Важность темы. С 1 января 2021 года все новые сотрудники в России обязаны получать Электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. При этом в бумажной трудовой книжке должна быть сделана специальная отметка о переходе‚ иначе возникают юридические риски как для работодателя‚ так и для работника.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
3. Зачем нужна отметка в бумажной книжке
4. Как правильно оформить отметку о переходе
5. Образцы записей в бумажной трудовой книжке
6. Какие документы нужны работодателю
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие переход на электронный формат:

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66.1 – «Сведения о трудовой деятельности‚ предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ»;
• Приказ Минтруда России от 30 апреля 2020 г. № 208н «Об утверждении формы СТД‑СФР»;
• Постановление Правительства РФ от 27 апреля 2021 г. № 1015 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».

Согласно этим документам:

1. Все новые сотрудники‚ принятые на работу после ‚ получают только электронную трудовую книжку.
2. Если работник отказывается от бумажного варианта‚ в его бумажной книжке делается отметка о переходе и возвращается на руки.
3. Работодатель обязан вести запись о приёме на работу в оригинале трудовой книжки (если она у него находится) и одновременно в системе СТД‑СФР.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это единая государственная база данных СТД‑СФР (Сведения о трудовой деятельности‚ предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ). В ней храниться полная история трудовой деятельности гражданина:

• даты и места работы;
• должности‚ разряды‚ оклады;
• перерывы в стаже‚ периоды отпуска‚ командировок;
• информация о совместительстве и о переходе на электронный формат.

ЭТК доступна через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги;
• Сайт Фонда пенсионного и социального страхования РФ (СФР);
• Мобильные приложения «Пенсионный фонд России».

Документ можно распечатать‚ отправить по электронной почте будущему работодателю или сохранить в личных файлах.

Зачем нужна отметка в бумажной трудовой книжке

Отметка о переходе в бумажной трудовой книжке выполняет несколько функций:

• Юридическое подтверждение того‚ что работник согласился на электронный формат и отказался от дальнейшего ведения бумажной книжки.
• Упрощение контроля со стороны инспекции труда – проверяющий видит‚ что переход оформлен правильно.
• Защита прав работника в случае спорных ситуаций с пенсионным фондом: без отметки доказать наличие стажа в электронном виде будет сложнее.
• Упрощение внутренних кадровых процессов – HR‑служба сразу видит‚ какой формат используется.

Если в бумажной книжке нет такой отметки‚ а работник передал её работодателю‚ следует:

1. Спросить у работника‚ подавал ли он заявление о переходе.
2. Если заявления нет – оформить его сейчас (см. раздел «Как оформить отметку»).
3. Если работник отказывается от ЭТК‚ в книжке делается отметка о «отказе от электронного формата» и книжка остаётся у работодателя до окончания трудовых отношений.

Как правильно оформить отметку о переходе

Процедура состоит из нескольких последовательных шагов.

Шаг 1. Подготовка заявления работника

Работник заполняет письменное заявление в свободной форме‚ в котором указывает:

• ФИО‚ ИНН‚ СНИЛС;
• паспортные данные;
• желание перейти на электронную трудовую книжку в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
• подпись и дату.

Образец заявления (можно скачать у HR):

Заявление
Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт 45 01 123456‚ выдан г. УФМС России по г. Москве‚
прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК) 
в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Шаг 2. Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Запись делается в разделе «Записи о приёме‚ переводе‚ увольнении» (страница 1‑2). Текст записи выглядит так:

2026 г. 05 22 – Приём на работу в ООО «Ромашка»‚ должность – менеджер.
Отказ от ведения бумажной трудовой книжки‚ переход на электронную (ЭТК) – СТД‑СФР.
Подпись работодателя: ___________ Печать организации

После внесения записи книжка возвращается работнику.

Шаг 3. Регистрация в системе СТД‑СФР

1. HR‑специалист входит в Личный кабинет работодателя на портале СФР.
2. В разделе «Сведения о трудовой деятельности» вводятся данные о приёме‚ указав‚ что работник перешёл на электронный формат;
3. Отправляется запрос в СФР. Приём подтверждается электронным письмом.

Шаг 4. Информирование работника

Работнику отправляется уведомление (по электронной почте или через Госуслуги) о том‚ что его сведения внесены в СТД‑СФР‚ а также ссылка для просмотра ЭТК.

Образцы записей в бумажной трудовой книжке

Переход на электронную трудовую книжку

Отказ от электронного формата (если работник хочет оставить бумажную книжку)

Какие документы нужны работодателю

• Заявление работника о переходе (пункт 1).
• Копия паспорта и СНИЛС работника (для идентификации в СФР).
• Трудовой договор (в оригинале и копии).
• Приказ о приёме на работу (с указанием перехода на ЭТК).
• Печать организации и подпись ответственного лица.

Все перечисленные документы находятся в службе кадров и могут быть переданы в СФР в электронном виде через портал работодателя.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку‚ если в ней уже есть отметка о переходе?

Да. Книжка остаётся собственностью работника‚ но её следует хранить у него. При проверке инспектор может потребовать её предъявить.

Что делать‚ если работник передал работодателю бумажную книжку без отметки о переходе?

Согласно статье 66.1 ТК‚ в этом случае работодатель обязан:

1. Спросить работника‚ подавал ли он заявление о переходе;
2. Если нет – оформить заявление и сделать отметку в книжке;
3. Если работник отказывается от ЭТК‚ оформить отказ и вести бумажную книжку до окончания трудовых отношений.

Можно ли изменить отметку после её внесения?

Изменения допускаются только в случае ошибки. Необходимо оформить поправку в виде отдельной записи с указанием причины и подписью работодателя.

Как проверить‚ что сведения о переходе действительно попали в СТД‑СФР?

Работник может зайти в личный кабинет на портале Госуслуги → «Пенсионный фонд» → «Сведения о трудовой деятельности». Если запись присутствует‚ значит процесс завершён.

Какие преимущества у ЭТК перед бумажной?

• Отсутствие риска потери или порчи документа;
• Мгновенный доступ к истории трудовой деятельности в любой точке страны;
• Упрощённый процесс подачи заявлений в пенсионный фонд;
• Экономия времени HR‑службы (автоматическое заполнение форм).

Отметка в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную трудовую – это обязательный юридический элемент‚ который подтверждает согласие работника на использование СТД‑СФР. Правильное оформление этой записи позволяет:

• Соблюсти требования ТК РФ и нормативных актов Минтруда;
• Обеспечить прозрачность и достоверность данных о трудовом стаже;
• Избежать конфликтов с пенсионным фондом и инспекцией труда;
• Сэкономить время и ресурсы как работодателя‚ так и работника.

Следуйте пошаговой инструкции‚ используйте готовые образцы заявлений и записей‚ а также регулярно проверяйте наличие сведений в системе СТД‑СФР; Тогда переход на электронный формат будет полностью законным и безболезненным.

Статья актуальна на 23 мая 2026 года. Для получения последних обновлений следите за официальными публикациями Минтруда РФ и Фонда пенсионного и социального страхования.