Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что трудовой стаж теперь фиксируется преимущественно в цифровом формате, а бумажные документы уходят в прошлое для новых записей․
Для работодателя крайне важно понимать алгоритм действий при приеме сотрудника, у которого уже оформлена электронная трудовая книжка․ В этой статье мы подробно разберем все шаги, необходимые документы и нюансы, которые нужно учитывать в текущих реалиях․
Что такое электронная трудовая книжка и как она работает?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог привычного бумажного документа, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина․ Она была внедрена в 2020 году и за 5 лет стала стандартом для миллионов россиян․
Ключевые преимущества ЭТК:
- Исключает риск потери сведений о стаже работником (документ хранится в защищенной базе данных Социального фонда России)․
- Обеспечивает мгновенный доступ к информации для работодателя и сотрудника․
- Упрощает процесс оформления при приеме на работу и увольнении․
Важно помнить: если работник ранее не отказался от бумажной трудовой книжки в письменном виде, у него может быть действующий бумажный вариант․ Однако с 2026 года все новые записи вносятся только в электронном виде, независимо от наличия бумажного аналога․
Алгоритм приема на работу сотрудника с ЭТК
Процесс оформления сотрудника, у которого уже есть электронная трудовая книжка, имеет свои особенности․ Главное — правильно запросить и проверить данные о предыдущей деятельности․
Шаг 1․ Запрос сведений о трудовой деятельности
При приеме на работу работодатель обязан запросить у нового сотрудника сведения о его трудовой деятельности․ Это можно сделать двумя способами:
- Через сотрудника: Попросить работника предоставить выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р или СТД-СФР), которую он может получить через портал «Госуслуги», в клиентской службе СФР или у предыдущего работодателя․
- Самостоятельно через систему: Если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и доступ к системе Социального фонда России (СФР), он может запросить эти данные напрямую в электронном виде․
Шаг 2․ Проверка данных
Полученные сведения необходимо внимательно изучить․ Убедитесь, что в них нет ошибок, которые могут повлиять на расчет стажа или пенсионных прав сотрудника․ Особое внимание стоит уделить периодам работы, должностям и причинам увольнения․
Шаг 3․ Оформление приказа и внесение записи
После подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу, работодатель обязан внести соответствующую запись в электронную трудовую книжку сотрудника․
Срок внесения записи: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу․
Запись формируется в виде электронного документа и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица организации․ После этого данные автоматически направляются в Социальный фонд России․
Нужно ли заводить бумажную трудовую?
С 2026 года, когда переходный период завершен, ситуация следующая:
- Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка (он не писал заявления об отказе от нее ранее), она остается у него на руках․ Работодатель не вносит в нее новые записи, но обязан хранить ее как документ строгой отчетности до момента увольнения сотрудника, после чего вернуть ему вместе с записью об увольнении (которая также дублируется в ЭТК)․
- Если бумажной книжки нет (сотрудник перешел на ЭТК полностью или начал карьеру после 2020 года), заводить новую бумажную версию не нужно․ Вся информация ведется исключительно в электронном формате․
Частые вопросы работодателей
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Фактическим подтверждением является наличие записей в базе данных СФР․ При приеме на работу сотрудник может предоставить справку СТД-Р, которая подтверждает формат ведения его трудовой книжки․ Также работодатель видит статус при отправке запроса в систему фонда․
Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?
Если ошибка допущена текущим работодателем, он обязан исправить ее незамедлительно, сформировав новую запись с корректными данными и указанием основания исправления․ Если ошибка принадлежит предыдущему работодателю, необходимо запросить у сотрудника уточняющие документы или обратиться к предыдущему работодателю для внесения исправлений․
Нужно ли получать подпись сотрудника в электронной книжке?
В электронном формате физическая подпись сотрудника в момент внесения записи не требуется․ Факт ознакомления с записями сотрудник может подтвердить, получив выписку (СТД-Р) у текущего работодателя, где будет стоять его подпись (уже после внесения данных)․
Переход на электронные трудовые книжки значительно упростил документооборот для работодателей․ Отсутствие необходимости вести бумажный документооборот (для новых записей), минимизация ошибок и прозрачность стажа — главные плюсы новой системы․
Главное правило для работодателя в 2026 году: своевременно запрашивать данные о трудовой деятельности нового сотрудника и оперативно вносить сведения о приеме на работу в систему СФР․ Это гарантирует соблюдение законодательства и защиту прав вашего сотрудника․