С 1 января 2020 года в России вступил в силу закон о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) — новый формат учёта трудового стажа, который хранится в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР)․ С этого момента работодатели обязаны уведомить каждого сотрудника о новых правилах и предоставить ему право выбора: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат․

Хотя основной срок для уведомления и выбора работников истёк 31 декабря 2020 года, в 2024–2026 годах вопрос остаётся актуальным для новых сотрудников, а также для случаев, когда работодатель не выполнил свои обязанности вовремя․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно уведомить работника о электронной трудовой книжке, какие документы нужны, сроки, формы и последствия нарушений․

Законодательная основа

Правила ведения электронной трудовой книжки регулируются:

• Федеральным законом от № 318-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам ведения трудовых книжек»;
• Постановлением Правительства РФ от № 1748 (об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения их защиты);
• Приказом Минтруда РФ от № 585н (об утверждении формы уведомления и заявления)․

Согласно закону, работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого работника о введении электронной трудовой книжки и о его праве выбрать способ ведения трудовой деятельности — бумажный или электронный․

Кто должен получить уведомление?

Уведомление обязаны получить все работники, трудящиеся по трудовому договору, включая:

• Штатных сотрудников;
• Работников, принятых до 2020 года;
• Новых сотрудников, поступающих на работу после 1 января 2020 года․

Важно: даже если работник уже работает у вас много лет, он должен быть официально уведомлён․ Отсутствие уведомления — нарушение трудового законодательства, которое может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда․

Сроки уведомления

Первоначальный срок для уведомления всех работников — до 30 июня 2020 года․ Однако для новых сотрудников, принятых на работу после этой даты, уведомление должно быть предоставлено в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора․

Если работодатель не уведомил сотрудника вовремя, он обязан сделать это как можно скорее, даже в 2025–2026 годах․ Позднее уведомление не освобождает от ответственности, но позволяет избежать дальнейших нарушений․

Форма уведомления

Форма уведомления утверждена Приказом Минтруда РФ № 585н․ Она должна содержать следующие обязательные сведения:

1. Наименование организации, ИНН, ОГРН;
2. ФИО, должность, табельный номер работника;
3. Информация о введении с 1 января 2020 года электронной трудовой книжки;
4. Объяснение, что сведения о трудовой деятельности теперь будут формироваться на основе отчётов СЗВ-ТД, подаваемых работодателем в ПФР;
5. Право работника выбрать один из двух вариантов:
   • Продолжить ведение бумажной трудовой книжки;
   • Перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)․
6. Информация о том, что при выборе ЭТК бумажная книжка выдаётся работнику на руки;
7. Срок для принятия решения — до 31 декабря 2020 года (для работников, принятых до 2020 года); для новых сотрудников — до момента заключения договора;
8. Место и дата вручения уведомления;
9. Подпись руководителя и печать организации (если есть)․

Образец уведомления (структура)

УВЕДОМЛЕНИЕ

Работнику: Иванову Ивану Ивановичу
Должность: инженер-технолог
Табельный номер: 00123

В соответствии с Федеральным законом от № 318-ФЗ с 1 января 2020 года в Российской Федерации вводится электронная трудовая книжка — форма хранения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде в единой информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации․

Ваша трудовая книжка, оформленная в бумажном виде, будет продолжать действовать, если вы подадите заявление о сохранении бумажной трудовой книжки․ В противном случае, с момента подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку, все сведения о вашей трудовой деятельности будут вноситься в электронный реестр ПФР на основании ежемесячных отчетов СЗВ-ТД․

В случае перехода на электронную трудовую книжку, ваша бумажная трудовая книжка будет выдана вам на руки для хранения․

Вы имеете право выбрать один из следующих вариантов:

• ✅ Сохранить бумажную трудовую книжку — подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
• ✅ Перейти на электронную трудовую книжку — подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде․

Срок для подачи заявления — до 31 декабря 2020 года․ Для новых сотрудников — в течение 5 рабочих дней с даты трудоустройства․

Просим вас в течение 10 календарных дней с момента получения настоящего уведомления подать соответствующее заявление в отдел кадров․

Дата вручения: ______________
Подпись работника: ______________
ФИО: _________________________

Руководитель: _________________
(подпись, расшифровка, печать)

Что делать, если работник не отвечает?

