С 1 января 2020 года в России действует механизм электронных трудовых книжек (ЭТК). Согласно изменениям в Трудовом кодексе РФ, работодатель обязан формировать и передавать в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР) сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника в электронном виде. Эта статья подробно объясняет, как именно работодателю вводить и корректировать данные в ЭТК, соблюдая все юридические нормы.
Что такое Электронная Трудовая Книжка и чем она отличается?
ЭТК — это официальный документ, содержащий все сведения о трудовой деятельности работника (работодатели, периоды работы, должности, приказы), который хранится в базе данных СФР. По содержанию она идентична бумажной, но отличается формой хранения и управления.
- Для работника: Данные доступны через личный кабинет на портале Госуслуг или сайта СФР. Выписку можно получить в любой момент.
- Для работодателя: Необходимо корректно и своевременно передавать информацию в СФР через систему КЭДО (Кадровое электронное делопроизводство) или через интернет-сервисы (например, СБИС, «Моё дело»).
Ключевой принцип: кто и когда вводит данные?
Работодатель является единственным источником данных для ЭТК. Он обязан передавать в СФР сведения о каждом сотруднике в строгом соответствии с графиком отчетности (ежемесячно, при приеме/увольнении). СФР лишь аккумулирует и хранит эту информацию.
Алгоритм действий работодателя при приеме на работу
- Уточнение предпочтений работника: При приеме на работу (даже если сотрудник уже имеет стаж) необходимо выяснить, хочет ли он получать сведения в электронном виде или предпочитает бумажную трудовую книжку.
- При выборе ЭТК:
- Работник подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в форме ЭТК.
- Работодатель обязан:
- Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она у сотрудника уже есть) с формулировкой, рекомендованной Минтрудом (например: «Работник [ФИО] заявляет о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в форме электронной трудовой книжки. Работодатель обязуюсь передавать указанные сведения в Социальный фонд России.»).
- Расписаться в этой записи вместе с работником.
- Выдать бумажную книжку работнику на руки.
- Внести запись в Журнал учета движения трудовых книжек.
- Немедленно уведомить СФР о выборе работником электронной формы через отчетность (форма ЕФС-1 или аналогичная в КЭДО).
- При выборе бумажной ТК: Работнику выдается бумажная книга, все записи вносятся в нее вручную, а отчетность в СФР передается в стандартном порядке (но сведения о трудовой деятельности все равно формируются в ЭТК фонда на основании этих записей).
Как именно вводятся данные в ЭТК? Практические шаги
Внесение информации — это не ручное действие в интерфейсе, а передача структурированных данных из кадрового ПО работодателя в систему СФР.
Подготовка данных в системе кадрового учета
В вашей кадровой программе (1С, «Кадры», «Бухонлайн» и др.) или сервисе КЭДО должны быть корректно заполнены все обязательные поля для каждого сотрудника:
- ФИО, СНИЛС, дата рождения.
- Полные реквизиты работодателя (ИНН, ОГРН, наименование).
- Дата приема на работу, дата увольнения (если применимо).
- Должность (с точным наименованием из штатного расписания).
- Основание приема/увольнения (номер и дата приказа/трудового договора).
- Подразделение.
Формирование и передача отчета в СФР
На основании этих данных система автоматически формирует месячную отчетность (форма ЕФС-1) или отдельные сведения о приеме/увольнении. Работодатель проверяет данные и направляет их в СФР через:
- Личный кабинет на сайте СФР.
- Систему электронного документооборота (КЭДО).
- Через аккредитованого оператора связи (например, СБИС, Контур.Эльба).
Важно: Передача должна осуществляться в сроки, установленные законодательством (обычно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным). Своевременная передача — ключевой момент для избежания штрафов;
Проверка корректности внесения
После успешной передачи данных работник (или работодатель с его согласия) может проверить запись в своей ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или на сайте СФР. Информация должна отображаться в течение нескольких рабочих дней после отправки отчета.
Особые ситуации и частые ошибки
• Работник с уже имеющейся бумажной книжкой
Если у сотрудника есть старая бумажная ТК, он может в любой момент перейти на ЭТК, подав заявление. Алгоритм действий описан выше. Запрещено изымать бумажную книжку без такого заявления и записи.
• Записи «задним числом»
Если при проверке выяснится, что данные за прошлые периоды не были переданы в СФР, работодатель обязан срочно подать корректирующий отчет. Нельзя вносить в ЭТК записи, не подтвержденные приказами и трудовыми договорами. Все «хитрости» кадровиков (издание приказов заранее с пустыми датами) строго запрещены и ведут к штрафам.
• Исправление ошибок
Если в переданных данных обнаружена ошибка (например, опечатка в должности), необходимо подать корректирующий отчет в СФР с верными сведениями. В бумажной книжке (если она есть) ошибку зачеркивают и исправляют с пояснением, заверяя подписью и печатью.
Чек-лист для работодателя: этапы внедрения и ведения ЭТК
- Настроить кадровую программу/сервис КЭДО на корректное формирование данных для СФР.
- Определить ответственного за передачу отчетности и контроль сроков.
- При приеме каждого нового сотрудника уточнять его предпочтение по форме ТК и при необходимости выполнять процедуру перехода (заявление → запись в бумажной ТК → уведомление СФР).
- Своевременно (до 15-го числа) формировать и передавать месячную отчетность (ЕФС-1) в СФР.
- Контролировать статусы принятия отчетов в личном кабинете СФР.
- Обеспечить сотрудникам возможность проверки их ЭТК через Госуслуги.
- Хранить все кадровые документы (приказы, договоры, заявления) в деле сотрудника в течение всего срока хранения (75 лет).
Ввод данных в электронную трудовую книжку — это не разовое действие, а регулярный процесс отчетности. Его основа — точность и своевременность. Работодатель не управляет самой ЭТК напрямую, а обеспечивает СФР корректными данными. Соблюдение простого алгоритма: «правильно заполнил в своей системе → вовремя отправил отчет → проверил статус» — гарантирует выполнение требований закона и защитит от штрафов. Все взаимодействие с сотрудником по выбору формы ТК должно быть документально зафиксировано заявлением и записью в бумажной книжке (при ее наличии).
Примечание: Статья составлена на основе анализа актуальной практики и законодательства по состоянию на май 2026 года. Для получения персональной консультации по сложным случаям рекомендуется обращаться к юристу по трудовому праву.