В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным и безальтернативным форматом учета стажа для подавляющего большинства работающих граждан России. Процесс увольнения сотрудника требует от работодателя максимальной внимательности, так как любая ошибка в передаче данных может повлиять на будущие пенсионные права работника и его возможность получить социальные выплаты.

Самое главное помнить, что механизм внесения записи об увольнении в ЭТК кардинально отличается от бумажного варианта. Здесь нет ручек и печатей в привычном понимании, все действия осуществляются через цифровую отчетность.

Основной механизм: Форма ЕФС-1

Для фиксации факта расторжения трудового договора работодатель обязан подать в Социальный фонд России (СФР) отчет по форме ЕФС-1. Именно этот документ является юридическим основанием для появления записи в электронной базе данных.

Ключевые требования к заполнению:

• Необходимо заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 («Прием, перевод, увольнение»).
• В отчете указываются точные даты приема и увольнения, а также основание для прекращения трудовых отношений со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.
• Отчет подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица организации.

Сроки подачи отчета при увольнении

Соблюдение сроков — критически важный аспект. Согласно пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона от N 27-ФЗ, отчет форма ЕФС-1 при увольнении сотрудника должен быть направлен в СФР:

1. Не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении.

В отличие от отчетов о приеме на работу или переводе (которые сдаются ежемесячно, если были события), данные об увольнении требуют оперативной передачи. Пропуск срока может повлечь за собой административную ответственность для работодателя.

Действия работодателя в день увольнения

После успешной отправки отчета ЕФС-1 и получения подтверждения от СФР, у работодателя появляются обязательства перед сотрудником.

Предоставление сведений (форма СТД-Р)

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику сведения о его трудовой деятельности по форме СТД-Р. Этот документ содержит полную выписку из электронной трудовой книжки за весь период работы в данной организации.

Важно: форму СТД-Р необходимо заверить. Это можно сделать двумя способами:

• Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации (если она используется).
• Заверить документ усиленной квалифицированной электронной подписью (при передаче в электронном виде по согласованию с работником).

Бумажные трудовые книжки

Если сотрудник ранее написал заявление о ведении бумажной трудовой книжки параллельно с электронной, работодатель должен:

• Внести запись об увольнении в бумажный бланк (дублируя данные из отчета ЕФС-1).
• Заверить запись подписью и печатью.
• Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки в день увольнения.
• Получить от сотрудника расписку о получении бумажной трудовой книжки.

Что делать, если запись не внесена или допущена ошибка?

Ситуации, когда работодатель забыл сдать отчет ЕФС-1 или допустил ошибку в коде причины увольнения, встречаются нередко. В 2026 году алгоритм исправления строго регламентирован:

Если отчет не был сдан вовремя: Работодатель должен немедленно сформировать и отправить корректирующий отчет ЕФС-1. В нем указываются актуальные данные и реальная дата увольнения. Штрафные санкции могут быть применены СФР за нарушение сроков.

Если организация ликвидирована: Если фирма-работодатель ликвидирована и не внесла запись, работник может обратиться в территориальный орган СФР или в архив с документами, подтверждающими трудовую деятельность (приказы, справки), чтобы восстановить стаж через суд или в административном порядке.

Как работнику проверить запись об увольнении?

Каждый гражданин может самостоятельно контролировать свой трудовой стаж. Проверить появление записи об увольнении можно следующими способами:

• Через портал Госуслуги: в разделе «Документы» выбрать сервис «Электронная трудовая книжка» и заказать выписку.
• В клиентской службе Социального фонда России (СФР).
• Через банки-партнеры СФР (в онлайн-банкинге).

Обычно запись появляется в системе на следующий рабочий день после сдачи отчета работодателем.

Правильное оформление увольнения в эпоху электронных трудовых книжек, это залог прозрачности трудового стажа. Для работодателя это строго регламентированный процесс подачи формы ЕФС-1 в срок «не позднее следующего рабочего дня». Для работника — возможность мгновенно увидеть обновленный статус в личном кабинете на Госуслугах. Соблюдение этих правил защищает права обеих сторон трудовых отношений.