В 2026 году процесс оформления трудовых книжек переходит в электронный формат. Основным документом‚ на основании которого вносится запись в трудовые книжки‚ является выписка из ЕГРЮЛ (Единого государственного реестра юридических лиц). Ниже – пошаговое объяснение‚ как правильно оформить такую запись‚ какие формы использовать и где её получить.

Что такое ЕГРЮЛ и зачем он нужен для трудовых книжек?

ЕГРЮЛ – официальный реестр‚ в котором фиксируются сведения о юридических лицах‚ индивидуальных предпринимателях и их учетных данных. Выписка из ЕГРЮЛ содержит:

• наименование организации;
• ИНН/ОГРН;
• дату регистрации и дату окончания деятельности (если применимо);
• сведения о руководителе и учредителях.

Эти данные используются в качестве подтверждения факта занятости при оформлении записи в электронной трудовой книжке.

Как формируется запись в трудовой книжке?

Запись в трудовой книжке производится на основании формы ЕФС‑1‚ которую работодатель направляет в СФР (Страховой фонд). В результате:

1. СФР формирует электронную запись о приёме‚ увольнении‚ переводе и иных трудовых событиях.
2. Эта запись отображается в электронной форме СТД‑Р (если выдается работодателем) или СТД‑СФР (если сотрудник получает её самостоятельно через СФР или Госуслуги).
3. Для юридической значимости документ подписывается электронной подписью.

Таким образом‚ электронная трудовая книжка – это не просто электронный документ‚ а официальный отчёт‚ который можно выгрузить в виде выписки с подтверждением.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписка может быть получена несколькими способами:

• У работодателя – если вы запросили документ у текущего или предыдущего места работы‚ ответственный сотрудник (обычно специалист по персоналу) оформляет её в установленной форме.
• Через Пенсионный фонд – можно обратиться в Пенсионный фонд‚ МФЦ или воспользоваться онлайн‑сервисом.
• Самостоятельно через Госуслуги – на портале Госуслуги доступна функция «Получить выписку из электронной трудовой книжки».

Для получения выписки необходимо указать данные организации (ОГРН‚ ИНН‚ название) или ФИО работника‚ а также указать период‚ за который требуется информация.

Пошаговая инструкция: как оформить запись в трудовой книжке на основании ЕГРЮЛ

Получить выписку из ЕГРЮЛ через официальный сайт ФНС.

 ー Перейдите в раздел «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП».
 ー Введите ИНН‚ ОГРН или название организации.
 ー Выберите нужный документ и нажмите «Запросить».

Подготовить форму ЕФС‑1 с данными из выписки.

• В поле «Наименование организации» указывается полное название из выписки.
• В поле «ИНН/ОГРН» – соответствующие реквизиты.
• Укажите дату начала отношений (дата поступления записи в трудовой книжке).

Отправить форму в СФР через электронный кабинет работодателя.

Получить подтверждение в виде выписки СТД‑Р/СТД‑СФР.

Разослать подтверждение сотруднику (по электронной почте или через личный кабинет на Госуслугах).

Особенности оформления при переходе на электронную трудовую книжку

Согласно письму Минтруда № 14‑2/В‑150‚ при переходе сотрудника на электронную форму необходимо указать точные реквизиты документа‚ на основании которого вносится запись. Это гарантирует:

• прозрачность перехода;
• соответствие требованиям законодательства;
• отсутствие расхождений при проверках.

При оформлении такой перехода в системе 1С обычно делается в течение 3 рабочих дней после подачи заявления.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Где хранить электронную выписку из ЕГРЮЛ?

Ответ: Выписку можно сохранять в личном кабинете на Госуслугах‚ в электронном архиве организации или распечатать и хранить в бумажном виде для справки.

Вопрос: Как отличить выписку из ЕГРЮЛ от выписки из ЕГРИП?

Ответ: ЕГРЮЛ предназначен для юридических лиц‚ а ЕГРИП – для индивидуальных предпринимателей. Обе выписки содержат сведения‚ необходимые для подтверждения занятости‚ но их форматы различаются.

Вопрос: Можно ли получить выписку из электронной трудовой книжки без обращения в Пенсионный фонд?

Ответ: Да. Достаточно воспользоваться сервисом «Получить выписку из электронной трудовой книжки» на портале Госуслуги или запросить её у текущего работодателя.

Переход на электронную форму трудовых книжек упрощает процесс оформления и контроля трудовых отношений. Ключевым документом‚ на основании которого вносится запись‚ является выписка из ЕГРЮЛ. Правильное оформление формы ЕФС‑1‚ своевременная отправка её в СФР и получение подтверждения в виде СТД‑Р/СТД‑СФР позволяют обеспечить юридическую значимость записи и упростить доступ к ней как работодателю‚ так и самому сотруднику.

Если у вас возникнут вопросы по получению выписки или заполнению формы ЕФС‑1‚ рекомендуем обратиться в Пенсионный фонд‚ МФЦ или к специалисту по персоналу – они помогут быстро и без лишних сложностей оформить необходимые документы.