С 1 января 2021 года в России введён обязательный переход к электронному учёту трудовой деятельности. На сегодняшний день (05 22 2026 г.) большинство работодателей уже используют электронную трудовую книжку (ЭТК) либо ведут её параллельно с бумажной. Ниже — подробный гайд, как правильно оформить, вести и использовать ЭТК, какие данные в неё входят, как исправлять ошибки и какие юридические нюансы стоит учитывать.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ) и/или в системе электронного учёта кадровой информации работодателя. В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника, аналогично бумажной книжке, но в электронном виде.

Как выглядит ЭТК?

• Внешний вид: табличный формат с разделами «Сведения о работнике», «Трудовые договоры», «Отпуска», «Увольнение» и т.д.
• Доступ: через портал Госуслуги, Система ФСТЗ, МФЦ или корпоративный портал работодателя.
• Формат: PDF‑выписка, XML‑данные, API‑интеграция с бухгалтерией.

Какие данные хранятся в ЭТК?

1. Личные данные работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
2. Сведения о трудовом договоре (дата начала, тип договора, должность, оклад).
3. Информация о стаже, отработанных днях, отпусках, больничных.
4. Сведения об увольнении (дата, причина, форма увольнения).
5. Сведения о переходе на другую работу (перенос в другую организацию).

Кто должен вести ЭТК?

Обязанность ведения ЭТК возлагается на работодателя. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 66.1) работодатель обязан:

• Фиксировать сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, если до 1 января 2021 г. у них не было стажа;
• Дублировать данные в бумажной трудовой книжке, если работник уже имеет её.
• Отчитываться по форме ЕФС‑1 в Федеральную службу по труду и занятости.

Как оформить новую ЭТК?

Для сотрудников, которые впервые поступают на работу после 31 декабря 2020 г., бумажная трудовая книжка не выдается. Вместо этого работодатель:

1. Подготавливает электронный договор и отправляет его в систему ФСТЗ.
2. Заполняет форму ЕФС‑1 (отчёт о трудовой деятельности) в течение 30 дней с даты начала работы.
3. Сохраняет данные в системе ЭТК и предоставляет работнику доступ к ней через Госуслуги или корпоративный портал.

Как получить доступ к ЭТК?

• Через портал Госуслуги (пункт «Трудовая книжка»).
• Через МФЦ (запрос выписки).
• Через ПФР (если требуется выписка для пенсионных целей).
• Через корпоративный портал работодателя (если компания использует собственную систему).

Как внести сведения в существующую ЭТК?

Для сотрудников, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, но они согласны перейти на электронный формат, необходимо:

1. Внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку (пометка «Переход на ЭТК»).
2. Скопировать все данные из бумажной книжки в электронную систему.
3. Подтвердить переход через Госуслуги (форму «Переход на электронную трудовую книжку»).
4. Обновить форму ЕФС‑1 с учётом перехода.

Как исправить данные в ЭТК?

При обнаружении ошибок в ЭТК работодатель обязан:

• Сразу внести корректировку в системе (если это возможно).
• Если корректировка невозможна в реальном времени, подать запрос в ФСТЗ с приложением доказательств (копии документов, справки).
• Получить подтверждение об исправлении и обновить бумажную трудовую книжку, если она существует.

Юридические аспекты и частые ошибки

• Неправильное заполнение ЕФС‑1 может привести к штрафам и отказу в выплате пособий.
• Отсутствие дублирования данных в бумажной книжке (если она есть) нарушает ТК РФ.
• Неправильный переход на ЭТК (без согласия работника) может вызвать претензии со стороны сотрудника.
• Нарушение сроков отчётности (не подача ЕФС‑1 в срок) может повлечь штрафы до 200 000 ₽.

Подача отчётности по форме ЕФС‑1

Форма ЕФС‑1 должна подаваться ежемесячно (или ежеквартально, если это предусмотрено регламентом) в Федеральную службу по труду и занятости. В неё входят:

1. Сведения о всех новых сотрудниках.
2. Сведения о увольнениях.
3. Сведения о стаже и отработанных днях.
4. Сведения о начисленных и удержанных налогах.

Отчёт можно отправлять через электронный кабинет работодателя в ФСТЗ или через платформу «Госуслуги».

Где работник может посмотреть свою ЭТК?

• Через портал Госуслуги (пункт «Трудовая книжка»).
• Через МФЦ (запрос выписки).
• Через ПФР (если требуется выписка для пенсионных целей).
• Через корпоративный портал работодателя (если компания предоставляет такой доступ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать только бумажную трудовую книжку, если я уже имею ЭТК?

   Да, но работодатель обязан вести обе версии и дублировать данные. Однако в 2025 г. работник, согласный на переход, должен отметить переход в бумажной книжке.

2. Как получить выписку из ЭТК?

   Через Госуслуги, МФЦ или напрямую у работодателя. Для пенсионных целей выписку можно получить через ПФР.

3. Что делать, если в ЭТК указана неверная дата начала работы?

   Немедленно сообщите работодателю. Он должен внести исправление в системе и обновить бумажную книжку, если она существует.

4. Насколько безопасна ЭТК?

   Система ФСТЗ использует шифрование и многоуровневую аутентификацию. Однако работодатель должен соблюдать правила хранения данных и не передавать их третьим лицам без согласия.

5. Можно ли получить доступ к ЭТК, если работник не согласен на переход?

   Нет. Без согласия работника нельзя переходить на электронный формат. Работодатель может вести только бумажную книжку.

Какой срок ведения бумажной трудовой книжки?

В законодательстве не установлен конкретный срок. Однако в 2025 г. было рекомендовано продолжать вести бумажную книжку до тех пор, пока работник не согласится на переход на ЭТК. После перехода бумажная версия может быть закрыта, но хранить её в архиве рекомендуется минимум 10 лет.

• Для новых сотрудников после 31 декабря 2020 г. обязательна только электронная трудовая книжка.
• Для сотрудников с бумажной книжкой можно вести обе версии, но необходимо дублировать данные.
• Обязательна подача ЕФС‑1 в срок и корректное заполнение.
• При ошибках в ЭТК необходимо оперативно исправлять данные и уведомлять работника.
• Работодатель обязан обеспечить безопасное хранение и доступ к данным.

Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадровой документации, ускоряет процессы оформления и позволяет быстро получать выписки. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений.