С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги. К 2026 году большинство работодателей полностью перешли на цифровой формат ведения трудовых книжек. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформлять прием на работу сотрудников с электронной трудовой книжкой, какие документы необходимы и на что обратить внимание.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который ведется в электронном виде в системе Пенсионного фонда России (ПФР) и Социального фонда России (СФР). Она содержит:

• Сведения о трудовой деятельности работника
• Информацию о приеме на работу, переводах, награждениях и увольнениях
• Данные о занимаемых должностях и специальностях
• Сведения о профессиональных наградах и поощрениях

Основные правила трудоустройства с электронной трудовой книжкой

Обязательность ведения ЭТК

Согласно действующему законодательству, все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном формате, даже если у сотрудника уже есть бумажная версия. Исключение составляют случаи, когда работник официально отказался от перехода на электронный формат.

Документы, необходимые при приеме на работу

При трудоустройстве сотрудника с электронной трудовой книжкой вам потребуются следующие документы:

• Паспорт гражданина РФ
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета)
• Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР), документ, подтверждающий наличие электронной трудовой книжки
• Документы, подтверждающие квалификацию (дипломы, сертификаты и т.д.)
• Иные документы, предусмотренные Трудовым кодексом РФ для конкретной должности

Формирование отчетности при приеме на работу

При трудоустройстве сотрудника с электронной трудовой книжкой работодатель обязан:

1. Заключить трудовой договор
2. Ознакомить сотрудника с приказом о приеме на работу
3. В течение 3 рабочих дней с даты приема на работу подать в СФР отчет по форме ЕФС-1 с указанием:
• ьного листа
• Подраздела 1 (сведения о приеме на работу)
• Подраздела 1.1 (индивидуальные сведения о трудовой деятельности)
4. Сформировать и выдать сотруднику СТД-Р, справку о трудовой деятельности, содержащую все сведения, переданные в СФР

Особенности ведения бумажной и электронной трудовой книжки

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка

Если сотрудник не написал заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан:

• Вести обе трудовые книжки — бумажную и электронную
• Вносить все изменения (прием, перевод, увольнение, награждения) в обе книжки
• Своевременно подавать отчеты в СФР по форме ЕФС-1

Если сотрудник отказывается от бумажной трудовой книжки

Если кандидат на работу с бумажной трудовой хочет отказаться от нее с первого дня трудоустройства:

1. Сначала оформите его прием на работу по бумажной трудовой книжке
2. Затем подайте заявление о переходе на электронный формат
3. После этого прекратите ведение бумажной трудовой книжки

Как получить доступ к электронной трудовой книжке

Для работодателей

Работодатели могут получить доступ к электронным трудовым книжкам своих сотрудников через:

• Личный кабинет на сайте Госуслуг
• Сайт Социального фонда России
• Специализированные программы для кадрового учета (например, Контур.Экстерн)

Для сотрудников

Сотрудники могут получить доступ к своей электронной трудовой книжке:

• Через Единый портал госуслуг
• Через мобильное приложение «Госуслуги»
• Получив СТД-Р у работодателя

Что делать при увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой работодатель обязан:

1. В течение 3 рабочих дней с даты увольнения подать в СФР отчет по форме ЕФС-1 с указанием:
• Подраздела 1 (сведения об увольнении)
• Подраздела 1.1 (индивидуальные сведения)
2. Выдать сотруднику СТД-Р с записью об увольнении
3. Если у сотрудника была бумажная трудовая книжка, внести в нее запись об увольнении

Частые ошибки работодателей

• Несвоевременная подача отчетности: Все изменения в трудовой деятельности должны быть отражены в системе СФР в течение 3 рабочих дней.
• Неправильное оформление документов: При приеме на работу необходимо правильно заполнить все разделы формы ЕФС-1.
• Ведение бумажной трудовой книжки без необходимости: Если сотрудник полностью перешел на электронный формат, бумажную трудовую книжку можно не заводить.
• Отсутствие СТД-Р: При приеме и увольнении необходимо выдавать сотруднику справку СТД-Р.

Преимущества электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ как для работодателей, так и для сотрудников:

• Для работодателей:
• Сокращение бумажного документооборота
• Упрощение процесса ведения и хранения трудовых книжек
• Снижение риска потери или повреждения документов
• Возможность дистанционного трудоустройства
• Для сотрудников:
• Возможность в любой момент получить доступ к своей трудовой книжке
• Отсутствие риска потери бумажного документа
• Возможность дистанционного трудоустройства
• Быстрое получение справок и выписок

Переход на электронные трудовые книжки, это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России; Работодатели должны строго соблюдать все требования законодательства при трудоустройстве сотрудников с электронной трудовой книжкой, своевременно подавать отчетность в СФР и обеспечивать сотрудников необходимыми документами.

Следуя рекомендациям, приведенным в этой статье, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек в электронном формате.