Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Её правильное ведение и хранение — прямая обязанность работодателя‚ от которой зависит расчёт пенсии‚ получение льгот и подтверждение опыта сотрудника. В статье подробно разобраны все актуальные правила‚ изменения и инструкции по заполнению.

Ключевые изменения и нормативная база (2023–2026 гг;)

С 1 января 2023 года в России действуют новые образцы трудовых книжек и вкладышей. Основные регуляторы:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66–69).
• Постановление Правительства № 796 (об утверждении формы и порядка ведения).
• Приказ Минтруда № 742н (инструкция по заполнению).

Важно! С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). После этой даты:

1. Все новые работники получают ЭТК по умолчанию.
2. Бумажная книжка выдается только по письменному заявлению сотрудника.
3. Работодатель обязан вести учёт и в бумажном‚ и в электронном формате‚ если у сотрудников есть оба вида.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Обязанность лежит на всех работодателей (организаций‚ ИП‚ иностранных компаний в РФ) при найме российских граждан и иностранцев‚ работающих на территории РФ. Исключения:

• Работники‚ уже имеющие стаж до 2003 года и получившие справку из ПФР‚ могут не получать книжку.
• Граждане других стран‚ если иное не предусмотрено международными договорами.

Правила заполнения: пошаговая инструкция

Заполнение производится разборчиво‚ чернилами (синего или чёрного цвета)‚ без исправлений‚ помарок и сокращений;

При приёме на работу (первая запись)

На первой странице вкладыша или в самой книжке указывается:

• Дата приёма (число‚ месяц‚ год).
• Наименование организации (полное‚ как в Уставе).
• ФИО сотрудника полностью.
• Должность (с точным наименованием из штатного расписания).
• Основание приёма (номер и дата приказа о приёме).

Пример записи: «Принят на работу в качестве инженера с на основании приказа № 45-к от ».

При увольнении (запись об окончании работы)

Указывается:

• Дата увольнения.
• Основание увольнения (номер и дата приказа‚ статья ТК РФ‚ например‚ «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
• Подпись работника (обязательно!). Если работник отказывается подписывать, делается отметка «От подписи отказался» с подписью должностного лица и датой.

Сведения о работе без трудового договора (если были)

Указываются периоды‚ когда работник фактически выполнял трудовые функции‚ но договор не оформлялся. Основание, решение суда‚ приказ работодателя.

Сведения о поощрениях и взысканиях

Записываются на основании приказов. Взыскание должно быть обжаловано в установленный срок‚ иначе запись может быть признана недействительной.

Хранение и учёт трудовых книжек

Книга учёта движения трудовых книжек

Работодатель ведёт журнал (книгу) учёта движения в бумажном виде. В нём фиксируются:

• Выдача книжки сотруднику под роспись.
• Получение книжки от сотрудника (при приёме‚ увольнении‚ временном хранении).
• Передача книжки при смене собственника бизнеса (реорганизация‚ продажа).
• Поступление новых бланков.

Книга учёта бланков трудовых книжек

Ведётся отдельно. Учитываются:

• Номера бланков (серия и номер).
• Дата получения и выдачи.
• Кто получил (ФИО сотрудника кадровой службы).

Хранить эти журналы и неиспользованные бланки необходимо в отдельном сейфе или охраняемом помещении.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года вводится ЭТК. С 2026 года она становится основным форматом.

• Сведения вносятся в Единую государственную информационную систему (ЕГИС) «Трудовая деятельность».
• Работник в любой момент может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР.
• Работодатель обязан направлять сведения в ПФР в течение 15 дней с даты приёма/увольнения (отчёт СЗВ-ТД).
• Если работник не отказался от бумажного варианта‚ записи дублируются в его бумажную книжку.

Ответственность за нарушения

Ненадлежащее ведение или хранение трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
• При повторном нарушении — дисквалификация или увеличение штрафа.

Кроме того‚ работник может потребовать возмещения ущерба‚ если из-за ошибок в книжке он потерял право на пенсию или иные льготы.

Частые ошибки и как их избежать

1. Исправления и «зачёркивания». Неверно — зачеркнуть и исправить. Верно — вынести новую запись с пометкой «В связи с ошибкой в записи от …».
2. Сокращения. Нельзя писать «прин.»‚ «увол.». Только полные формулировки.
3. Отсутствие подписи работника при увольнении. Обязательно получить или оформить отказ.
4. Несвоевременное внесение записей. Запись о приёме/увольнении вносится в день подписания приказа‚ но не позднее дня выдачи/получения книжки.
5. Хранение в личном деле. Трудовая книжка хранится отдельно от других документов‚ в специальном месте.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Работник должен:

1. Написать заявление о восстановлении.
2. Работодатель обязан в течение 15 дней выдать новую книжку (новый бланк) и восстановить все записи на основании имеющихся документов (приказы‚ выписки из ЭТК).
3. Восстановленные записи заверяются подписью руководителя и печатью организации.

Ведение трудовой книжки — это не формальность‚ а юридически значимое действие. С 2026 года электронный формат становится приоритетным‚ но бумажная книжка ещё сохраняется по заявлению сотрудника. Ключевые правила:

• Заполняйте чётко‚ без исправлений‚ по факту.
• Соблюдайте сроки (15 дней на внесение записей и отчётность в ПФР).
• Ведите обязательные журналы учёта бланков и движения.
• Храните документы в безопасности.
• Контролируйте переход на ЭТК и правильно оформляйте отказы от бумажного носителя.

При возникновении сложных ситуаций (споры о стаже‚ восстановление записей) всегда консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Статья составлена на основе актуального законодательства РФ по состоянию на май 2026 года. Перед применением рекомендуется проверять изменения на официальных ресурсах: сайт Минтруда (mintrud.gov.ru) и Пенсионного фонда (pfr.gov.ru).