Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный формат учёта трудовой деятельности, который постепенно заменяет традиционную бумажную книжку. Для работодателя ключевым моментом является не сам «файл» или «карточка», а обязательная передача сведений о работнике в Социальный фонд России (СФР) в установленной форме. В этой статье разберем, как правильно принять на работу сотрудника, который уже имеет или желает иметь электронную трудовую книжку.
Ключевые принципы, которые нужно помнить
- Добровольность перехода. Переход на ЭТК для уже работающего гражданина возможен только с его письменного согласия. Работник вправе сохранить бумажную трудовую книжку (ТК).
- Нет термина в ТК РФ. Понятие «электронная трудовая книжка» не закреплено в Трудовом кодексе, но используется на практике. Юридически это сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в СФР.
- Обязанность работодателя — отчётность. Независимо от формата ТК у работника, работодатель обязан передавать в СФР сведения о приёме, увольнении, переводах и иных событиях в форме ЕФС-1 (Единая форма сведений).
- Два источника информации. Для работника выписка из этих сведений и есть его ЭТК. Она может быть получена:
- Через работодателя (по форме СТД-Р).
- Независимо в СФР или через портал Госуслуги (по форме СТД-СФР).
Сценарии приёма на работу: что делать в каждом случае?
Новый сотрудник без трудового стажа (студент, выпускник)
Если у человека никогда не было ни бумажной, ни электронной ТК, работодатель не заводит бумажную книжку.
- Собираем стандартный пакет документов: паспорт, СНИЛС, ИНН, документ об образовании (если требуется).
- Оформляем трудовой договор и приказ о приёме.
- Главное действие: Передаём сведения о приёме в СФР через отчётность ЕФС-1. Именно эта запись станет первым и единственным источником информации о трудовой деятельности работника.
- Бумажную трудовую книжку не выдаём, даже если работник попросит. Объясняем, что его трудовая деятельность будет учитываться только в электронном виде.
Сотрудник с уже имеющейся бумажной трудовой книжкой
Это самый частый и сложный случай. Здесь есть два подварианта.
А) Работник хочет продолжать вести бумажную ТК (не переходит на ЭТК)
- Принимаем бумажную ТК от работника. Проверяем её (правильность заполнения, наличие всех записей, целостность).
- Делаем новую запись о приёме в эту бумажную книжку в установленном порядке (с указанием основания, даты, должности и т.д.).
- Обязательно параллельно передаём сведения о приёме в СФР по форме ЕФС-1. Таким образом, у работника будет две записи: одна в бумажной книжке, другая — в электронном реестре СФР.
- Ведём журнал (книгу) учёта движения трудовых книжек и вкладышей; Записываем факт приёма работника с бумажной ТК.
Б) Работник согласен перейти на электронный формат (сдал бумажную ТК)
- Получаем от работника заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (или о прекращении ведения бумажной ТК).
- Принимаем на работу, не заводя бумажную ТК.
- Передаём сведения о приёме в СФР по форме ЕФС-1. Это и будет первая запись в его электронной трудовой книжке.
- Если работник ранее имел бумажную ТК, её не возвращаем. Она передаётся в СФР для архивирования (это делает работодатель в рамках отчётности).
- В журнале учёта движения ТК делаем запись о том, что работник перешёл на электронный формат, бумажная книжка принята к архиву.
Приём внешнего совместителя
Здесь действует особое правило. Трудовую книжку (любую) внешний совместитель ведёт и хранит только по месту своей основной работы.
- Принимаем на работу по совместительству.
- Не заводим и не делаем записей в бумажную ТК.
- Обязательно передаём сведения о приёме на работу по совместительству в СФР (форма ЕФС-1).
- Выдаём работнику заверенную справку о приёме на работу по совместительству (по форме, установленной приказом Минтруда);
- На основании этой справки кадровик на основном месте работы работника должен сделать соответствующую запись в его трудовой книжке (бумажной или электронной).
Пошаговая инструкция для кадровика (универсальный алгоритм)
На практике часто выглядит так:
- Уточните у кандидата статус его трудовой книжки:
- Есть ли бумажная ТК?
- Хочет ли он продолжать её вести?
- Или он уже имеет электронную (получал выписку из СФР)?
- Если есть бумажная ТК и желание её вести:
- Примите книжку, сделайте в ней запись о приёме.
- Занесите факт приёма в журнал учёта движения ТК.
- Немедленно подготовьте и отправьте в СФР отчётность ЕФС-1 с данными о приёме.
- Если бумажная ТК нет или работник отказывается от неё:
- Не заводите бумажный документ.
- Оформите трудовой договор и приказ.
- Обязательно отправьте сведения о приёме в СФР по форме ЕФС-1.
- Для внешнего совместителя:
- Оформите приём, выдайте справку.
- Отправьте данные в СФР.
- Информацию для записи в ТК передайте работнику для предоставления основному работодателю.
Важно! Частые ошибки и риски
- Не отправлять данные в СФР. Это грубейшее нарушение. Даже если у работника есть старая бумажная ТК, вы обязаны отчитаться о нём в СФР. Без этого запись в ЭТК не появится.
- Заводить бумажную ТК «для галочки». Если работник не имеет стажа и не хочет бумажной книжки, её создавать нельзя. Это может привести к вопросам со стороны проверяющих.
- Путаница с совместителями. Нельзя делать запись в ТК совместителя у себя. Это право и обязанность основного работодателя.
- Нарушение сроков. Сведения о приёме (и увольнении) должны быть переданы в СФР в день возникновения события или не позднее следующего рабочего дня. Задержки влекут административную ответственность.
Приём работника с электронной трудовой книжкой, это, прежде всего, корректное и своевременное отражение данных в отчётности ЕФС-1. Действия с бумажной книжкой (если она есть) носят второстепенный, технический характер. Главный принцип: все данные о трудовой деятельности сотрудника должны быть в единой системе СФР. Это обеспечивает прозрачность, защиту прав работника и упрощает кадровый учёт для работодателя.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практики применения электронных трудовых книжек в РФ. Рекомендуется уточнять детали в локальных нормативных актах организации и при необходимости консультироваться с юристом.