Если работник не подал ни одного заявления в установленный срок, то по умолчанию с 1 января 2021 года он считается перешедшим на электронную трудовую книжку․

Однако работодатель обязан:

• Сохранить уведомление с подписью работника о получении (или актом о вручении, если работник отказался подписывать);
• Вести бумажную трудовую книжку до момента подачи заявления работника (если он не подал заявление о переходе на ЭТК);
• После 1 января 2021 года начать формировать и подавать в ПФР отчёты СЗВ-ТД, даже если работник не подал заявление — это обязательное требование закона․

Важно: бумажная трудовая книжка не аннулируется автоматически․ Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, вы продолжаете вести бумажную книжку, но при этом обязаны подавать СЗВ-ТД в ПФР — это двойная нагрузка, которую можно избежать, если работник выберет ЭТК․

Как оформить заявление работника?

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки подаётся в свободной форме, но должно содержать:

• Наименование работодателя;
• ФИО, должность, табельный номер работника;
• Чёткую формулировку выбора: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде» или «Прошу сохранить бумажную трудовую книжку»;
• Дата и подпись работника․

Пример заявления:

Заявление

Руководителю ООО «Светлый путь»
От Иванова Ивана Ивановича, табельный номер 00123

Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 318-ФЗ․

Подпись: ___________ /И․И․ Иванов/

Заявление подаётся в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй, с отметкой о получении — выдаётся работнику․

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, работодатель обязан:

• Выдать ему бумажную трудовую книжку на руки под расписку;
• Сделать в ней запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде»;
• Заверить запись печатью и подписью ответственного лица;
• Сохранить бумажную книжку в архиве организации в течение 50 лет (как документы личного состава)․

Это важно: выдать книжку на руки, обязанность работодателя․ Не передавать её — нарушение, которое может быть расценено как ущемление прав работника․

Как проверить, есть ли у работника ЭТК?

При приёме на работу нового сотрудника вы можете проверить наличие электронной трудовой книжки следующими способами:

• Попросить работника предоставить выписку из ЭТК через портал Госуслуги или личный кабинет ПФР;
• Проверить, есть ли в бумажной трудовой книжке отметка: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде» — если есть, значит, он уже перешёл на ЭТК;
• Запросить у работника копию заявления о переходе на ЭТК (если он его подавал ранее)․

Если работник не предоставил бумажную книжку и не имеет отметки о переходе — вы обязаны уведомить его и предложить выбрать способ ведения․

Последствия несоблюдения требований

Нарушение требований по уведомлению и выбору способа ведения трудовой книжки влечёт за собой:

• Штрафы от Государственной инспекции труда: до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица (ст․ 5․27 КоАП РФ);
• Риск судебных исков от работников о нарушении трудовых прав;
• Проблемы с подтверждением стажа при выходе на пенсию — если сведения не переданы в ПФР․

Рекомендации для работодателей в 2025–2026 годах

1. Проведите аудит — проверьте, были ли уведомлены все сотрудники, включая уволенных и новых․
2. Создайте шаблоны уведомлений и заявлений в электронном виде для удобства․
3. Обучите кадровиков — они должны точно знать, как оформлять ЭТК и СЗВ-ТД․
4. Используйте 1С или другие программы, они автоматически формируют СЗВ-ТД и помогают отслеживать статус трудовых книжек․
5. Не игнорируйте новых сотрудников — уведомление в течение 5 дней — обязательное условие․
6. Храните документы — уведомления, заявления и акты о вручении, не менее 75 лет (как документы личного состава)․

Уведомление работника о переходе на электронную трудовую книжку — это не просто формальность, а важный этап соблюдения трудового законодательства․ Даже спустя несколько лет после введения ЭТК, работодатель остаётся ответственным за правильное оформление всех процедур․ Невыполнение этих требований может привести к штрафам, судебным разбирательствам и нарушению прав работников на подтверждение трудового стажа․

Главное правило: каждый работник должен быть уведомлён, иметь возможность выбрать способ ведения трудовой книжки, и получить бумажный экземпляр, если он не перешёл на ЭТК․ Не ждите, пока работник сам спросит — действуйте проактивно․

Сохраняйте документы, используйте технологии, обучайте персонал — и ваша организация будет работать в полном соответствии с законом․