С 1 января 2020 г. в России начался постепенный переход от бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу. Вопрос о том, нужно ли продолжать вести бумажную книжку, остаётся актуальным как для работодателей, так и для работников. Ниже мы разберём ключевые моменты, которые помогут вам понять, когда бумажная трудовая книжка обязательна, а когда можно перейти на электронный формат.
Что изменилось с 2020 года?
В декабре 2019 года был принят Федеральный закон № 439-ФЗ «О трудовой книжке» (с изменениями, внесёнными в 2021 г. и 2023 г.). Закон предусматривает:
- Постепенный переход от бумажной трудовой книжки к электронному виду (ЭТК).
- Обязательность работодателя подавать сведения о трудовой деятельности в Федеральный социальный фонд (ФСФ) в цифровом виде.
- Право работника выбрать формат ведения трудовой книжки.
В течение 2020 года работодатели должны были:
- Уведомить работников об изменениях в законодательстве.
- Предоставить возможность выбора: оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат.
Кто обязан вести бумажную трудовую книжку?
Ответ зависит от даты начала трудовой деятельности и от того, был ли у работника бумажная книжка до 1 января 2020 года.
Работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2020 года
- Могут оставить бумажную трудовую книжку.
- При желании могут вести одновременно и электронную.
Работники, начавшие трудовую деятельность после 31 декабря 2020 года
- Не оформляют бумажную трудовую книжку.
- Все сведения о приёме на работу и трудовой стаже ведутся в электронном виде и передаються в ФСФ.
Работники, начавшие трудовую деятельность после 1 января 2026 года
- Оформлять бумажную трудовую книжку не требуется.
- Переход на электронный формат является обязательным.
Когда бумажная трудовая книжка обязательна?
Бумажная трудовая книжка остаётся обязательной в следующих случаях:
- Если работник не выбрал электронный вариант до 31 декабря 2020 года.
- При трудоустройстве нового сотрудника, если он имеет бумажную трудовую книжку.
- Если работодатель не предоставил возможность выбора формата (например, в некоторых отраслях, где переход ещё не завершён).
Как перейти на электронную трудовую книжку?
Процесс перехода прост, но требует соблюдения определённых шагов:
- Уведомление работодателя: Работник должен подать заявление о переходе на электронный формат до 31 декабря 2020 года.
- Регистрация в системе ФСФ: Работодатель регистрирует сотрудника в системе Федерального социального фонда.
- Получение электронного сертификата: После регистрации сотрудник получает электронный сертификат, подтверждающий его статус в системе.
- Ведение записей: Все записи о приёме, увольнении, повышениях и поощрениях ведутся в электронном виде.
Что делать, если бумажная трудовая книжка потеряна?
Если бумажная трудовая книжка потеряна, но работник не перешёл на электронный формат, необходимо:
- Обратиться в ФСФ с заявлением о восстановлении сведений.
- Предоставить доказательства трудовой деятельности (свидетельства о приёме, справки, контракты).
- Получить дубликат бумажной трудовой книжки.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобство доступа: Работник может в любой момент проверить свой стаж и историю работы.
- Экономия ресурсов: Нет необходимости печатать, хранить и передавать бумажные документы.
- Сокращение ошибок: Автоматизированная система снижает риск ошибок в записях.
- Поддержка цифровой экономики: Содействует развитию электронного документооборота.
Ведение трудовой книжки в бумажном виде остаётся обязательным только в определённых случаях, связанных с датой начала трудовой деятельности и выбором работника. Для большинства новых сотрудников, начавших трудовую деятельность после 2020 года, бумажная трудовая книжка не требуется. Переход на электронный формат упрощает работу как для работодателя, так и для работника, обеспечивает более быстрый доступ к информации и снижает издержки.
Если вы не уверены, какой формат ведения трудовой книжки вам подходит, свяжитесь с вашим работодателем или обратитесь в Федеральный социальный фонд для уточнения актуальных требований.