‑ПФР (для ПФР) и передаёте его оператору.
• Если запрашиваете у прежнего работодателя – направляете письменный запрос (по электронной почте или в бумажном виде) с указанием периода работы.

Шаг 4. Получение выписки

В течение 1‑3 рабочих дней (в онлайн‑сервисах – мгновенно) вы получаете PDF‑документ, подписанный электронной подписью. На документе указаны:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС.
• Все места работы, даты начала и окончания, должности, основания увольнения.
• Сведения о начисленном страховом стаже.

Как проверить стаж при приёме на работу (для работодателя)

1. Запрос у соискателя – попросите предоставить выписку из ЭТК (PDF) или оригинал формы СТД‑Р/СТД‑ПФР.
2. Проверка подлинности – убедитесь, что документ имеет электронную подпись ПФР (проверяется через сервис ПФР или приложение «Проверка подписи»).
3. Сравнение с данными в базе – при наличии доступа к системе «Электронный документооборот» (например, через 1С) можно сверить сведения с внутренней базой.
4. Регистрация в системе работодателя – внесите данные о трудовом стаже в собственный реестр (для расчёта больничных, отпусков, пенсионных отчислений).

Важно: если соискатель отказывается предоставить бумажную трудовую книжку, это не препятствует использованию ЭТК – закон допускает подтверждение стажа исключительно электронными данными.

Расчёт больничного и отпускных на основе ЭТК

Согласно пункту 9 Правил, периоды работы подтверждаются выпиской из ЭТК. При расчёте:

• Определяется средний заработок за расчётный период (обычно 12 месяцев).
• Учитывается страховой стаж, указанный в выписке (для расчёта больничных выплат).
• Если в выписке есть «перерывы» (например, отпуск без сохранения заработной платы), они учитываются в расчёте среднего заработка.

Для бухгалтерии рекомендуется хранить электронные копии выписок в архиве (PDF) и привязывать их к карточке сотрудника в 1С/Битрикс24.

Ситуации, когда выписка недоступна

6.1 Утеря доступа к личному кабинету

Если работник не может войти в ПФР или Госуслуги, необходимо:

• Восстановить пароль через СМС‑коды, привязанные к номеру телефона.
• Обратиться в МФЦ с паспортом и СНИЛС для получения выписки в бумажном виде.

6.2 Отказ прежнего работодателя предоставить СТД‑Р

Работник может обратиться в ПФР с заявлением о «выдаче справки о трудовой деятельности» (форма СТД‑ПФР). ПФР обязан запросить сведения у всех работодателей, указанных в системе.

6.3 Периоды, не отражённые в ЭТК (до 2010 года)

Для старых периодов, которые не были перенесены в электронный формат, следует использовать:

• Бумажные трудовые книжки (если сохранились).
• Приказы о приёме и увольнении, справки с места работы.
• Свидетельства о прохождении военной службы, учёбы, стажировки.

Практические рекомендации

• Для работников:
  • Регулярно проверяйте свою ЭТК через Госуслуги – так вы сразу заметите ошибки.
  • Сохраняйте копии всех выписок (PDF) в надёжном месте.
  • При смене работодателя сразу уведомляйте его о наличии ЭТК и предоставляйте выписку.
• Для работодателей:
  • Включите в инструкцию по приёму на работу пункт «Запрос выписки из ЭТК».
  • Обучите кадровый персонал проверке электронной подписи ПФР.
  • Ведите внутренний реестр стажа, синхронизированный с данными ПФР, чтобы избежать двойного начисления.

Электронная трудовая книжка полностью заменяет бумажный документ в вопросах подтверждения трудового стажа. Существует несколько удобных способов получения выписки: через ПФР, Госуслуги, МФЦ или непосредственно у прежнего работодателя. Для работодателя важно знать, как проверить подлинность полученных данных и как правильно использовать их при расчёте выплат. При соблюдении указанных процедур и использовании официальных форм (СТД‑Р, СТД‑ПФР) подтверждение стажа становится быстрым, надёжным и юридически значимым.

Помните: электронный документ имеет ту же силу, что и бумажный, а правильное оформление запросов экономит время и избавляет от лишних бюрократических проволочек.