Важно! Вкладыш в трудовую книжку — это официальный документ, который оформляется при полном заполнении страниц одного из разделов трудовой книжки. Он является неотъемлемой частью трудовой книжки и ведется в том же порядке, что и основной документ.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку (БСО) — это дополнительный бланк, который выдается работнику, когда в основной трудовой книжке заканчивается место для записи о трудовой деятельности. Вкладыш:
- Является продолжением трудовой книжки;
- Оформляется на тех же условиях, что и основная трудовая книжка;
- Подшивается или прикрепляется к основной книжке;
- Имеет собственный титульный лист с указанием даты выдачи и реквизитов.
Когда оформляется вкладыш?
Вкладыш оформляется в следующих случаях:
- Когда в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе»;
- Когда в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о награждениях»;
- Когда в трудовой книжке отсутствует место для внесения новых записей о приеме на работу, переводе или увольнении.
Образец и порядок оформления вкладыша в 2026 году
Заполнение титульного листа
Титульный лист вкладыша заполняется аналогично титульному листу трудовой книжки и содержит:
- Фамилию, имя, отчество работника;
- Число, месяц и год рождения;
- Образование;
- Профессию или специальность;
- Дата заполнения титульного листа (указывается по факту оформления вкладыша, а не дата первоначального заведения трудовой книжки).
Титульный лист вкладыша заполнен г.
Иванов Иван Иванович
г.р.
Высшее
Инженер-технолог Подшивка вкладыша к трудовой книжке
После заполнения титульного листа вкладыш:
- Подшивается к трудовой книжке;
- На первом листе трудовой книжки (где внесены данные о работнике) проставляется штамп: «Выдан вкладыш» с указанием:
- Номера вкладыша;
- Дата выдачи;
- Серии (если имеется).
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
Кто оформляет вкладыш?
Оформлением и ведением вкладыша занимаеться работодатель, у которого закончилась трудовая книжка. Именно он:
- Выдает бланк вкладыша;
- Заполняет титульный лист;
- Подшивает вкладыш к трудовой книжке;
- Вносит запись в приходно-расходную книгу учета бланков.
Учет и бухгалтерский учет вкладышей в бюджетных организациях
Приходно-расходная книга учета бланков
В бюджетных организациях ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей, в которую вносятся:
- Данные о покупке бланков (дата, поставщик, стоимость);
- Серии и номера бланков;
- Дата выдачи бланков работникам;
- ФИО получателя;
- Подпись получателя.
Бухгалтерские проводки
Учет операций с бланками трудовых книжек и вкладышей в бюджетных организациях отражается в бухгалтерском учете следующим образом:
| Операция | Дебет | Кредит | Примечание |
|---|---|---|---|
| Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей | 10.9 «Материалы» | 60 «Расчеты с поставщиками» | Оприходование бланков по фактической стоимости |
| Списание стоимости выданных бланков | 26 «Общехозяйственные расходы» | 10.9 «Материалы» | Списание стоимости бланков на расходы организации |
| Возврат неиспользованных бланков | 10.9 «Материалы» | 26 «Общехозяйственные расходы» | Возврат неиспользованных бланков на склад |
Где получить бланки трудовых книжек и вкладышей?
Бланки трудовых книжек и вкладышей выдаются субъектам хозяйствования, состоящим на учете в налоговых органах. Например, в Республике Беларусь:
Адрес для получения бланков:
ИМНС РБ по Заводскому району г.Минска
Типичные ошибки при оформлении вкладыша
- Отсутствие даты на титульном листе вкладыша — дата должна соответствовать дате выдачи вкладыша;
- Неподшивание вкладыша к трудовой книжке, вкладыш должен быть физически прикреплен к книжке;
- Отсутствие штампа «Выдан вкладыш» — на первом листе трудовой книжки должна быть проставлена соответствующая отметка;
- Неправильное заполнение титульного листа — титульный лист вкладыша должен быть заполнен аналогично титульному листу трудовой книжки;
- Отсутствие записи в приходно-расходной книге — все операции с бланками должны быть отражены в учетной документации.
Ответственность за нарушения
Нарушение порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек и вкладышей может повлечь за собой:
- Административную ответственность для должностных лиц;
- Штрафные санкции со стороны контролирующих органов;
- Проблемы при проверке трудовой книжки работником;
- Возможные трудности при оформлении пенсии или других социальных выплат.
Вкладыш в трудовую книжку — это важный документ, который обеспечивает непрерывность учета трудовой деятельности работника. Правильное оформление и учет вкладыша помогает избежать ошибок в кадровом учете и обеспечивает корректное ведение трудовой истории сотрудника.
Основные правила:
- Вкладыш оформляется только при полном заполнении страниц одного из разделов трудовой книжки;
- Титульный лист вкладыша заполняется по факту выдачи;
- Вкладыш подшивается к трудовой книжке и заверяется печатью работодателя;
- Все операции с бланками отражаются в приходно-расходной книге;
- Бухгалтерский учет ведется в соответствии с установленными нормами.